脱ハンコでテレワークを推進！

最終更新日：2021/2/16

脱ハンコに注目が集まる背景

脱ハンコは政府が進めるペーパーレス化施策のひとつです。政府はコロナ禍においてテレワークを推進するにあたり、弊害となる「押印のための出社」対策として押印廃止の方針を打ち出し、行政手続きへの適用から着手しています。政府は押印がなくても契約の効力に影響は無いというガイドラインも示しており、一般企業においても電子契約導入検討が本格化するなど、脱ハンコへの注目が官民揃って高まっています。

一般企業が取り組む「脱ハンコ」とは？

社内の紙の申請書を電子化できるワークフローシステム、取引先等の外部との契約を電子化できる電子契約システム、電子化した申請書や契約書を保管する文書管理システムの導入に取り組む企業が増えています。

• ワークフローシステム
  紙で行われている申請書を電子化し、ペーパーレスで承認業務を行うシステムです。外出先、テレワーク先での申請、承認業務を実現すると共に、進捗確認、催促なども実施できます。
• 電子契約システム
  企業間で行う契約の締結を書面による押印やサインではなく、デジタルデータで行うシステムです。電子契約により相手先への訪問や押印書面の郵送手続きを省略できるため、コスト削減、手続きの簡略化や業務効率向上を実現します。
• 文書管理システム
  社内規程、契約書、マニュアル、伝票など、さまざまな文書を電子化・保管し、参照を可能にするシステムです。外出先、テレワーク先など、社内にいなくても必要な文書を閲覧することができます。

脱ハンコのメリット

コスト削減

業務効率化・テレワーク推進

コンプライアンス強化

脱ハンコにおける課題

電子契約に切り替える範囲

多くの契約でペーパーレス化が認められ、電子契約が進んでいますが、書面化義務を残して現時点ではまだ電子化できない文書や書面電子化に相手の承諾等が必要な文書もあります。今後の改革・改正が期待されますが、電子契約導入前には書類の対応状況確認が必要です。

業務フローの電子化・改善

社内稟議や契約を電子化しても、業務フローを紙文化時代のまま放置してはペーパーレス化のメリットが減少します。紙の処理だからこそ必要だった作業など、電子化によって不要となる作業はないか、業務フローの見直し・改善をあわせて行うことで、一層の効率化が図れます。

まとめ

日本人に慣れ親しんだ「ハンコ」文化ですが、社内稟議や契約の電子化、ペーパーレス化のメリットは、コロナ対策のテレワーク推進と政府の行政手続き改革で徐々に浸透すると考えられます。

既存業務フローの無理/無駄を改善する必要がありますが、この機に脱ハンコ、ペーパーレス化に取り組みましょう。

• 申請業務の電子化には「eValue V2 ワークフロー」
  稟議や届出の申請、報告書の提出などを電子化すれば、申請・承認業務を停滞させません。
• オフィス文書のペーパーレス化には「eValue V2 ドキュメント管理」
  さまざまな文書を電子化することで、書類を探す手間を削減します。
• 契約書類の電子化なら「eValue V2 ドキュメント管理連携ライブラリ with Adobe Sign」 「eValue V2 ドキュメント管理連携ライブラリ with クラウドサイン」 「eValue V2 ドキュメント管理連携ライブラリ with paperlogic SiGNER」
  アドビ株式会社のオンライン電子サインサービス「Adobe Sign」、弁護士ドットコム社のクラウド契約サービス「クラウドサイン」、ペーパーロジック社の電子契約サービス「paperlogic 電子契約」との連携により、契約締結から契約書保管まで電子化できます。

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