クボタエイトサービス株式会社様

大阪市に本社を構えるクボタエイトサービス株式会社（以下、クボタエイトサービス）は、農業機械や水・環境システムのリーディングカンパニーである株式会社クボタの関連会社として1968年に発足し、主に三つの事業分野でクボタグループ各社を中心にビジネス支援を幅広く手掛けている。

第1の事業の柱がオフィス情報サービスである。PCや複合機などの情報機器の販売やメンテナンス業務をはじめ、各種図面などの出力サービス、カタログやチラシなどの印刷物やWebコンテンツのデザイン・制作、さらに電子ファイリングによるペーパーレスソリューションやドキュメント管理ソリューションを提供している。

第2の柱は商品サプライサービス。オフィスで使用する各種備品やユニフォームといったMRO（サプライ用品）の調達業務支援を展開。第3の柱はチケット・旅行サービスで、インターネットを利用した国内出張手配システム"出超楽ダ。"によるチケット手配や宿泊予約、海外出張手配などのBTM（ビジネス・トラベル・マネジメント）業務をはじめ、社員旅行や個人旅行の各種チケット手配などを取り扱っている。

もともとはクボタグループ企業に対する事業支援が目的だったが、長年にわたり蓄積してきた経験とノウハウを活かし、今では官公庁や民間企業、各種団体、学校関係などに各種サービスを積極的に提供している。

そうした中、オフィス情報サービス部門では、ビジネス領域を拡充するため、OSKの文書管理システム『VisualFinder』と承認システム『Advance-Flow』、企業ポータル『EasyPortal』を2007年に導入した。その目的は大きく三つに分けられる。

まず一つは、グループ企業が開発したパッケージシステムと『Visual Finder』を組み合わせることで、より付加価値の高いソリューションを生み出すこと。二つ目は、自社に導入してペーパーレスオフィスを自ら実践し、その成果をグループ企業へ転化するための"見せるオフィス"づくりを推進すること。そして三つ目は、グループ企業へASPサービスとして提供し、クボタグループ全体のペーパーレス化を低コストで実現することだった。

「特にドキュメント管理は潜在的なニーズが非常に高いので、OSKさんとタッグを組み、社内の実践成果を示しながら、ニーズを掘り起こしてビジネスの幅を広げたいと考えたのです」とオフィス情報サービス部 システム営業グループ長の野田 幸嗣氏は語る。

クボタエイトサービスがOSKの情報系システムを導入するきっかけになったのは、グループ企業の株式会社管総研から、自社開発した水道局向け管路管理システム『WATERS』と連携して活用できる新たなドキュメント管理システムを探してほしいという依頼が寄せられたことだった。

管総研が開発した『WATERS』は、水道局の給配水管路施設の管理に特化したシステムで、Webブラウザ上で、管路図や台帳類のデータ管理から配水状況のシミュレーションまで手軽に行うことができるもの。ドキュメント管理システムとの連携で、地図上にリンクさせた関連施設や水道メーターの図面や属性情報を確認しながら、水道工事などをスムーズに行うことが可能になる。ところが、それまで利用していたドキュメント管理システムが、OSのバージョンアップに対応できず、新たなシステムが必要になったのだ。

「そこで何か良いシステムはないかと探していたところ、『Visual Finder』の評判を聞きつけました。OSKさんに実際にデモを何度か見せていただき、ユーザインターフェースが非常に良く、検索機能が充実しており、文書登録も簡単であることが確認できました。さらに膨大なユーザ数を管理できるデータベースに対応している点や、管総研の担当者からも高い評価を得たことが決め手となり、採用に至ったのです」とオフィス情報サービス部 システム営業グループ 主任の中野 孝剛氏は当時を振り返る。

その後、2006年に詳細な打ち合わせを行い、『WATERS』と『Visual Finder』の連携仕様が決定し、OSKにカスタマイズを依頼した。その際、『Visual Finder』がデータベースに採用しているSQL Serverのレプリケーション機能を使ってバックアップ環境の構築も加え、震災などに対するエンドユーザの危機管理にも対応できるよう改善を加えている。

『WATERS』と『Visual Finder』の連携ソリューションは2007年に完成した。クボタエイトサービスは、2011年9月時点で32の全国自治体の水道局に販売実績を持つ。

「エンドのお客様には、特に『VisualFinder』を使っているという意識はないのですが、あいまい検索など、有用な検索方法が数多くあるので、その辺は非常に便利に活用いただいています」とオフィス情報サービス部 システム営業グループ 係長の井口 貴喜氏は言葉を添える。

『WATERS』と『Visual Finder』の連携ソリューションを開発している期間に、クボタエイトサービス社内でも『Visual Finder』と『Advance-Flow』、社内用ポータルとして『EasyPortal』を導入し、ペーパーレス化を実践する「見せるオフィス」環境づくりを手掛けている。

社員が個々に机を持たずに仕事をするフリーアドレス制の導入に併せ、引き出しから紙の書類をすべて取り出し、複合機のスキャナー機能を使ってそれを電子化し、『Visual Finder』に随時登録していった。同時に、契約書などの紙による保管の全社共通ルールを定め、そのうえで、部門やグループごとに詳細な運用ルールを決めながら作業を進めていった。

「社内に『Visual Finder』を導入したことにより、情報伝達が非常にやりやすくなりました。今まではメールに文書を直接添付していましたが、今は『Visual Finder』の専用フォルダに通達文書などを保管して、そのURLをメールに記載して送れば済むので、以前よりもとても便利になりました。版管理の機能も活用しているので、どの文書が最新のものか迷うこともありません」と井口氏は『Visual Finder』の導入効果を実感している。

また、『Advance-Flow』の導入時には60種類以上の申請フォームを作成し、出張届や住所変更などの総務系の各種申請、さらに稟議に関する申請まで、勤怠管理以外の申請業務をすべて『Advance-Flow』で行っている。申請・承認処理が完了した書類は、自動的に『Visual Finder』へ登録されるため、確認業務も楽になった。

「すべての従業員が『Visual Finder』と『Advance-Flow』を利用していますが、どちらもOSKの製品なので、同じような操作性で日々業務が行える利点もあります」と野田氏は語る。

徹底した全社規模の運用により、これまで溜まる一方だった紙書類を一気に削減することに成功している。そのオフィス環境がそのままショールームの役割を果たし、グループ企業への水平展開や他企業へのソリューション提案が行いやすくなった。

「情報システムの単体販売ではなく、PCや複合機、管理用システムなども含めたトータルなソリューション提案を、これから積極的に展開していきます」と野田氏は意気込む。

同社では、『Visual Finder』などのOSKのパッケージシステムの販売も行っているが、2009年からグループ企業向けにASPサービスの提供も始めた。ソフトウェアのライセンスを期間単位で提供する企業サブスクリプションモデルを活用。クボタエイトサービスがデータセンターにサーバを構えてOSKの情報系システムを運用し、グループ企業の各部門の個人ユーザに対して安価な月額料金でアプリケーションを提供している。基本的に同社が1次窓口としてユーザに対するサポートや保守を行い、OSKがその後方支援を行っている。

「社内にサーバを設置してアプリケーションを運用すると、災害時のデータ紛失といったリスクが自ずと伴います。しかし、データセンター内であれば、災害対策などを含めたセキュリティ対策が完備されているので、安心してご利用いただくことができます」と井口氏は語る。

グループ企業においては基本的にITマネージャーを配置しているが、社員全員が最新のITに精通しているわけではない。さらに運用管理の工数を極力増やさないよう新たにサーバを立てることに抵抗を感じているところも少なくないという。今回のASPサービスは、そうしたグループ企業の情報活用の敷居を下げる役割も果たしている。

実際、ASPサービスの利用者は着実に増えつつある。例えば、社内文書・図面などを、ASPサービスの『Visual Finder』内で管理して、部門をまたいで参照する環境を整えているケースなど、さまざまな導入効果をもたらしている。

2011年9月には、これまで社内で5年間活用してきた『Visual Finder』と『Advance-Flow』を後継バージョンである統合型グループウェア『eValue NS』へ移行した。それに伴い、『WATERS』連携ソリューションのユーザ企業にも『eValue NS』へ乗せ換える提案も行っている。それにより、利用できる機能が増え、サポートも行いやすくなるからだ。

クボタエイトサービスでは、OSKの情報系システムを社内で活用するだけではなく、その効果を自ら検証しながら、他のアプリケーションと連携させたり、あるいはASPサービスとして提供したりすることで、ビジネスの裾野を大きく広げている。