特定個人情報等の取り扱いに関する基本方針

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平成28年1月1日制定
平成28年4月1日最終改定

株式会社OSK

特定個人情報等の取り扱いに関する基本方針

1 事業者の名称、および特定個人情報が利用に供される事務をつかさどる組織の名称

株式会社OSK  管理本部、および経営情報システム室

2 関係法令、国が定める指針その他の規範の遵守

個人情報のうち、個人番号および特定個人情報(本方針において、「特定個人情報等」といいます。)の取り扱いに関して、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下、「番号法」といいます。)、「個人情報の保護に関する法律」(以下、「個人情報保護法」といいます。)、「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン(事業者編)」、JIS Q15001「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」(以下、「JIS Q15001」といいます。)、および関係する法令、国が定める指針その他の規範(以下、「特定個人情報等関係法令等」といいます。)を遵守します。

3 特定個人情報等の利用目的および取り扱い

特定個人情報等の利用目的は次のとおりとします(届け出に関する事務には役所への各種届出のほか、特定個人情報および関連する事務に関して本人・代理人または会社による申し込み、取得、提出、申告、申請、請求、およびこれらに類する法令に基づく事務、ならびにこれらの事務に必要となる調書、証明書等書面の作成事務(以下、本項において「取り扱い」という。)を含みます。)。

(1)
給与所得・退職所得の源泉徴収・特別徴収、給与支払報告書の届け出に関する事務
(2)
個人住民税の届け出に関する事務
(3)
財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄の届け出に関する事務
(4)
社会保険、労働保険、雇用保険の届け出に関する事務
(5)
雇用(定年時等の再雇用を含む)関連の助成金の届け出に関する事務
(6)
健康保険・厚生年金保険の届け出に関する事務
(7)
社員等の配偶者に係る国民年金の第三号被保険者の届け出に関する事務
(8)
報酬、料金等の支払調書の届け出に関する事務
(9)
労働者災害補償保険法に基づく届け出に関する事務
(10)
配当、剰余金の分配および基金利息の支払調書の届け出に関する事務
(11)
育児休業、介護休業、退職所得、確定拠出企業年金等の給付・一時金等の届け出に関する事務
(12)
退職所得、不動産等の使用料・譲受対価・売買・貸付等の斡旋料、その他の報酬、料金、契約金、賞金等の支払調書の届け出に関する事務
(13)
利子等の支払調書の届け出に関する事務
(14)
年末調整、その他の法定調書の届け出に関する事務

これらのうち、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」第9条各項に基づいて本人の代理人から取得することができる個人番号とその利用目的は次のとおりです。この場合、当該代理人が本人について本人確認等の所作を行うものとします。

(1)
社員等の配偶者に関する「国民年金第三号被保険者資格取得届」の事務のために、社員等を代理人として当社が当該社員等の配偶者の特定個人情報を取得する。
(2)
社員等の扶養親族、(社員等が死亡により退職する場合)遺族に関する特定個人情報を代理人から取得する。

これら利用目的の実施に必要な特定個人情報等に記録される項目、個人の範囲、取得方法について、特定個人情報等に関係する法令等の定めに従って取り扱います。

4 安全管理措置に関する事項

特定個人情報等の漏えい、滅失または毀(き)損の防止その他、特定個人情報等の適切な管理のために必要な社内規定を定め、これを遵守します。

5 委託の取り扱い

特定個人情報等の業務処理を、親会社である株式会社大塚商会に委託しています。委託先での特定個人情報等の取り扱いは、当社が責任をもって管理監督します。

6 特定個人情報等の開示

本人またはその適法な代理人から、本人の特定個人情報等について開示の求めがあったとき、次の各場合を除き、遅滞なく回答します。手続き、受理する組織の名称・所在地および手数料の額は、当社の「個人情報のお問い合わせ、開示等手続きについて」に準じますのでこちらをご参照ください。

(1) 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 法令に違反することとなる場合

7 特定個人情報等の当社以外の者への提供

法令の定めによる以外で、特定個人情報等を当社以外の者に提供することはありません。

8 個人番号の廃棄/消去/削除

法令の定めによる保存期間を経過した個人番号は、すみやかに機密性を保って廃棄/消去/削除します。

9 質問および苦情の窓口

株式会社OSK お客様相談室
〒130-0013 東京都墨田区錦糸1-2-1 アルカセントラル
FAX 03-5610-1692
E-mail privacy@kk-osk.co.jp
対応受付時間:月~金曜 9:00~12:00、13:00~17:00
(土日祝定休、他不定期に当社指定休業日があります)

10 継続的改善

当社は、特定個人情報等の取り扱いをJIS Q15001の要求事項に従って継続的に維持改善します。

11 当社が対象事業者となっている認定個人情報保護団体

<認定個人情報保護団体の名称>
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
<苦情解決の連絡先>
個人情報保護苦情相談室
住所:〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
電話:03-5860-7565, 0120-700-779

その他、特定個人情報等を含む個人情報の取り扱い全般については、[個人情報保護方針][個人情報の取り扱いについて]をご参照ください。

本サイトに記載されている会社名、製品名、サービス名は各社の商標または登録商標です。

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