eValueシリーズの導入事例のご紹介 ~ 化学系メーカー

笑顔の先に、価値がみえる

導入事例統合型グループウェアeValue NSの活用で目覚ましい効果をあげたお客様の声

アイカ工業株式会社  (化学系メーカー)

業種:化学系メーカー
従業員数:992名(2012年3月末現在)
事業内容:化成品、建装材、住器建材、電子材料の製造・販売
申請・承認業務の電子化をめざし
ワークフローシステムを導入
決裁までの期間を1/3に短縮
化粧板や塗り壁材など建装材・化成品を中心に高度な製品開発力とデザイン力で建築業界のニーズに応えるアイカ工業株式会社。既存事業のシェアアップに加え、非建築分野の開拓など新規事業の育成に注力する同社の経営スローガンは「スピード・効率・変革」だ。『eValue NS ワークフロー』を導入し申請・承認業務は、スピードと効率が格段に向上した。

導入の狙い
  • 申請から決裁までのスピードアップ
  • ワークフローシステムの一新

導入効果
  • 申請から決裁までの期間を1週間に短縮
  • 文書検索の速度と確実性を向上

導入システム

事業分野間のシナジー効果を活かし 製品開発力とデザイン力で勝負

アイカ工業株式会社(以下、アイカ工業)の事業分野には化成品、建装材、住器建材、電子材料の四つの柱がある。

1936年の創業当初はコアテクノロジーの樹脂技術を活かした接着剤や塗り壁材などの化成品が主流だったが、次第に建築資材関係へと事業領域を拡大していき、現在の4分野となった。

特に建装材の高圧メラミン化粧板では業界トップシェアを誇る。傷がつきにくく水回りにも使えるため建装材としてメリットが大きい。同社のメラミン化粧板は色や柄が豊富で、オーダーメイドの「グラフィカ」は、オリジナルデザインをメラミン化粧板に印刷加工できる製品群だ。ショップの什器、カフェのテーブル、観光施設の展示パネルなどに利用されている。

化成品分野では「ジョリパット」と「ジョリエース」の2大ブランドを持つ。前者は180以上のカラーと100以上のパターンから選べる塗り壁材で、屋外で利用しても劣化しにくい耐候性や低汚染性・不燃性に優れている。後者は耐久性・抗菌性・帯電防止効果など多彩な機能を備えた塗り床材で、医療・福祉施設向けの拡販を強化中だ。

住器建材分野ではメラミン化粧板を使った収納システム「アイキャビ」が好調で、機能引戸「UD(ユニバーサルデザイン)コンフォートシリーズ」が高齢者住宅向けに売上を伸ばしている。

電子材料分野の主力商品はプリント配線基板。化粧板や塗り壁材の生産工程では何層にも分けてプレスをかける。プリント配線基板の生産にも同様の工程があるのでこの分野に進出したわけだ。

アイカ工業の特長は4事業分野間で主要樹脂や化粧板を供給しあう「素材連携」にある。各事業間で高いシナジー効果を発揮する製品開発力とバリエーション豊かなデザイン力。この二つが同社の強みだ。

電子化で起案から決裁のスピードアップを図れ

情報システム部 リーダー 立田 正幸氏

情報システム部 リーダー
立田 正幸氏

新規事業に力を入れるアイカ工業にとって、スピードは命だ。例えば起案書一つとっても、決裁が下りるまでに時間がかかればプロジェクトのスタートが遅れ、競争優位に立つ上でも障害となる。

それまで、同社では申請・承認業務を紙の起案書で行っており、経営課題となっていた。

「地方拠点から本社への起案書は、郵送でやりとりしていたので、決裁までに時間がかかっていました。途中で申請書類が行方不明になるリスクもありました。申請から決裁までのスピードを上げないと会社のスピードが上がらない、と起案書電子化の社長命令が下ったのです」と、情報システム部 リーダーの立田 正幸氏は語る。

同社では以前から技術や生産企画など一部の部署で、製品登録やクレーム処理など特定業務に簡単なワークフローシステム利用していた。しかし導入から10年以上経過していたことと、全社規模でのワークフロー導入が目的のため、全面的なリプレースに取り組むことになった。

「全社的に導入するからには、誰でも使えるよう、見た目がわかりやすくないといけません。例えば、画面に承認の捺印イメージがハッキリ表示されるといったことです」誰にもわかりやすいインターフェースが選定の第一条件になったと立田氏は言う。

「もう一つは、組織変更や人事異動が非常に多いので、それにスムーズに対応できること。例えば承認ルートが個人名でしか設定できないとなると、人事異動があった時、変更が煩雑になります。また承認ルートは、階層が最大6階層にも及び、承認者は最大で10人です。そういった当社の業務に対応できるシステムを探していました」

そうして2010年ベンダー4社からの提案を受けた。承認者の設定登録が個人名ではなく、「営業部長」や「経理部長」などの役職名で設定できる点が決め手となり、『eValue NS ワークフロー』をJBCCから2010年6月に導入した。

導入にあたっては役職者を中心に説明会を行い、本社から離れた拠点とはWeb会議を活用し、利用方法を周知していった。そして同年8月、全社一斉に申請・承認業務のペーパーレス化に踏み切った。

2、3週間かかっていた起案書の決裁が1週間に

情報システム部 館 知里氏

情報システム部 
館 知里氏

従前の起案書をベースにした帳票は、捺印の有無がわかりやすいと好評だ 『eValue NS ワークフロー』の導入によって紙の起案書は廃止された。従来2、3週間、時には1ケ月近くかかっていた起案書の決裁が1週間に短縮された。また承認がどの階層まで進んでいるか、リアルタイムでわかるようになり、催促機能を利用し、申請業務が滞ることはなくなった。

情報システム部の館 知里氏は導入のメリットを次のように語る。「起案書などの帳票を電子化するにあたって40、50種ある申請フォームのレイアウトは、利用者が使いやすいよう以前の帳票を踏襲して作成しました。『eValue NS』の申請フォームエディタを活用すれば、VBAやJavaを知らなくても、簡単に作成できます」

一方、立田氏が実感する導入メリットは、承認を行う際、関連する起案書の状況を承認者が確認できる点だ。「申請の中には、複数の起案書の承認が必要なものもあります。『eValue NS』では、承認者が一つの画面から、他の申請状況を一括して確認できます。スムーズに承認を行うことができますね」と立田氏は満足そうだ。

また導入の際には、情報システム部が各部署にヒヤリングして回り、申請・承認ルートを見直しつつ、改善案を現場に提案した。例えば、上長が申請を承認すると、申請者だけでなく、別の上長にも決裁を通知するメールが送付されるルートなどだ。さらに得意先の登録申請や、工場見学の申請など、ほかの業務申請にも利用したいという声が上っており、順次対応していく予定だ。

現在、社員約1,000名のうち、工場の現場社員を除く、およそ600名が『eValue NS ワークフロー』を利用している。全社的に電子化が進み、内部統制の強化にもつながっている。

文書管理システムも刷新 グループ全体での情報共有を目指す

また同社は旧来のドキュメント管理システムの老朽化を受け、新たなシステムを検討していた。そのため2010年に『eValue NS ドキュメント管理』をワークフローと同時に導入している。

ISO文書や社内規程類の管理をしており、以前のシステムと比べると、ドラッグ&ドロップで簡単にファイルを登録できるなど、格段に操作性が良くなった。

文書ファイルの検索精度も改善された。以前は捜しているファイルが見つからないことがたびたびあったが、『eValue NS』ではファイルの中身を含めた全文検索が可能なため、目的のファイルをすぐに見つけることができる。

今後は同社とグループ会社との間で、文書や製品情報を共有し、さらなるシナジー効果を狙う。「主だったグループ会社とはネットワークがつながっているから、すぐにでも実現可能です。しかし小規模な会社では、新たにグループの専用線を引くのは管理面から難しい。そのためクラウドでのシステムの提供を期待しています」と立田氏は期待を込めて語った。

事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は取材当時のものであり、配付される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。
この記載内容は2012年10月現在のものです。

導入事例PDFダウンロード

アイカ工業株式会社様 (PDF) [1,850KB]

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本サイトに記載されている会社名、製品名、サービス名は各社の商標または登録商標です。

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