神戸大学では、eValue NS2導入以前にもグループウェアを利用したのですが、利用は事務職員に限られ、教員には浸透せず、電子メールを利用するという状況でした。

そのため情報を伝達するには、本部から各部局へはグループウェアの掲示板で伝達し、各部局はメールで内容を教員に伝えるという二度手間が発生していました。

そこで、2014年にグループウェアを見直す計画が立ち上がりました。

教員はやりとりの大部分を電子メールで行っていることが分かりました。1つのアカウントでコミュニケーションの全てを処理できる電子メールの方が使い勝手が良かったのです。また、裁量労働制の教員は、毎朝グループウェアを起動して掲示板やスケジュールを確認する運用はできません。この2つの要因が教員のグルーウェアの活用を妨げていました。

しかし、

• 最新情報を確認するために過去のメールを時系列に沿って探さなくてはいけない
• 添付ファイルを開くためのパスワードが記載されたメールが見つからない

等のメールゆえのデメリットも見えてきました。

その結果、教員にも活用してもらえるグループウェアに刷新する必要があるという結論に達しました。

• 導入するソフトウェアの機能に業務を合わせることで業務のイノベーションを実現する
• 1人当たりの業務量がより増大すると考えられる将来世代に負担を先送りしない
• 教員を含めた全ての教職員の利用を実現する

という３つのコンセプトを定めました。

また、導入コストと導入後の保守コストを削減するため、神戸大学ICT基盤を担うシステムである『KAISER2016』の刷新に合わせて、機能追加という形で新グループウェアを実装することを決めました。

「予算内で導入可能だった」ことと「使いやすさ」です。

他に3社のグループウェアを比較しましたが、文書管理機能が充実していることも魅力でした。

また、定期的に機能強化が実施されることや、MacやApple製タブレット端末を使用している多くの教員も利用できることも、採用理由の一つです。

「新しいグループウェアを活用してほしい」と伝えても、すみやかに切り替えられない方もいます。

そこで、

• 『eValue NS2』の掲示板に登録した連絡事項へのリンクを電子メールで送信する仕組み
• 『eValue NS2』のスケジューラに登録した予定をGoogleカレンダーに自動的に同期する機能の追加

という最低限のカスタマイズを行いました。

まずはこれまで同様に使い慣れた電子メールやGoogleカレンダーを使用してもらい、徐々にグループウェアへの移行を促すつもりです。『eValue NS2』は柔軟なカスタマイズが可能なので、有効な解決策を取ることができました。

ドキュメント管理機能の活用による会議資料のペーパーレス化の実現です。

以前は会議のたびに数十ページにも及ぶ資料を参加者の人数分出力していましたが、導入後は参加者がeValue NS2から自分で資料をダウンロードするようになりました。

紙の無駄や資料保管用のスペースが大幅に削減されただけでなく、紙の資料を用意する職員の手間が軽減されたことは大きな効果です。

実際にグループウェアを利用する教員がどのくらい増えていくのか定期的に検証し、課題を発見するとともに改善していきたいと考えています。これらの問題点について、今後、運用管理委員会などの議論を経て、利用者からの要望などを精査し、ガイドラインの内容は柔軟に見直していきます。

また、『eValue NS2』のワークフロー機能を活用した電子決裁の実現など、さらなる業務の合理化、効率化を推し進めたいと考えています。