ケイワーク株式会社様

ケイワーク株式会社は、1951年に創業された作業服・作業用品分野の輸入卸商社で60年の歴史を持つ。東京・八王子市の本社と足立区の東京営業所の2拠点で事業を展開し、首都圏・関東圏を中心とした全国400以上の小売店に商品を販売している。

同社が取り扱っている作業用品は、昔ながらの地下足袋や反射ベスト、防塵ゴーグル、安全靴など幅広い。それら多彩な商品は、営業担当者が小売店から小まめに吸い上げた市場のニーズに合わせて、自社で企画される。続けてサンプリングから中国の製造業者への発注、小売店への販売まで一貫して行う体制を整えている。

現在は、中国に製造委託しているオリジナル商品も含め、輸入商品が全体の売上の半分強を占めている。製造業者との直接取引を行っているため、多少のリスクはあるものの利益を確保しながらも、リーズナブルな価格設定で市場へスピーディに提供できることが大きな強みになっている。

作業用品を主に利用している土木建設業は、20年ほど前から公共工事の減少に伴い縮小傾向にあるが、建設工事自体は実需として根強くあるため、同社では機能性を強化した高付加価値の商品をタイムリーに投入することで業績を拡大している。特に東日本大震災以降は、復旧復興のために作業用品がとりわけ必要とされていると感じているという。

長年培った商品の企画力を活かし、小ロットのOEM生産にも対応し、最近では土木建設業以外の他分野への顧客獲得やネット販売を実験的に手がけるなど、現状に甘んじない攻めのビジネスを展開している。

同社においては、オフコンの基幹業務システムを10年以上運用してきたが、2010年8月の夏季休暇中にマシントラブルが発生。突然システムがダウンしてしまい、過去のデータが喪失する事態に直面した。しかし、同社はこの緊急事態を、業務改善を図るためのチャンスとして前向きに捉えた。

「トラブル直後は、市販の販売管理ソフトに残高設定して急場をしのいだのですが、当社の業務形態に合った本格的な新システムの導入を検討するきっかけになったのです」と代表取締役の加藤 精孝氏は語る。

以前のオフコンでは、顧客別の単価設定機能がなかったため、受注入力する度に顧客台帳を確認し、顧客ごとに異なる商品単価を手入力しなければならなかった。同社は取扱商品点数が非常に多く、オフコンシステムでは各商品の色やサイズごとにそれぞれ商品コードを付与せざるを得なかった。事務担当者は、その膨大な商品コードを覚えなければならず、大きな負担となっていた。また商品ストックは、外部の営業倉庫2カ所と本社と東京営業所の合計4カ所で分散して保有しているが、オフコンでは、ロケーションごとの在庫管理を一元的に行うことができなかった。そのため、営業倉庫の在庫は、入出庫するたびに営業担当者がExcelで個別に管理・照合していたので、入力作業の二度手間が生じていた。

「オフコンシステムのデータを二次的に加工するためには、専用のツールを使わなければならず、ある程度の専門的な知識が必要になり、誰でも利用できるわけではありませんでした。そのうえ、月末締めの更新処理に半日ほど時間がかかり、その間はシステムが使えない状態になるので、休日出勤して対応することもありました」専務取締役の加藤 圭子氏は当時の苦労を振り返る。

そこで同社は、上記の諸課題を解消するためオフコン時代から取引のあるSIベンダーの日本ビジネスコンピューター株式会社（JBCC）に新たなシステムの提案を求めた。いくつか検討したものの中には、社内にサーバを設置しないクラウド型サービスの提案もあったが、外部のネットワークでのデータやりとりや、サービス提供の継続性にも不安を覚え、時期尚早と判断。最終的にJBCCより以前から薦められていたOSKの『SMILE BS 販売』と色サイズ項目設定テンプレートの組み合わせを選定するにいたった。

「実際にデモを見た中で、『SMILE BS 販売』が最も使いやすく、アパレル業向けのテンプレートには色・サイズ管理も標準で実装されていたので、当社の業務全般にフィットする最適なシステムだと判断したのです」と加藤社長は選定理由を語る。

2010年9月に『SMILE BS 販売』を導入し、約1カ月間は、一時しのぎのために導入した販売管理ソフトと並行運用をした。二つのシステムのデータを照合しながら日々の業務を行ったので当初は苦労したが、既存の販売管理ソフトのデータからExcelに出力すれば、『SMILE BS 販売』側に簡単に取り込めるので、データの移行作業にはほとんど手間がかからなかったという。

その後、帳票の表示項目などを一部カスタマイズし、新システムは2011年1月から実質的に本稼働する運びとなった。

『SMILE BS 販売』では、単価マスタを活用することで得意先別に異なる商品単価が自動的に表示されるようになった。さらに一商品を色・サイズ別に管理できるため、事務担当者が覚える商品コードが大幅に減少。その結果、入力作業のスピードが格段にアップし、事務担当者の負荷が軽減され、従来よりも業務効率が格段に向上した。

「在庫管理についても、ロケーションによって異なる管理形態に柔軟に対応できるようになりました。例えば、営業倉庫の在庫はセット品という項目を使ってケース単位で管理し、それを本社の倉庫に持ってきた段階で、バラで管理できるように改善しました。こうしたことが実現できるところが『SMILE BS 販売』の使いやすい点ですね」と加藤専務は語る。

「本社のPC上で営業倉庫の在庫も把握できるようになり、お客様から在庫の問い合わせがあったときにも、電話を受けた社員がPC画面を見て即答できるようになったのです。以前は、ちょっと調べてみますのでお待ちくださいというような返事しかできなかったので、CS向上にもかなり役立っています」と加藤社長も新システムの導入効果を実感している。

『SMILE BS 販売』のデータは、オフコンのときのように専用ツールを使わずとも、誰でも簡単にExcelに出力できるため、以前よりもデータの加工や分析がしやすくなった。もちろん更新処理のために休日出勤する必要もなくなった。

ベンダーやメーカーのサポート体制が充実している点も大きな魅力だ。「コールセンターでは初歩的な質問にも丁寧に応えてくださるので、とても助かっています」と加藤専務は語る。

現在は、受注段階で在庫商品を引き当てして受注残管理を正確に行うために、ピッキング処理に関するカスタマイズをJBCCと協力して施している最中だ。また情報漏えい対策という課題はあるが、今後はそれぞれの営業担当レベルで『SMILE BS 販売』に蓄積されるデータを幅広く活用していきたいという。