電子帳簿保存法とは
企業は所得税法や法人税法等の国税に関する法律において、帳簿や証憑書類などの国税関係書類を7年間（または10年間）保存する義務があります。
原則として、紙で保存する必要がありましたが、取引量が多くなるほど帳簿や書類も膨大になり、保存の負担が増すことから、電子データでの保存を容認する「電子帳簿保存法※」が作られました。
1998年に制定された後、時代に合わせて段階的に見直しが進められています。2022年（令和4年）の改正においても、大幅な規制緩和とあわせて、より適切に電子保存が行われるような措置が予定されています。
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正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。
電子帳簿保存法のメリット
書類の保管コストを削減
作成した帳簿や書類を印刷・ファイリングする必要がないため、紙や保管に関するコストを削減できます。
コンプライアンス・ガバナンス強化
アクセス制限、ログ管理による不正アクセスや情報漏えいの防止、紙の紛失・破損・経年劣化等がなく、安全な状態で保存することができます。
データ保存が認められている帳簿・書類
電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類の分類に応じて、電子データの保存方法が定められています。
国税関係帳簿のデータ保存をはじめるには
国税関係帳簿の電子データ保存をはじめるには、大きく分けて「システムの選定」「事務手続きの明確化」「税務署への申請」という3つのステップがあります。
ここからは、仕訳帳や総勘定元帳といった「国税関係帳簿の電子データ保存」を例に見てみましょう。
1. システムの選定
以下のような要件を満たしているシステムを選定する必要があります。
国税関係帳簿データの主な保存要件
| 訂正・削除履歴の確保 施行規則第3条第1項第1号 |
訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること |
| 相互関連性の確保 施行規則第3条第1項第2号 |
帳簿間（例えば、仕訳帳と総勘定元帳）の相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと |
| 関係書類等の備付け 施行規則第3条第1項第3号 |
システムの仕様書、マニュアルなどが用意されていること |
| 見読可能性の確保 施行規則第3条第1項第3号 |
帳簿データをディスプレイやプリンタなどを使って整然とした形式で明瞭な状態で速やかに出力できること |
| 検索機能の確保 施行規則第3条第1項第3号 |
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JIIMA「電子帳簿ソフト法的要件認証」
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以下JIIMA）が、国税関係帳簿を作成・保存する市販ソフトウェアが法的要件を満たしていると判断したものを「電子帳簿ソフト法的要件認証」として認証しています。
2022年（令和4年）以降は、申請承認が不要となり、届出に代わる予定です。これにより税務署での審査が行われなくなるため（後述の「今、改めて注目を集める理由」参照）、電子帳簿ソフトの法的要件を満たしたソフトウェアを利用し、正しく運用する必要があります。
2. 事務手続きの明確化
電子帳簿保存法の要件に沿って正しく運用するためには、入出力処理の手順、日程、担当部署などの概要ならびに、電磁的記録の保存等の手順、担当部署などを明らかにした書類の準備が必要となります。
3. 税務署への申請
現時点では、電子データ保存を始める3か月前までに税務署へ申請する必要があります。たとえば4月1日から始める場合は、前年12月31日までに申請することになります。
後述のとおり、2022年（令和4年）以降は、申請承認は不要となり、届出をするだけで電子データ保存を開始できるようになる予定です。
詳しい要件や申請方法については、国税庁ホームページをご確認ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
今、改めて注目を集める理由
令和3年度 税制改正大綱により、電子帳簿保存法は事前承認制度廃止などの大きな緩和が行われるため、今、改めて注目されています。
ただし、電子保存に対するハードルは下がる一方で、企業の責任が重くなる措置も含まれており、コンプライアンスの意識を持つこと、要件を満たしたシステムの選定をすることが重要となります。
2022年（令和4年）の改正予定
以下が主な改正ポイントです。
| 要件など | 改正前 | 改正後 | |
|---|---|---|---|
| 承認制度 | 申請承認が必要 | 届出が必要 | |
| 検索要件 | 検索項目 | 帳簿ごとに決める | 取引年月日、取引金額、取引先に限定 |
| 範囲指定 | 日付、金額項目は、範囲指定機能が必要 | 範囲指定機能は不要 | |
| 電磁的記録の要件 | － | 「正規の簿記の原則に従って記録されたものに限る」を明文化 | |
| － | 国税庁等の当該職員が求める場合に、ダウンロードに応じる | ||
| その他 | － | 国税関連帳簿を電磁的記録で保存していると、申告漏れ等による過少申告加算税の5%を控除 | |
| － | 現行の厳格な要件を充足する事後検証可能性の高い電子帳簿については、優良な電子帳簿として普及を促進する | ||
JIIMA認証取得 会計管理ソフト
JIIMAの「電子帳簿ソフト法的要件認証」を取得したシステムのリストが、国税庁ホームページに掲載されています。
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/pdf/JIIMA_list.pdf
OSKのSMILE V 会計は、電子帳簿保存法対応ソフトウェアの機能仕様の要件を満たしたソフトウェアとして、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）より認証を受けています。
