Ｃ＆Ｃビジネスサービス株式会社様

Ｃ＆Ｃビジネスサービス株式会社は、ＪＢグループ各社へスタッフ業務全般を提供するスタッフサービスの専門会社として、2002年4月にＪＢＣＣ株式会社（当時、日本ビジネスコンピューター株式会社）から分社化して設立された。以来、「お客様のお役に立つスタッフサービスの提供」をモットーに、社員一人ひとりがスタッフ業務のプロフェッショナルとして日々サービスの向上に努めている。同社はグループ各社をコア業務へ専念させ、生産性の向上を支援するため分社化した企業である。

グループ各社は、IT活用に関するトータルサービスを提供する「情報ソリューション」、ビジネスパートナー向けにハードウェアやソフトウェアの販売を行う「ディストリビューション」、ITソリューションの開発・提供を行う「製品開発製造」、各種スタッフ業務を提供する「シェアード・サービス」の四つの事業分野でビジネスを展開し、企業の経営やIT活用の課題解決に貢献している。グループ会社は、純粋持株会社のＪＢＣＣホールディングス株式会社を中心に、ＪＢＣＣ株式会社など15社に上る。

Ｃ＆Ｃビジネスサービス株式会社は、グループ会社に対して、経理・財務、人事・総務、情報システム、業務サービス（業務支援、業務管理）の4分野を中心としたスタッフ業務のサービスを提供し、ＪＢグループ主要拠点において常駐型業務委託サービスを展開している。

「当社がグループ各社の共通業務を集中して受け持つことにより、各社がコア・ビジネスへ注力できるようにサポートしています。同時にグループ全体の業務改革を推進する役割も担っており、高品質で生産性の高いサービスの拡充に努めています。将来的には、グループ内で培ったノウハウをもとに、グループ以外のお客様にもサービス提供を展開していきたいと考えています。当社のアドバンテージは、本業であるIT活用支援の強みを活かせることです」と代表取締役 社長の髙橋 正孝氏は語る。

ＪＢグループ各社の申請・承認業務は、ノーツによるワークフローシステムで運用していたが、人事関連は専ら紙ベースの運用だった。そのため申請から承認まで時間がかかっており、申請書を各地の事業所から本社へ郵送する場合、さらに時間のロスが発生し、書類を紛失するリスクもあった。

そうした中、基幹業務システムの刷新を検討することになり、ワークフローシステムも併せて見直すことになる。一方、オフィスでは一部フリーアドレスを採用し、ワークスタイルにも変革が求められていた。どこでも仕事のできる環境と、セキュリティリスクへの対応に配慮された、より効率的な仕組みが必要とされていたのだ。

同社は2011年春からワークフローシステムの選定を進めた。ＪＢグループでは基本的に、まずシステムを自ら導入・運用し、実践で得たノウハウを含めてお客様に提供していくスタンスをとっている。

システムの選定ポイントは三つある。一つ目は、各グループ会社の管理部門が、申請フォームの作成や運用管理を容易に行えること。二つ目は、フリーアドレスに対応するため、どこにいても申請・承認業務が行えるようなWebベースのシステムであること。三つ目は、ＪＢグループがポータルとして導入している『サイボウズ ガルーン』と連携して活用できることだ。

同社の上級執行役員 IT企画 グループCIOの佐藤 利行氏は選定理由を次のように語る。「最終選考に残ったもう1社の製品は、機能面は非常に充実していたのですが、ユーザ側である程度プログラムを組めないと運用管理ができないので、小規模なグループ会社には扱いにくいと思ったのです。その点『eValue NS ワークフロー』は管理が容易で、ポータルや基幹システムとの連携がしやすいものでした」そして2011年8月、『eValue NS ワークフロー』の導入が決定した。

同社はまず、従来の申請・承認業務フローの見直しから着手した。標準ルールに基づいてグループ各社で共通化できるフローを統一し、全体で約200ある中から必要なものを段階的に絞り込んでいった。

「同じグループ会社でも、東日本や西日本、中部エリアなどの地域によって申請・承認業務のやり方が微妙に違っていたので、現場の要望を聞きながら承認ルートの変更も含めた標準化を進めていかなければならず、その調整に苦労しました」と佐藤氏は語る。

ＪＢグループはフローの標準化を図るとともに、『eValue NS ワークフロー』をグループ共通のワークフローエンジンとして活用している。同グループ共通のポータルサイトに、交通費の精算、物品購入、教育研修などの申請・承認業務のメニューを構築しており、すべての申請・承認業務がワンストップで行える点が大きな特徴だ。

「ポータルサイトから申請メニューを選択すると、『eValue NS ワークフロー』や従来のノーツのワークフローが自動的に起動します。エンドユーザは申請書の名前だけわかれば、バックエンドのシステムを意識することなく快適に利用できます。申請書の名前が分からなくても、"営業"というキーワードを入力すると、数ある申請書の中から営業に関するものだけがリストアップされる機能も便利です」とIT企画 プロジェクト担当 PMグループ グループリーダーの佐伯 武志氏は語る。

さらに、申請フォームの入力方法がすぐにわかるように、オリジナルのヘルプ画面を作成している。すべての申請フォームにヘルプボタンを用意し、それをクリックすることで操作方法が一目でわかる仕組みになっている。

「人事総務の業務範囲では、最終的に申請書を50種類に絞り込んでシステムに実装しました。その際、ヘルプ画面に実際の入力例を表示し、申請する際の注意点も明記しました。それを見れば誰でもすぐに申請できるので、現場からは好評です。以前は、申請書の書き方などに関する問い合わせが数多く寄せられていましたが、新システムを構築してからは問い合わせ件数が一気に減りました」と人事総務 人事 人事情報グループ グループリーダーの西澤 泰彦氏はスムーズな運用サポートを強く意識していたと語る。

システムの運用展開にあたり各地の拠点に出向き、テレビ会議を活用しつつ説明会を実施し、2012年6月から実運用を開始した。現在、グループ内の約1000人のユーザが日常業務で利用しており、最終的には2000人強になる見込みだ。

さらにワークフローと基幹業務システムを連携させるため、カスタマイズを支援するオプションの開発キット『eValue NS ワークフロー SDK』を導入している。「基幹システムで申請処理を行うと、バックエンドで『eValue NS』のワークフローエンジンが起動し承認申請が上長に届くような、効率的な運用が最終的な目標です。例えば営業の社員が特価値引きの見積もりを作るときには、見積もり作成システムから、値引き承認を上長に申請します。その申請が『eValue NS』を通じて上長に届き、承認処理が行われると、結果が見積もり作成システムに反映される、といった運用を目指しています」と佐伯氏は語る。

従来、各社では紙の書類での申請・承認業務が多く存在していた。『eValue NS ワークフロー』の新システムへ移行したことでペーパーレス化が一気に加速。年間で約12,000枚に上る用紙の削減効果をもたらし、書類保管スペースも削減された。地方の拠点から本社へ申請書を郵送する手間も省け、どこかで紛失する心配もなくなった。

『eValue NS ワークフロー』には、承認状況を確認できる機能や申請書を検索できる機能が標準で実装されており、業務のスピードアップに貢献している。「特に承認を催促できる機能は、エンドユーザからは使い勝手がいいと非常に好評ですね。また、すべての申請書が再利用できることも大きな利点です。過去に一度申請した申請書を呼び出し、金額や数量などを書き換えるだけで簡単に再利用できるので、便利になったという声も届いています。こうした機能は、今までのシステムにはなかったので、すごく助かっています」と佐伯氏は導入メリットを実感している。

また『eValue NS ワークフロー』の採用で、申請フォームの開発工数も大幅に削減できたという。「ノーツのときは、申請フォームを作成するのに簡単なものでも2ヵ月くらい、難しいものであれば半年以上かかっていましたが、『eValue NS ワークフロー』なら数日で作成できます。開発効率は20倍以上もアップしています」と佐伯氏は語る。

最新のスマートフォンなどのモバイル活用については、2012年8月から『eValue NS モバイルオプション』の運用も開始し、どこにいても申請・承認業務が行える環境を構築している。オプションを導入しなくても、ノートPCやiPadを使えば移動先でも申請・承認処理をすることは可能だ。しかし承認がすぐに下りずに業務が滞ってしまう事態を防ぐため、常に持ち歩いているスマートフォンからも承認がスピーディに行えるようにしている。

承認文書の管理には、『eValue NS ドキュメント管理』を利用している。『eValue NS ワークフロー』と連携し、最終的な承認が下りた申請書は、ドキュメント管理の指定フォルダにPDFファイルで自動的に保管される。今後はファイルを消去出来ないよう制限をかけた上で、何か問題が生じた際に後から申請内容をチェックし、エビデンスの管理として利用していく予定だ。

さらに、今回開発したワークフローを総務系のテンプレートとして他社に拡販していくことも視野に入れている。「当社のシステムは、複数の仕組みをポータル上で、ワンストップで提供できるため、その仕組みも含めて提供すれば、お客様にとって大きなメリットになるはずです」と髙橋氏は今後の外販ビジネスに十分な手応えを感じている。