SMILEシリーズの導入事例のご紹介 ~ 公益社団法人

笑顔の先に、価値がみえる

導入事例ERP/基幹業務システム SMILEシリーズの活用で目覚ましい効果を上げたお客様の声

公益社団法人 日本騒音制御工学会 (公益社団法人)

業種:公益社団法人
従業員数:3名(2011年11月現在)
事業内容:学会誌の刊行、研究発表会・技術講習会・懇談会の開催、出版、調査研究、資格認定制度の実施、その他
会員の入退会や入金状況の管理に
顧客管理システムを活用
DM発送用のラベル印刷も便利に
公益社団法人 日本騒音制御工学会は、インフラや機械などが起こす騒音や振動を抑え、快適な生活環境を実現するための学術・技術の発展と普及を図ることを目的に設立された。事務局では会員の入退会データや、年会費の入金状況などを管理し、全会員あてに定期刊行物の発送作業も行う。少ないマンパワーで大量の作業を消化するため、顧客管理システムを導入。この活用により、わずか3名の職員で約1,100人の会員情報を管理するという効率的な事務運営体制を実現している。

導入の狙い
  • 会員情報管理
  • 入金管理の効率化

導入効果
  • 会費の未入金状況などが明確化
  • 学会誌などを発送するためのDMラベル印刷が
    便利に
  • 少人数での効率的な事務運営体制が実現

導入システム

騒音・振動を制御するための学術・技術の発展に貢献

事務局長 堀江 侑史氏

事務局長 堀江 侑史氏

公益社団法人 日本騒音制御工学会(以下、日本騒音制御工学会)は、「騒音・振動およびその制御に関する学術・技術の発展と普及を図り、もって生活環境の保全と向上に寄与すること」を目的として1976年に設立された。

同学会が設立された1970年代は大気汚染や水質汚染、産業廃棄物の増大など、いわゆる「公害問題」が深刻化していた時期。インフラや機械などが起こす騒音や振動も公害のひとつとして社会どが起こす騒音や振動も公害のひとつとして社会脅かす騒音・振動を抑えるために、幅広い分野の研究者や専門家らが知恵を持ち寄り、学術研究や技術開発を進めるために同学会は誕生した。

会員数は約1,100名。その顔触れは、音響や物理の専門家から、機械、土木、電気、医学、生理学、行政など多岐にわたる。各会員が所属する組織も、大学をはじめとする研究機関のほか、行政、製造業、建設業、コンサルタント業など広範囲に及んでいる。

「最近では、有望な再生可能エネルギーの一つとして脚光を浴びている風力発電の騒音問題や、空港における航空機の離着陸の際に生じる騒音をいかに抑えるかといったことが重要な研究テーマとなっています。より身近なところでは、『エコキュート』の愛称で知られる自然冷媒ヒートポンプ給湯機が深夜電力で稼動する際に発生する騒音についても調査研究を行っています。こうした研究結果が、騒音制御技術の開発にも役立てられています」と、同学会の事務局長を務める堀江 侑史氏は語る。

こうした調査研究のほか、同学会では学会誌『騒音制御』(隔月刊)の刊行、毎年2回、春と秋に行う研究発表会、騒音・振動の測定に携わる人々を対象とする技術講習会、会員同士が環境騒音問題について自由に議論や情報交換をするための懇談会なども開催している。

このほかにも、書籍出版など幅広い事業活動を展開している。

さらに国内の関係者だけでなく、国際騒音制御工学会など海外の諸団体とも連絡を取り、国境を越えた技術交流や協力を促進。2011年には、大阪で開催された騒音制御に関する国際会議の運営にも当たった。

一方で、ホームページやTwitterを活用して同学会の取り組みや調査研究成果を公表するなど、対外的な広報活動にも力を入れている。

「騒音・振動対策への積極的な取り組みを通じて社会に貢献していくことが、当学会の大切な使命だと意識しています」と堀江氏は語る。

顧客管理システムで入退会や会費未入金を把握

『SMILE BS CRM』は入力画面や出力帳票の設定により、業務にあわせて小回りの効くシステム構築が可能だ日本騒音制御工学会の事務局は、事務局長である堀江氏のほか、常勤2名・非常勤1名の職員で運営されている。わずか3名の職員で、会員数が約1,100名にも上る学会の事務作業を取り仕切っている。

同学会では年間100人程度の会員が入退会するため、その都度、会員名簿を修正する必要がある。また、会員の勤務先での異動や転勤などで住所が変更されると、そうした情報も随時更新しなくてはいけない。とりわけ注意を要するのが、年会費の入金状況の管理である。

「年会費は毎年1回、年度が変わる前に請求書を送って振り込んでもらう仕組みになっていますが、会員によっては、『年度末にならないと勤務先の会社からお金が出ない』などの理由で入金が遅れることもあります。会員ごとに状況がバラバラの入金情報を、効率よく把握できるようなシステムは必須です」と堀江氏は語る。

同事務局はこうした管理を合理化するため、複合機の導入なども含め『SMILEα AD 顧客管理』を導入し活用してきた。顧客管理システムにカスタマイズを施し、会員のデータベース管理の目的だけでなく、会費の請求や入金状況を確認するためにも使えるようにした。

「年会費の支払い時期になると、会員のデータベースに基づいて請求書が自動的に発行され、入金が完了すると、その会員の情報が未入金者のリストから外されます。この仕組みのおかげで、未入金者の把握が非常に簡単にできます」と堀江氏は語る。

顧客管理システムで入金管理まで行う仕組みは、「できたらさぞ便利だろう」と考える企業が近年増えてきた。2003年発売の『SMILEα AD 顧客管理』導入時からこうしたカスタマイズを組み込んできた同学会は、非常に先進的な取り組みを行ってきたといえる。

もちろん、入退会状況の把握や、異動や転職などに伴う会員データベースの更新にも、このシステムを大いに活用してきたことは言うまでもない。

「会員が退会しても、情報はデータベース上に残すようにしているのですが、会員であるかないかの区分けがシステム上できちんと把握できるようになっています」と堀江氏は説明する。

システムの検索機能によって、名前などを入力すれば、会員か非会員か、どの分野の専門家なのかといったことも瞬時に確認できる。これは学会内で委員会を立ち上げるときに、委員の候補者を選ぶ作業などにも役立っているという。

このほか同事務局では、会員データベースを利用して、学会誌を会員に発送する際などの宛名ラベル印刷も行っている。顧客管理システムによる省力化は、わずか3名しかいない職員の業務負荷を大きく軽減したようだ。

セキュリティの向上にも力を入れる

学会誌「騒音制御」を隔月(偶数月)で発行し会員に送付するほか、各種研究報告書を刊行・頒布している同事務局は2011年10月、PCをWindows7対応の最新機種に入れ替えると同時に、それまで使用していた『SMILEα AD 顧客管理』を最新の『SMILE BS CRM』にバージョンアップした。

その際、以前のシステムでカスタマイズしたのと同じように、刷新後も未入金管理やDMラベル印刷ができるようにしたいと同事務所は要望した。もちろんこの要望はしっかりと反映され、システムの移行作業はスムーズに完了した。

PCを最新機種に入れ替えたことで、以前に比べて起動や動作が速くなり、使い勝手も一段と上がったようである。

「『SMILE BS CRM』を導入した際にも、同時に外部メールに対するセキュリティを向上させました。人が意識しなくても自動的に不審なメールを排除してくれる仕組みがありがたいですね」と堀江氏は評価する。

また同事務局のオフィスでは、職員の執務スペースには有線LAN、会員の会合や来客時などに利用する会議室には無線LANを導入。それぞれのネットワークを分離させ、IPアドレスも別々に設定している。執務スペースのPCから情報が洩れたり、不正な侵入を招いたりしないようにするためだ。

同事務局は約1,100名にも上る会員の個人情報をはじめ、さまざまな重要データを取り扱うため、こうした手段を採り入れてデータセキュリティに万全を期しているのだ。

事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は取材当時のものであり、配付される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。
この記載内容は2012年8月現在のものです。

導入事例PDFダウンロード

公益社団法人 日本騒音制御工学会様 (PDF) [2,010KB]

本サイトに記載されている会社名、製品名、サービス名は各社の商標または登録商標です。

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