知って得する! 電子帳簿保存法 国税関係帳簿保存編

※本ページ記載の内容は、2021年4月時点での情報です。

電子帳簿保存法とは

企業は所得税法や法人税法等の国税に関する法律において、帳簿や証憑書類などの国税関係帳簿書類を7年間(または10年間)保存する義務があります。

原則として、紙で保存する必要がありましたが、取引量が多くなるほど帳簿や書類も膨大になり、保存の負担が増すことから、電子データでの保存を容認する「電子帳簿保存法」が作られました。

1998年に制定された後、時代に合わせて段階的に見直しが進められています。2022年(令和4年)の改正においても、大幅な規制緩和とあわせて、より適切に電子保存が行われるような措置が予定されています。

正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

電子帳簿保存法のメリット

書類の保管コストを削減

書類の保管コストを削減イメージ

作成した帳簿や書類を印刷・ファイリングする必要がないため、紙や保管に関するコストを削減できます。

コンプライアンス・ガバナンス強化

コンプライアンス・ガバナンス強化イメージ

アクセス制限、ログ管理による不正アクセスや情報漏えいの防止、紙の紛失・破損・経年劣化等がなく、安全な状態で保存することができます。

データ保存が認められている帳簿・書類

電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類の分類に応じて、電子データの保存方法が定められています。

今回は、「国税関係帳簿の電子データ保存」を見てみましょう。

国税関係帳簿のデータ保存をはじめるには

国税関係帳簿の電子データ保存をはじめるには、大きく分けて「対象帳簿・システムの選定」「事務手続きの明確化」「税務署への申請」という3つのステップがあります。

1. 対象帳簿・システムの選定

自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成した帳簿(「仕訳帳」「総勘定元帳」「その他の帳簿」)が対象です。

主要簿の「仕訳帳」「総勘定元帳」以外の「その他帳簿」については、どの帳簿を電子化するのかを検討しましょう。

その他の帳簿とは、法人税法施行規則の別表二十で区分され、記載事項が定められています。

国税関係帳簿データの主な保存要件

以下のような要件を満たしているシステムを選定する必要があります。

訂正・削除履歴の確保
施行規則第3条第1項第1号
訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること
相互関連性の確保
施行規則第3条第1項第2号
帳簿間(例えば、仕訳帳と総勘定元帳)の相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと
関係書類等の備付け
施行規則第3条第1項第3号
システムの仕様書、マニュアルなどが用意されていること
見読可能性の確保
施行規則第3条第1項第3号
帳簿データをディスプレイやプリンタなどを使って整然とした形式で明瞭な状態で速やかに出力できること
検索機能の確保
施行規則第3条第1項第3号
  • 取引年月日、勘定科目、取引金額等の帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件にできること
  • 日付と金額については範囲指定ができること
  • 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること
JIIMA「電子帳簿ソフト法的要件認証」制度

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(以下JIIMA)が、国税関係帳簿を作成・保存する市販ソフトウェアが法的要件を満たしていると判断したものを「電子帳簿ソフト法的要件認証」として認証しています。

本認証を受けたソフトウェアを利用することで、企業は経理業務の電子化を安心して進めやすくなります。

Check Point

2022年(令和4年)以降は、承認申請が不要となります。これにより税務署での審査が行われなくなるため(後述の「今、改めて注目を集める理由」参照)、電子帳簿ソフトの法的要件を満たしたソフトウェアを利用し、正しく運用することが求められます。

JIIMA認証取得 会計ソフト

JIIMAの「電子帳簿ソフト法的要件認証」を取得したシステムのリストが、国税庁ホームページに掲載されています。
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/pdf/JIIMA_list.pdf

OSKの『SMILE V 会計』は、電子帳簿保存法対応ソフトウェアの機能仕様の要件を満たしたソフトウェアとして、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)より認証を受けています。

SMILE V 会計はこちら

2. 事務手続きの明確化

帳簿作成に係る事務処理手続きを、各規程に定められている各条項等との整合性について検討して、業務フローの作成を行います。

3. 税務署への申請

現時点では、電子データ保存を始める会計事業年度の開始日の3か月前までに、税務署へ申請する必要があります。たとえば10月1日から始める場合は、6月30日までに申請することになります。

後述のとおり、2022年(令和4年)以降は、承認申請が不要となります。

JIIMA認証を受けたシステムを利用する場合、承認申請書は『国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書(市販のソフトウェアのうちJIIMAの認証を受けているもの)』を使用して申請します。通常のものより、記載事項や添付書類を一部省略することが可能です。

詳しい要件や申請方法については、国税庁ホームページをご確認ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm

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