SMILEシリーズの導入事例のご紹介 ~ ビルメンテナンス業

笑顔の先に、価値がみえる

導入事例ERP/基幹業務システム SMILEシリーズの活用で目覚ましい効果を上げたお客様の声

株式会社フジサービス  (ビルメンテナンス業)

業種:ビルメンテナンス業
従業員数:412名(臨時従業員318名含む、2014年6月現在)
事業内容:ビルの清掃管理業務および関連商品の販売、保安・警備業務、設備管理業務、建築物環境衛生管理業務ほか
定期的なビル清掃の請求漏れを
販売システムへの事前登録で解消
パートの多い給与計算も効率化を果たす
株式会社フジサービスは、東洋テック株式会社の子会社で、関西を中心に主に清掃サービスを提供している。継続的サービスであるビル清掃業は、月単位、数ヵ月単位で請求業務が発生する。漏れなく請求書を発行するため、同社はリコージャパン株式会社を通じOSKの販売管理システム『SMILE BS 2nd Edition 販売』を導入。また人事給与システムも刷新し、契約先によって勤務時間が異なる清掃スタッフの給与計算の効率化を推進した。

導入の狙い
  • 数ヶ月を単位として定期的に発生する清掃サービスの請求漏れを解消
  • さまざまな清掃スタッフの給与計算の効率化

導入効果
  • 定期請求案件の事前登録で請求漏れを解消
  • 400人以上の給与管理が1人で対応可能に

東洋テックグループの一員として質の高い清掃サービスを提供

執行役員 松村 重義氏

執行役員 松村 重義氏

大阪市の株式会社フジサービス(以下、フジサービス)は、オフィスビルや工場、物流センターなどの清掃サービスを主体業務とするビルメンテナンス会社だ。1970年に関西で創業し、全国でサービスを提供している。

契約先には、日本を代表する製薬会社、化学メーカー、非鉄金属メーカー、銀行、ゲーム会社などが名を連ね、同社の清掃サービスに対する信頼の高さをうかがわせる。

従業員412名のうち、318名がパートタイマーのビル清掃スタッフ(2014年6月19日時点)。「景気が良くなると人材の確保が難しくなる業界です。清掃スタッフの平均年齢は65歳。大手では多くが定年とされる年齢ですが、うちは元気であれば70歳でも75歳でも働いてもらっています」と、同社 執行役員の松村 重義氏は話す。ベテラン清掃スタッフの存在にも助けられ、行き届いた教育と研修によって質の高い清掃サービスを提供し続けている。

2004年には製品やサービスの品質保証に関する国際規格であるISO9001をいち早く取得するなど、サービスの維持・向上へも積極的に取り組んできた。

「人が事業の中核にありますから、信用と品質に一番重点をおいています。決して大きな会社ではありませんが、品質管理をしっかり教育できれば細かいところに差が出てきます」と、松村氏は経験と実績に裏打ちされた自信を見せる。

その優れた清掃サービスへの評判の高さから受注は常に安定しており、設立から40年以上にわたって赤字を出さない経営をしている優良企業だ。

2009年3月には、東証2部上場の総合警備会社東洋テック株式会社の完全子会社になった。

「親会社が警備を請け負うビルや工場に、当社の清掃サービスも提供できるシナジー効果が生まれています。また、警備やメンテナンスに関わるさまざまなサービスを一つの窓口で依頼できることは、お客様にとっても理想的なのではないでしょうか」と、松村氏。

今後も新規顧客の獲得に力を入れるほか、これまであまり手掛けてこなかった医療機関の清掃やメンテナンス業務にもサービスを展開していきたい考えだ。

サービス向上と効率化のためOSKの基幹システムを導入

総務部統括 マネージャー 木下 芳一氏

総務部統括 マネージャー
木下 芳一氏

フジサービスは、ISO9001の取得などを見据え、比較的早い段階から業務のシステム化に取り組んできた。

2001年には、OSKの基幹業務システム『SMILEα』(給与・会計)を導入する。それまで利用していたシステムは、保守・メンテナンス面に不安があった。そのため、複合機や電話機などで取引があったリコージャパン株式会社に相談、導入に至った。

2013年には、給与・会計システムをOSKの最新鋭システムである『SMILE BS2 人事給与』『SMILE BS2 会計』にバージョンアップ。そして、販売管理システムとして『SMILE BS2 販売』を新規導入した。

これらのシステム刷新によって、フジサービスの業務効率は大幅に改善された。

人件費が費用の大部分を占める清掃サービス業は、パートタイマーを主体とする清掃スタッフの勤怠管理や給与管理が非常に重要である。フジサービスの場合、300人以上のパートタイマースタッフをさまざまな契約先に派遣している。シフトや勤務時間は契約先ごとに異なり、スタッフは自分の出勤日や勤務時間を手書きの出勤簿に記入して本社に郵送している。それを、本社の事務職が毎月取りまとめ、『SMILE BS2 人事給与』に入力し、人件費コストの算出や給与計算をする流れだ。

フジサービスでシステム化を統括する総務部 統括マネージャーの木下 芳一氏は、「入力作業の効率が格段にアップしました。おかげで現在、400人以上いる従業員の給与管理を、たった1人ですべてこなしています」と語る。

定期売上機能で月々の請求漏れを解消

リコージャパン株式会社 関西営業本部 大阪支社 中央第一営業部 中央第一営業所 アシスタントマネージャー 西野 猛氏

リコージャパン株式会社
関西営業本部 大阪支社
中央第一営業部
中央第一営業所
アシスタントマネージャー
西野 猛氏

「以前お使いだったシステムは個人の方がサポートしていたため、保守・メンテナンスに不安をお持ちだったようです。OSKのシステムに変えてからはバックアップに関する不安もなくなり、『万が一のときも安心できる』という嬉しいお言葉をいただいております」

定期売上機能が標準装備された『SMILE BS2 販売』の導入によって、定期案件の請求漏れが解消。『SMILE BS2 人事給与 』へのバージョンアップで、給与計算業務の効率化も実現した。木下氏がより大きな効果を実感しているのが、新規導入した販売管理システム『SMILE BS2 販売』だ。フジサービスは従来別の販売管理システムを使用していたが、あまり活用されていなかった。ヒアリングの過程で浮かび上がってきた大きな課題の一つが、定期的な請求書発行業務への対応であった。

「当社が提供する清掃サービスには、掃き掃除やゴミ処理などを中心とする日常清掃と、カーペットクリーニングや床面洗浄など、数ヵ月に一度の割合ですが定期的に発生する定期清掃があります。日常清掃は毎月、定期清掃は数ヵ月に一度、定期的に請求書を発行していますが、いずれも手作業で請求書を発行していました。特に数ヶ月に一度の請求は、稀にうっかり請求漏れをしてしまうことがあり、困っていました」と木下氏。

この問題に対処するにはどうすればいいか、リコージャパン担当者とヒアリングを重ねた結果、定期売上機能が標準装備されている『SMILE BS2 販売』の導入がベストであるという結論が導き出された。定期的に請求が発生する案件を事前登録しておけば、その都度入力しなくても自動的に請求書が発行されるので、請求内容の間違いや発行漏れなどの人的ミスが抜本的に解消される。

木下氏は「システムが自動で定期的に計上してくれるので請求漏れがなくなっただけでなく、20日から月末に集中する請求書発行業務の負担が軽減されたのも非常に大きな成果です」と評価する。

手書きによる出勤簿の電子化が今後の課題

リコージャパン株式会社 関西事業本部 大阪支社 大阪コーディネート営業部 大阪コーディネート1グループ チーフ 基幹業務担当 岡村 可奈氏

リコージャパン株式会社
関西事業本部 大阪支社
大阪コーディネート営業部
大阪コーディネート1グループ
チーフ 基幹業務担当
岡村 可奈氏

「導入にあたって、木下様や実際にシステムを利用する事務職の方々に入念なヒアリングをさせていただきました。おかげで、ご満足いただけるソリューションが実現できたのではないかと思います。とくに定期売上機能については、高く評価していただいております」

フジサービスは子会社として、四半期ごとに決算報告を行う義務がある。『SMILE BS2 会計』は、正確な決算処理のもと各種業績報告をまとめるのに効果を発揮している。

執行役員の松村氏は「今はさまざまなデータ資料を取り出すことができるのに、まだあまり活用できていません。今後は報告や業績開示のため必要な情報だけでなく、経営分析や財務分析に役立つ情報もシステムから取り出して活用したいですね」と語る。

また、スタッフが手書きで申告している出勤簿の電子化も今後の大きな課題だ。木下氏は、「400人を超える手書きの出勤簿の入力は、どうしても時間がかかります。電子化によってスタッフ本人による入力が実現すれば、入力工数が削減され、正確な勤怠管理も実現されるはず。リコーさんには、ぜひ画期的な提案をしていただきたいです」と期待を寄せる。

最後に松村氏は、「人事給与、会計、販売のすべてが一本化され、将来的にシステム間の連携が可能となったことも大きな成果です。リコージャパンさんとOSKさんによる万全のサポート体制も、非常に頼もしく感じています」と評価した。

事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は取材当時のものであり、配付される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。
この記載内容は2014年7月現在のものです。

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株式会社フジサービス様 (PDF) [1,755KB]

本サイトに記載されている会社名、製品名、サービス名は各社の商標または登録商標です。

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