eValue NS の導入事例のご紹介 ~ 教育

笑顔の先に、価値がみえる

導入事例統合型グループウェアeValue NSの活用で目覚ましい効果をあげたお客様の声

国立大学法人 神戸大学(教育)

業種:教育
従業員数:3,673名(2016年5月現在)
事業内容:国立大学の運営
グループウェアを窓口に
全教職員が活用しやすい環境を実現
1人当たりの業務負荷改善へ着手
115年の歴史を有し、全国有数の規模を誇る総合大学である国立大学法人神戸大学。六甲台、楠、深江地区など複数のエリアにキャンパスやセンターが点在していることもあり、教職員間の情報伝達手段としてグループウェアと電子メールを併用してきたが、グループウェアの保守期限が迫ったことを機に刷新を検討。あわせて、教職員数の減少に伴う業務量の増加という国立大学の共通の課題にも取り組んだ。そして国立大学として初めて『eValue NS 2nd Edition』を導入し、情報伝達に関わる業務の効率化や情報漏えい対策の強化、ペーパーレス会議の促進など、確実に効果を上げ始めている。

導入の狙い
  • 全教職員のグループウェア利用を実現したい
  • 1人当たりの業務増大という課題を解決したい
  • ペーパーレス会議を実現したい

導入効果
  • Macやタブレット利用者が多い教員の活用が進んだ
  • 運用方法を大幅に変えることなく、グループウェア活用を促進できた
  • ドキュメント管理機能によって会議のペーパーレス化が図られた

導入システム
国立大学法人 神戸大学 導入事例イメージ

全教職員による活用を目的にグループウェアを導入し、業務効率化を実現している国立大学法人 神戸大学

国立大学法人神戸大学様のホームページ
国立大学法人神戸大学様のホームページ
http://www.kobe-u.ac.jp/

豊かな国際性と進取の精神で先端研究に挑む

総務部人事労務課 福利安全グループ 専門職員(前 情報基盤センター 係長)林 文武氏

総務部人事労務課
福利安全グループ 専門職員
(前 情報基盤センター 係長)
林 文武氏

「教員の多くはMacやApple製タブレット端末を使用しています。『eValue NS2』ならこの環境のまま使えるので、これから利用が増えそうです」

「学理と実際の調和」を理念とし、進取と自由の精神が根付く、国立大学法人 神戸大学(以下、神戸大学)は、文系・理系という枠にとらわれることなく先進研究を推進し、他大学・研究機関との連携なども通して、新たな価値の創造に挑戦し続けている。

10の学部と15の大学院、2つの専門職大学院、1つの研究環、1つの研究所と多数のセンターで構成される、全国有数の規模を誇る総合大学である。法学、経済学、工学、医学といった文系・理系の伝統的な学部はもとより、協働型グローバル人材の育成を目的とした国際人間科学部や海事科学部など特色ある学部も多く設置されている。

「附属病院や附属学校もありますので、大学の教職員だけではなく医師や看護師、幼稚園や小学校・中等教育学校の教諭などが在籍していることも特徴的です」と神戸大学 総務部 人事労務課 福利安全グループ 専門職員の林 文武氏(前情報基盤センター係長)は説明する。

また、神戸大学はEU(欧州連合)の中心地であるブリュッセルにもオフィスを構えており、欧州諸国との積極的な国際連携活動も行っている。神戸大学から海外へ派遣している日本人学生数を地域別にみると、欧州への学生派遣比率は71.1%(2015年度)と他の国立大学に比べて高いほか、産学官連携も盛んだ。

他の研究機関や民間との共同研究、受託研究の件数も年々増加しており、2015年度には統計を開始した2004年度以降でいずれも過去最多となった。同大学の理念である「学理と実際の調和」は、着実に成果に結び付いている。

教職員の業務改善の一環としてグループウェア更新を検討

国際人間科学部 鶴甲第一キャンパス 事務課長(前 情報基盤センター 事務長)佐々木 基充氏

国際人間科学部
鶴甲第一キャンパス
事務課長(前 情報基盤センター 事務長)
佐々木 基充氏

「業務効率化の一環として、全教職員が活用できる新しいグループウェアへの刷新は不可欠でした。教員による活用が期待できる『eValue NS2』は、最善の選択肢だったと言えます」

国立大学は、国による国立大学改革の影響もあって教職員数が年々減少し、教職員1人当たりの業務量が増加。事務職員も限られた勤務時間で行う作業量が増え、教員にとっても研究費確保のための申請や諸手続きなど、教育・研究以外の業務負荷が年々増えてきていた。そこで神戸大学は、業務負荷軽減などを目的に2002年にグループウェアを更新した。

「当時、全教職員に使ってもらう想定でグループウェアを導入したのですが、教員にはほとんど浸透せず、事務職員だけの利用となっておりました」と説明するのは、同大学のITインフラを管理・運用する情報基盤センターの前事務長で、現在は神戸大学 国際人間科学部 鶴甲第一キャンパス 事務課長の佐々木 基充氏。

情報基盤センターの前係長として更新プロジェクトに関わった林氏は、「事務職員はグループウェアを、教員はグループウェアではなく電子メールを利用するという状況が発生していました。そのため本部から各教員に情報を伝達するには、本部は各部局へはグループウェアの掲示板で伝達し、各部局はメールで内容を教員に伝えるという二度手間が発生していました。また、会議などのスケジュールについてもメールや電話で都度連絡する必要がありました。これらの作業が職員の負担を増やす原因であるとともに、誤送信などのリスクも高めていました」と指摘する。

そこで同大学は、2014年から事務局長が中心となって教職員の業務改善プロジェクトを推進。その一環として、教職員同士の連絡やスケジュール管理などのツールとして用いていたグループウェアも見直すことになった。同年6月には、佐々木氏がリードする形で各部局の課長補佐や教員らがメンバーとして参加する「グループウェア更新検討部会」を発足。これまでの利用状況を洗い出し、活用を進めるためにはどうすべきか、について討議を重ねた。

情報基盤センター 教授 学術博士 田村 直之氏

情報基盤センター 教授
学術博士
田村 直之氏

「本学のICT基盤を担う『KAISER2016』はShibboleth認証を利用したシングルサインオン方式を採用しており、『eValue NS2』についても対応してもらいました」

いくつかの課題が見えてきた中で、教員によるグループウェアの利用が進まない理由として、2つの要因が挙がった。教員メンバーとして検討部会に参加した、情報基盤センター 教授 学術博士の田村 直之氏は次のように振り返る。

「教員は事務とのやり取りだけでなく、学会などの外部や学生とのやりとりの大部分を電子メールで行っていることが分かりました。1つのアカウントでコミュニケーションの全てを処理できる電子メールの方が使い勝手が良かったのです。また、定時勤務の職員と異なり、裁量労働制の教員は、毎朝グループウェアを起動して掲示板やスケジュールを確認する運用はできません。この2つの要因が教員のグルーウェアの活用を妨げていました。その一方で、最新情報を確認するために過去のメールを時系列に沿って探さなくてはいけない、添付ファイルを開くためのパスワードが記載されたメールが見つからない、等のメールゆえのデメリットも見えてきました」

部会による検討の結果、全教職員の業務負荷軽減に加え、情報セキュリティの確保を考慮すると、教員にも活用してもらえるグループウェアに刷新する必要があるという結論に達した。そして、「導入するソフトウェアの機能に業務を合わせることで業務のイノベーションを実現する」「1人当たりの業務量がより増大すると考えられる将来世代に負担を先送りしない」「教員を含めた全ての教職員の利用を実現する」という3つのコンセプトが定められた。さらに、導入コストと導入後の保守コストを削減するため、神戸大学ICT基盤を担うシステムである『KAISER2016』の刷新に合わせて、機能追加という形で新グループウェアを実装することが決定した。

競争入札により、『KAISER2016』の構築業者として日本IBMが選定され、その傘下でリコージャパンが実装を担当することになった。その際にリコージャパンがグループウェアとして推薦したのが、統合型グループウェア『eValue NS2』だ。

同大学は『eValue NS2』の選定理由として、予算内で導入可能だった点と使いやすさを挙げ、国立大学による同製品の採用は神戸大学が初となった。

会議資料のペーパーレス化を実現 着実な業務改善に手応え

情報基盤センター 事務システムグループ 係長 安福 智行氏

情報基盤センター
事務システムグループ 係長
安福 智行氏

「柔軟にカスタマイズができるのも『eValue NS2』の魅力です。すぐにグループウェアに移行できない教員のために、掲示板の内容をメールで送信する機能を追加できたのは、無理なく、徐々に移行を促したい我々にとって願ってもないことでした」

同大学が『eValue NS2』を選定した大きな理由はほかにもあった。

「他に3社のグループウェアを比較しましたが、文書管理機能が充実していることも『eValue NS2』の魅力でした。また、教員の多くがMacやApple製タブレット端末を使用していますが、以前のグループウェアでは対応していなかったことも教員の利用を妨げる原因の1つになっていたので、こちらも解消されました」(林氏)

また、導入のコンセプトとしてソフトウェアの機能に合わせて業務の合理化を図ることを挙げていたが、教員の活用を促すため、今回は最低限のカスタマイズを行っている。『eValue NS2』の掲示板に登録した連絡事項へのリンクを電子メールで送信する仕組みと、『eValue NS2』のスケジューラに登録した予定をGoogleカレンダーに自動的に同期する機能の追加である。

2つの追加機能について、現在同大学で『eValue NS2』の管理・運用を担当している情報基盤センター 事務システムグループ 係長の安福 智行氏は、「新しいグループウェアに切り替えたので活用してほしい、と突然伝えても、教員の中にはすみやかに切り替えられない方もいます。まずはこれまで同様に使い慣れた電子メールやGoogleカレンダーを使用してもらい、徐々にグループウェアへの移行を促すつもりです。これまで職員が行っていた、手作業で掲示板から電子メールへ転記・送信する負担は軽減されましたし、スケジュール確認も楽になりました。『eValue NS2』は柔軟なカスタマイズが可能なので、有効な解決策を取ることができました」と満足そうに語る。

『eValue NS2』の導入によって「目に見える効果が表れた」と佐々木氏が高く評価するのは、ドキュメント管理機能の活用による会議資料のペーパーレス化の実現だ。

「以前は会議のたびに数十ページにも及ぶ資料を参加者の人数分出力していましたが、導入後はそれぞれの参加者がドキュメント管理のページにアクセスして、資料をダウンロードするようになりました。これにより紙の無駄や資料保管用のスペースが大幅に削減され、何より紙の資料を用意する職員の手間が軽減されたことは大きな効果です」と佐々木氏。業務の効率化の実現に手応えを感じている。

ワークフロー機能を活用した電子決裁の実現を目指す

情報基盤センター 事務長 曽我部 秀昭氏

情報基盤センター 事務長
曽我部 秀昭氏

「ドキュメント管理機能を使った会議資料のペーパーレス化など、『eValue NS2』の導入効果は着実に表れています。今後はワークフロー機能による電子決裁の実現を目指しています」

現在は、新グループウェアを導入してまだ一年足らずだが、「実際にグループウェアを利用する教員がどのくらい増えていくのか定期的に検証し、課題を発見するとともに改善していきたい」と安福氏。導入時、教員の活用を促す環境整備の一環として、「グループウェア利用ガイドライン」というルールも策定した。

「本学にとって業務システム関連のルールづくりは初めてのことでしたが、適切な使い方を周知することで、利便性の高さを体験してもらえれば、活用しようという意識を高められると考えています」(佐々木氏)

運用開始約1カ月の段階では、ガイドラインの規定が守られていないなどの課題が発生した。原因としては、ガイドラインの周知期間が短かったことや、テスト運用期間を設けたが、大半の部署で日常の業務に追われ、十分なテストができずに運用開始になったこと、ガイドラインの内容が机上でのシミュレーションによって決められたことなどが考えられた。

「これらの問題点について、今後、運用管理委員会などの議論を経て、利用者からの要望などを精査し、ガイドラインの内容は柔軟に見直していきます」(林氏)

実際の運用に合わせて、グループウェア自体の機能拡張が必要であることは事前に想定しており、『eValue NS2』は定期的に機能強化が実施されることも採用の理由であった。田村氏は、「今回のグループウェアの刷新は、業務効率化の一環として、何としても新サービスを導入し、関係者に活用を促したいという事務局長の強い意思と、各部局や教授会への働きかけによって実現したものです」と語る。

国立大学で初めて『eValue NS2』を導入した同大学の事例は、林氏が『神戸大学における新たなグループウェアの導入について』と題する論文にまとめた。その論文が大学ICT推進協議会の優秀論文賞を受賞し、ほかの大学や学校運営者などからも注目を集めている。

現在、同大学の情報基盤センター事務長を務める曽我部秀昭氏は「今後は『eValue NS2』のワークフロー機能を活用した電子決裁の実現など、さらなる業務の合理化、効率化を推し進めたいと考えています。OSKさんにも引き続きのご支援をお願いいたします」と、『eValue NS2』とOSKのサポートにより、さらに業務が効率化されることに大きな期待を寄せている。

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事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は取材当時のものであり、配付される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。
この記載内容は2017年7月現在のものです。

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国立大学法人 神戸大学様 (PDF) [3,642KB]

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