脱ハンコでテレワークを推進!

脱ハンコに注目が集まる背景

脱ハンコは政府が進めるペーパーレス化施策のひとつです。政府はコロナ禍においてテレワークを推進するにあたり、弊害となる「押印のための出社」対策として押印廃止の方針を打ち出し、行政手続きへの適用から着手しています。政府は押印がなくても契約の効力に影響は無いというガイドラインも示しており、一般企業においても電子契約導入検討が本格化するなど、脱ハンコへの注目が官民揃って高まっています。

一般企業が取り組む「脱ハンコ」とは?

社内の紙の申請書を電子化できるワークフローシステム、取引先等の外部との契約を電子化できる電子契約システム、電子化した申請書や契約書を保管する文書管理システムの導入に取り組む企業が増えています。

 ワークフローシステム
紙で行われている申請書を電子化し、ペーパーレスで承認業務を行うシステムです。外出先、テレワーク先での申請、承認業務を実現すると共に、進捗確認、催促なども実施できます。
 電子契約システム
企業間で行う契約の締結を書面による押印やサインではなく、デジタルデータで行うシステムです。電子契約により相手先への訪問や押印書面の郵送手続きを省略できるため、コスト削減、手続きの簡略化や業務効率向上を実現します。
 文書管理システム
社内規程、契約書、マニュアル、伝票など、さまざまな文書を電子化・保管し、参照を可能にするシステムです。外出先、テレワーク先など、社内にいなくても必要な文書を閲覧することができます。

脱ハンコのメリット

コスト削減

印鑑を押すために印刷していた書類を電子化することにより、ペーパーレス化を推進できます。用紙代や印刷するための費用(インク代、メンテンナス費)、書類保管場所や書庫管理に関するコストを削減できます。

課税対象書類を電子化できれば印紙代も節約可能です。

コスト削減イメージ

業務効率化・テレワーク推進

紙で社内稟議や契約書を運用する場合、書類の作成、印刷、承認・捺印など、多くの作業と時間を必要とします。また、そのために出社しなければいけないケースも発生し、コロナ禍以降、対応を迫られているテレワークの妨げにもなっています。書類の電子化は多くの手間を省き、承認処理・契約書送付のオンライン化はテレワークを推進します。さらに、電子化された書類の管理は検索スピード向上、効率的な共有にもつながります。

業務効率化・テレワーク推進イメージ

コンプライアンス強化

紙による書類の管理では、管理方法を徹底しても保管漏れや紛失、改ざんなどのリスクがどうしても発生します。文書管理システムを利用すれば、高度なセキュリティで守られるため内部統制・コンプライアンス体制を強化することができます。

コンプライアンス強化イメージ

脱ハンコにおける課題

電子契約に切り替える範囲

多くの契約でペーパーレス化が認められ、電子契約が進んでいますが、書面化義務を残して現時点ではまだ電子化できない文書や書面電子化に相手の承諾等が必要な文書もあります。今後の改革・改正が期待されますが、電子契約導入前には書類の対応状況確認が必要です。

業務フローの電子化・改善

社内稟議や契約を電子化しても、業務フローを紙文化時代のまま放置してはペーパーレス化のメリットが減少します。紙の処理だからこそ必要だった作業など、電子化によって不要となる作業はないか、業務フローの見直し・改善をあわせて行うことで、一層の効率化が図れます。

まとめ

日本人に慣れ親しんだ「ハンコ」文化ですが、社内稟議や契約の電子化、ペーパーレス化のメリットは、コロナ対策のテレワーク推進と政府の行政手続き改革で徐々に浸透すると考えられます。

既存業務フローの無理/無駄を改善する必要がありますが、この機に脱ハンコ、ペーパーレス化に取り組みましょう。

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