年末調整の電子化で業務負担を軽減!

2020年(令和2年)の年末調整から、社員から勤務先に提出する申告書や控除証明書についてぼぼ全てが電子データで提出できるようになります。

SMILE Vでは、従業員から提出された電子データの申告書を、年調データとして給与システムに取込む機能を提供します。

年末調整手続きを電子化する場合の企業で必要な事前準備

従前は届出を行い税務署長の承認を受ける必要がありましたが、2021年4月1日以降、事前申請が不要になりました。

詳しくは『年末調整改正のポイント』をご参照ください。

電子化の対象になる書類

下記表の書類が電子データにより提供されます。

対象外の書類(国外居住親族に係る親族関係書類・送金関係書類、勤労学生に該当する旨の証明書など)については、従来通り書面での提出または提示が必要となります。

年末調整申告書関係
  • 扶養控除等申告書
  • 配偶者控除等申告書
  • 保険料控除申告書
  • 住宅ローン控除申告書
  • 基礎控除申告書 ※1
  • 所得金額調整控除申告書 ※1
控除証明書等関係
  • 保険料控除証明書 ※2
  • 住宅借入金等を有する場合の所得税額の特別控除証明書
  • 年末残高等証明書

※1

令和2年分から新設。

※2

生命保険料(新・旧)、個人年金保険料(新・旧)、介護医療保険料及び地震保険料に限ります。

電子化のための要件

データで提供を受けるための要件として「電磁的方法による提供を受けるために必要な措置」および「電磁的方法により提供する者の氏名を明らかにするために必要な措置」が必要となります。

電磁的方法による提供を受けるために必要な措置
下記のいずれかの方法で、従業員から電子データの提供を受ける必要があります。
  • 勤務先にインターネット経由のメール等で送信する(電子署名またはパスワードの設定が必要)
  • USBメモリ等に保存して勤務先に提供する(電子署名またはパスワードの設定が必要)
  • (社内LANなどで)勤務先と作成者である従業員のみアクセスが可能な領域に年末調整申告書データを保存する
  • 社内LANにログインし、メール等で送信する
電磁的方法により提供する者の氏名を明らかにするために必要な措置
従業員本人から提出された電子データであることが確認できるよう、以下のいずれかの措置が必要です。
  • 従業員が申告書情報に電子署名を行い、その電子署名に係る電子証明書を申告書情報と併せて勤務先に送信する
    (マイナンバーカードに記録された電子署名及び電子証明書を利用可能)
  • 従業員が、勤務先から通知を受けた識別符号(ID)及び暗証符号(パスワード)を用いて、勤務先に申告書情報を送信する
    具体的には年末調整申告書データそのものにパスワードを付す場合のほか、社内LAN等に従業員個別のID、パスワードでログインし、その従業員のみに割り当てられた電子メールアドレスから送信する場合等も含まれる。
その他の対応が必要な事項
  • 従業員が電磁的方法による提供を適正に行うことができるための措置
  • 従業員が電磁的方法による提供を行う際に、勤務先がその者を特定することができるための措置
  • 申告書に記載すべき事項について電子計算機の映像面への表示及び書面への出力をするための措置

電子化のメリット

年末調整の手続きが電子化されることで、企業や従業員双方に、以下のような様々なメリットがあります。

企業のメリット

用紙配布の手間を削減

控除額の検算が不要

給与システム連携で自動入力

問合せ対応の減少

電子化前
担当者は、従業員から届くフォーマットが統一されていない証明書と、申告書内容の突合せチェック(誤りがあれば修正作業依頼)を実施し、給与システムへのデータ入力を行う必要があります。
電子化後
担当者は、従業員から届く電子データを給与システムに取り込むだけで、自動的に税額計算が可能になります。

従業員のメリット

控除証明書等の自動入力

控除額の自動計算

電子化前
従業員は、保険会社や金融機関から郵送される紙の控除証明書などの保管と、保険控除額の計算を自分で行う必要があります。
電子化後
従業員は、保険会社や金融機関から電子データで控除証明書などを取得し、ソフトウェアの入力支援機能に従い入力することができます。

詳しくは、『国税庁 年末調整手続の電子化に向けた取組について』をご確認ください。

https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho.htm

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