入社の手続き

最終更新日：2023/10/11

入社の手続き　デジタル化のメリット

SMILE人事給与を導入することで、入社の手続きをデジタル化し、業務効率を上げることができます。

新入社員のメリット

• スマートフォンで必要書類の提出が完了

担当者のメリット

• 社会保険の手続きが電子申請可能

業務の流れ

新卒採用や中途採用など、新しく社員が入社した場合の事務手続きは、下記の手順で行います。

1. 必要書類の回収
2. 社員本人による社員情報の登録
3. 社員情報の確認とマイナンバーの登録
4. 社会保険の加入手続き

1.必要書類の回収

入社する社員から、以下の書類を回収します。

• 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
• マイナンバーカードまたは通知カードの写し

前職がある場合は、以下の書類も回収します。

• 給与所得の源泉徴収票
• 雇用保険被保険者証
• 普通徴収の納税通知書

2.社員本人による社員情報の登録

基本的な人事情報は、社員本人がワークフローの申請書に入力して登録申請をします。

給与振込の口座情報、通勤定期代、社会保険手続きに必要な情報などが、パソコン・スマートフォンから簡単に申請できます。

3.社員情報の確認とマイナンバーの登録

業務担当者は、申請された内容に不備がないかを確認し、承認します。

承認したデータはSMILE人事給与に反映され、給与業務・人事業務に活用できます。

マイナンバーの登録

マイナンバーは、本人確認を実施したうえで、マイナンバー取扱担当者が登録を行います。

SMILE人事給与では、登録時にパスワードの入力が必須になっています。マイナンバー取扱担当者以外には、参照・登録することができないため、安全に管理できます。

4.社会保険の加入手続き

社員の入社日から5日以内に、「資格取得届」を管轄の年金事務所、または健康保険組合へ提出する必要があります。

提出期限に余裕がないため、電子申請を利用して円滑に業務を進めましょう。

下記の手順で届出を行います。

• 4-1.健康保険・厚生年金関連情報を登録
• 4-2. 資格取得届の作成
• 4-3.年金事務所または健康保険組合に提出
• 4-4.健康保険被保険者証を社員に配布

4-1.健康保険・厚生年金関連情報を登録

SMILE人事給与で、社員ごとに「健康保険」「厚生年金」「社会保険」に関する情報を入力します。

4-2. 資格取得届の作成

SMILE人事給与で、電子申請用のデータを作成します。

データは、資格取得日の範囲指定をするだけで、ボタンひとつで作成可能です。

4-3.年金事務所または健康保険組合に提出

SMILE人事給与の画面上で、4-2で作成したデータを選択します。申請ボタンを押すだけで、マイナポータルAPI経由で届出を行うことができます。

電子申請を利用することにより、印刷や郵送の手間が省け、窓口での待ち時間もなくなります。

4-4.健康保険被保険者証を社員に配布

年金事務所または健康保険組合から、下記の書類が交付されます。

健康保険者証は社員に配布します。

• 健康保険被保険者証
• 健康保険被保険者証（被扶養者用）
• 被保険者資格取得確認及び標準報酬決定通知書