株式会社田村工機様

例えば、設計図面の版管理のルールが定まっていないために、異なる部門では最新版の図面が異なっていたり、代表アドレスに届いたメールは複数の営業事務スタッフが対応するため二重対応をすることがあったりなど、情報共有のルールが定まっていないことに問題を感じていました。

これらの解決にはフループウェアの導入は欠かせないと感じ、複数の製品を検討した際に『eValue NS2』のデモを見て、使いやすく、求める機能がすべて備わっているという印象を受け、これであれば大丈夫だと思いました。

『eValue NS2』の「ドキュメント管理」は最新版が自動表示されるので、誰が見ても最新の図面を参照できるようになりました。変更履歴も記録され、過去の図面を参照することもできます。

本社（神奈川）と大阪事務所は電話でやり取りをすることも多いのですが、図面の版の違いを電話で確認するのは困難でした。ですが、それも解決できました。

「コミュニケーション」のメール機能では、対応済のメールを色表示することで、一目で判断がつき、二重対応ミスを回避できるようになりました。「一つの問い合わせに対して、複数のスタッフが異なる見積書を送付する」といったリスクはこれで回避ができます。

「スケジューラ」も重要な役割を果たしています。今まで手書きのホワイトボードで従業員のスケジュール管理を行っていましたが、パソコンやスマートフォンから確認できるようになったので、顧客からの電話問合せに対して、迅速に対応できるようになりました。

『eValue NS2』の「ポータル画面」に売上や残業時間に関する情報を掲示するようにしました。これまでは、製造部門が売上データを目にする機会は少なく、売上に対する意識が希薄だったので、意識を変えるきっかけになればと思いはじめました。

勤務実態の可視化は働き方改革の前提にもなるだけに、今後の取り組みを進める上で意味を持つはずです。

抜型の仕様書の完全な電子化も実現したいですね。対象となる版の数が膨大な顧客別・機種別の仕様に関する情報は現在、紙ベースでファイリングしているので、これを、顧客名や機種名で検索できるようになれば、更なる効率化が図れると考えています。

また、現在は有給休暇申請と稟議書で利用している「ワークフロー」は、経費精算の電子化も検討していて、将来的にはぜひ導入したいと考えています。