一般財団法人 九州電気保安協会様

一般財団法人 九州電気保安協会は、1966年に経済産業大臣（旧通商産業大臣）の許可を受けて設立。電気設備の保安業務や調査業務、トラブル対応、広報業務などを幅広く担っている。主な顧客は、「自家用電気工作物」を有する工場や事業所。「自家用電気工作物」とは、電力会社から高圧および特別高圧で受電する電気設備や変圧器、大型の発電機、構外にわたる電線路といったもの。

「自家用電気工作物」を持つ企業には通常、社内に電気主任技術者を配置し、安全を維持するために定期点検を行うことが電気事業法で義務付けられているが、小規模な事業所については、専任の電気主任技術者の設置が免除されるため、その業務を同協会が代行しているのだ。離島を含む九州一帯に60事業所、23出張所の合計83拠点を構え、定期的な訪問点検だけではなく、携帯電話通信回線を利用した24時間リモートでの監視を実施し、何かトラブルが発生した際には、現場にすぐに駆けつける体制を整えている。

2008年12月に施行された公益法人制度改革関連3法によって、2011年4月から一般財団法人へ移行した。それにより、事業領域を拡大して電気エネルギーに関するトータルなサービスを提供できるようになった。しかし、そのためには、いっそうの顧客サービスや経営品質の向上が求められることから、経営基盤の強化が大きな命題となった。

その一環として、新たに三つのIT設備の補強が進められた。①協会内のデータを統合して分析・活用できるBIシステムの構築、②顧客がどの地域に分布しているかを把握し、台風シーズンなどに保安員をすばやく拠点に配置するための地図情報システムの導入、③協会内のナレッジ共有を促進するための企業内向けポータルサイトの構築、の三つである。さらに新たな顧客サービスとして、使用電力量の見える化と電気料金の削減を支援する「ECOねっとシステム」を開発し、より付加価値の高いサービスを提供できる基盤を構築した。

また、協会内のすべてのサーバハードウェアを刷新し、データセンターへ移設。そのセキュアな環境下で上記のIT基盤を構築し、そのうちの協会内用ポータルサイトとして選定されたのが、統合型グループウェア『eValue NS』だった。

同協会では、それまで別のグループウェアを10年以上運用していたが、その操作・運用にはある程度の専門知識が必要で、誰もが使えていた状態ではなく、文書の共有やデータ活用が十分にできていなかった。また、社内メールの一部の機能がローマ字のみの対応で、それが原因で送信ミスが生じるケースもあった。さらに、原因不明のメールボックス破損事故が起こるなど、多くの問題点を抱えていた。しかも、そのグループウェアは一般市場において利用者数が減少傾向にあり、継続運用への不安も感じたため、新たなグループウェア導入の検討を始めた。

上記グループウェアのサポートや「ECOねっとシステム」の開発構築を通じて、10年以上の取引のある株式会社イノスに依頼して、複数のグループウェアを比較し、操作性やコストパフォーマンスが優れている『eValue NS』を選定した。

「以前使っていたグループウェアは、人事異動や組織変更がある度に、ユーザアカウント情報をActive Directoryとグループウェアにそれぞれ反映しなければならず、二度手間が生じていました。その点、『eValue NS』はユーザアカウント情報を更新すれば、Active Directoryのユーザ情報も置き換わるので、管理工数を低減できるメリットがありました。さらにデータベースがSQL Serverなので、ほかのシステムと連携しやすい点やポータル画面を各部署や職種、ユーザの利用目的に応じて、柔軟にアレンジできる点も採用の大きな決め手になりました」と管理部 情報システムグループ長の間地 清隆氏は話す。

2010年6月に『eValue NS』を導入し、まず、文書管理と文書登録申請用のワークフローのデータを移行。次いで、住所変更や出張旅費精算などの人事・労務関係のワークフローの仕組みを移行していった。その間、ドキュメント管理の新着情報表示画面などを一部カスタマイズし、2011年5月から全面的に運用をスタートさせた。

九州全域に広がるすべての拠点はイントラネットで結ばれており、『eValue NS』は、1人1台のPC環境の下で約1,300名の全従業員に日々活用されている。

「以前は、登録した文書のリンク先をメールで報せて文書共有を図っていました。『eValue NS』では、登録時に文書へ新着通知を設定すれば、ポータルに新着情報としてアップされ、関係者が一斉に確認できるので、情報共有が簡単に手間なく行えます」と間地氏は語る。

ドキュメント管理では、社内規定などの全社的な情報共有のほか、技術情報などの部署単位の情報共有も実現した。さらに検索精度がアップしたことで、業務効率の向上にも大きく貢献している。「有効期限が過ぎた文書は除外するなど、検索条件を柔軟に設定できるので文書検索の幅が広がり、とても便利になりました」と間地氏は指摘する。

『eValue NS』のスケジューラも情報共有を推進するうえで大いに役立っている。「関連する部署や人がどういう仕事をしているのか、どこの現場にいるのかなどがすぐに確認できるので、全体の状況を把握しながら予定を組んだり、無駄な確認作業が減ったり、非常に効率的に進められるようになりました。会議室の予約なども手早く調整できるので重宝しています」と管理部 情報システムグループの関野 義裕氏は話す。

また『eValue NS』の掲示板を利用することで、従業員が技術的な質問を投稿し、それについて主管部門の担当者が回答する取り組みも始まっている。ゆくゆくはこれをナレッジデータベースへと発展させ、協会全体の技術レベルを高めていくことが狙いだ。

「ベテラン従業員は優れた技術を身につけているので、それを若い人たちに技術継承していくことが今後の発展には不可欠です。そのために社内アンケート機能やeラーニング機能なども駆使しながら、人材育成を強力に支援していきます」と間地氏は語る。

また、保安員が顧客先へ出向くことが多いため、今後はスマートフォンなどを支給し、外注先から『eValue NS』のドキュメント管理やワークフローを利用できる環境を整備したいという。将来的には、クラウドサービスの導入や、『eValue NS』と基幹系システムとの連動も視野に入れている。このように九州電気保安協会は、顧客のニーズに対応したさらなるサービス向上を実現するために、IT基盤を強化することで業務効率を高めたいと考えている。