株式会社東具様

情報系システムで社員の意識改革と自立性を重視した運用へ

情報系システムの効用を実感しながら社員の意識改革を進め自立性を重視した運用を目指す

POPや宣伝用のぼりなど、店舗用販促ツール製作をメインに事業展開する株式会社東具は、ものづくりへのこだわりを武器に、大手企業からの直接受注で業績を伸ばしている。さらなる成長を目指すため業務効率化を目的に3年計画で文書管理、企業ポータル、ワークフローと情報系システムを段階的に導入。その効用を実感させる独自の工夫を施しながら、社員への普及を図っている。

ものづくりへの自信と実績で ビジネスモデル転換に成功

情報伝達のスピードアップを狙い グループウェアの段階的な導入を

芦田氏はビジネス戦略の転換を図ると同時に、社内のIT化にも率先して取り組んできた。「ものづくりの企業というのは、ITに不勉強な部分があり、我が社も例外ではありませんでした。私が東京支店に異動してきたときも、1人1台のPCが行きわたってない状態でした。しかも東京と大阪では情報のスピード感が違ったので、システム化を急ぐ必要性を切実に感じたのです」

そこで東京支店ではまず、全社員分のPCを購入し、回線ネットワークを整備するところから手を付け、さらに4～5年先を見越して、グループウェア導入の検討を始めた。数社の製品を比較討し、統合型グループウェア『eValue NS』を選定した理由を芦田氏は次のように説明する。「システムの自由度は、他社の方が高機能で応用がきいたかもしれませんが、とにかくわかりやすさが重要でした。『あれができます、これができます』というPRが多い中で、『この機能はこうすると使えます』という活用法に惹かれました。これなら社員全員が使えると思ったのです」

そして2008年に文書管理を導入、翌年に企業ポータル、続けて3年目にワークフローというように段階的に進めた。

「導入前は、紙書類や口頭による決裁がほとんど。物品購入や報告を決裁したはずなのに覚えていないとか、言った言わないでもめることもありました。文書管理システムにはハンコを押す形の簡易的な申請承認の機能もあり、承認する側の意識を変えることにも役立ちました。また管理面では報告書などをリアルタイムに確認できる環境づくりが重要でした」と芦田氏。

社員個々人の理解を深める工夫で自立性を重視した活用を促進

Pマーク取得とワークフロー導入で "会社"として脱皮

同社では、グループウェア導入に先立って、Active Directory導入とプライバシーマーク取得にも取り組んだ。芦田氏は「我が社の業務内容は、一見、個人情報とはあまり関係ないように思われますが、企業の新商品など機密情報を多く扱っています。1人1台のPC環境整備と共にアカウント管理とセキュリティ強化は必須でした」とその背景を語る。

以前の同社では、ものづくりへのこだわりが第一で、会社組織の在り方や、役職の権限には無頓着な部分もあったという。芦田氏も「以前は、この業務は誰が管理するとか、この役職の権限はどこまでとか、あいまいなままで、きちんと整理したことがありませんでした。会社の規定づくりから始め、それぞれの役職の権限を明確にして、漠然としていた経営理念も明文化しました。プライバシーマーク取得とワークフロー導入の準備で、我が社も"会社"として脱皮できたと思います」と職務分掌と責任の範囲を明確にできた成果を話す。

ワークフロー導入は、新規取引申請の決裁までの有効期限を短くし業務スピードを早め、新製品開発申請では保留案件の状況を容易に把握できるようにした。

一連のシステム導入に当たり、同社では一貫して、社員が自ら気づき、自ら行動することを重視してきた。芦田氏は「自ら考え、自ら判断できる人間を作ることが我が社のテーマのひとつです」と語る。ミスやトラブルの軽減以上に、日々の業務スピードアップにつながったことが今回のシステム導入の大きな効果であり、さらに最も大きな成果は、社員一人ひとりの確実な成長といえるだろう。