文書管理システム「DX統合パッケージ eValue V Air/V2 ドキュメント管理」

文書管理システムで社内文書を電子化し、検索性を大幅改善

社内規程、契約書、図面、伝票など、さまざまな文書を電子化することで、書類を探す手間を削減。
「どの書類棚の、どのバインダーの、どのページに目的の書類があるか」迷うことがありません。

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DX統合パッケージ「eValue ドキュメント管理」の特長Feature

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  目的の文書にすばやくアクセス

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  版の履歴を簡単・確実に管理

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  証憑を見ながら文書属性を登録

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  電子帳簿保存法に則した証憑管理を支援

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目的の文書にすばやくアクセス

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版の履歴を簡単・確実に管理

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証憑を見ながら文書属性を登録

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電子帳簿保存法に則した証憑管理を支援

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OSKの文書管理システムの基本機能

法令遵守と信憑管理

電子帳簿保存法対応

専用フォルダによる管理

タイムスタンプの付与

履歴管理

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高度なセキュリティとアクセス制御

アクセス権限設定

印刷・持ち出し制限

機密性に応じた制限

ウォーターマーク表示

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効率的な登録・検索機能

多様な登録方法

複数の検索機能

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他システム連携機能・オプション機能

企業内の情報整理、伝達、共有

「文書管理システム」「申請・承認ワークフローシステム」「スケジュール管理ツール」「社内コミュニケーションツール」による企業内の情報整理、伝達、共有に必要な機能を網羅したグループウェアです。

ERP販売管理システム (SMILE 販売)

販売管理システムで発行・受領した請求書PDFやデジタルインボイスなどの書類を、電子帳簿保存法に対応した形で自動保存できます。
また、得意先・商品情報と、ドキュメント管理内の契約書・図面・商品画像などを紐づけて一元管理できるため、必要な関連資料を即座に参照可能です。

請求書保存業務の負担を大幅に軽減し、ペーパーレス化と高い検索性を同時に実現します。

会計ソフト (SMILE 会計)

ドキュメント管理に登録された証憑を確認しながら、自動生成された仕訳をスムーズに登録できます。
AI-OCRで読み取った日付や金額を文書属性として反映し、仕訳との紐づけも同時に行えるため、電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存運用を大幅に効率化します。

受領・発行したデジタルインボイスも自動保存され、経理業務の省力化と正確な証憑管理を強力に支援します。

給与計算・労務人事管理ソフト(SMILE 人事給与)

人事給与システムの社員情報と、ドキュメント管理に保存された履歴書・職務経歴書・資格証明書などの人事関連書類を関連付けて管理できます。
また、システムから出力した電子サイン用PDFを所定のフォルダへ自動登録し、電子サインシステムと連携した運用も可能です。

社員情報管理の精度向上と、機密性の高い人事書類の安全な保管、ペーパーレス化を同時に促進します。

電子申請・承認ワークフローシステム (eValue ワークフロー)

申請書PDFや添付ファイルを、ドキュメント管理へ自動的に保存できます。
ISO文書の申請・承認から配布・受領までの一連の流れを電子化し、常に最新版のみを参照できる文書管理環境の構築も容易です。

稟議書保存の自動化により管理負荷を軽減し、内部統制の強化やコンプライアンス遵守に貢献します。

社内コミュニケーションツール（eValue コミュニケーション)

社内メッセージ機能と連携し、文書が公開された際に指定のユーザーへ自動通知することが可能です。ドキュメント管理内の確認すべき文書の見逃し防止に繋がります。

組織全体の情報共有を円滑にし、社内ナレッジの有効活用を支援します。

営業支援（SFA）ツール (DX統合パッケージ セールスマネジメント)

営業活動で使用した提案書・見積書などの資料を、顧客情報と紐づけてドキュメント管理に保存・共有できます。過去の類似商談資料をチーム内で簡単に再利用できるため、営業業務の効率化と提案品質の平準化を実現します。

商談履歴と関連書類を「顧客ポータル」で一元管理し、顧客対応力の向上と営業DX推進を強力にバックアップします。

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OSKの文書管理システムが選ばれる理由

安定したサポート体制

他システムとの連携による業務全体の効率化

さまざまな業種・業態で利用可能

導入いただいた企業様例

多種多様な業種・規模の企業様が、SMILE＆eValueシリーズを活用してDXを推進しています。

実際にOSKの文書管理システムを利用したお客様の声

文書管理システムの料金

文書管理システムを安心してご利用いただけるためのサポート体制

サポートセンターご対応の流れ

エンジニアが対応

お客様からのお問い合わせには、SMILE各業務に精通した専門のスキルを持ったサポートセンター専属エンジニアがお受けします。

画面を見ながら遠隔サポート

リモートサポートツールを活用し、お客様の現在の画面をセンターで確認します。画面の細かい説明することがないため、スピーディな解決が実現できます。

ソフトウェア更新サービスオンプレミス

法改正や機能改良など、保守サービスご契約期間中は、インターネットからいつでも最新版をダウンロードしていただけます。

オンプレミス版をご利用でダウンロード環境のないお客様 (インターネットに未接続) には、別途「媒体送付サービス」による更新データのご提供も行っております。

クラウド版は常に最新の状態でご利用いただけます。

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推奨環境

• 『DX統合パッケージ』をご導入いただく際の主なシステム要件を記載しています。
• OSやデータベース、Webブラウザ等は日本語版が必要です。また、原則として最新のService Packを適用してください。
• プラットフォームの組み合わせ可否は別途ご確認ください。組み合わせによっては動作しない場合があります。
  OSとデータベースの組み合わせに関しては、こちらをご参照ください。

クラウド版

PCクライアント

モバイルクライアント

1. Windows11のHome Edition、ARM版Windows11には対応していません。
   Windows11でのMicrosoftアカウント運用は動作保証外です。
   コンピューター名に、日本語と「_(アンダースコア)」は使用できません。また、ユーザー名に日本語を使用することもできません。
   mac OSに関しては、セキュリティPDF参照など一部機能に制限があります。
2. ディスプレイのカスタマイズで項目のサイズを125％より大きくすると、画面表示が崩れる場合があります。端末により初期値が125％より大きく設定されている場合があります。
3. ドキュメント管理セキュリティ付PDFを参照する端末にインストールする必要があります。
4. Internet Explorerモードは無効にしてください。

オンプレミス版（LAN）

クライアント

サーバー

グループウェア・販売 自由帳票実行オプション・CRM QuickCreator・Custom AP Builder※7

1. Windows11のHome Edition、ARM版のWindows11には対応していません。
   Windows11でのMicrosoftアカウント運用は動作保証外です。
   サーバーおよびクライアントのコンピューター名に、日本語と「_(アンダースコア)」は使用できません。また、ユーザー名に日本語を使用することもできません。
   mac OSに関しては、セキュリティPDF参照など一部機能に制限があります。
2. すでにデータベースがインストールされている場合、設定により当システムでの利用ができない場合があります。
3. 当システムを構成する各種テーブルは、複数のサーバーにまたがって配置することはできません。
4. 別途、リモートアクセス環境の構築が必要です。
5. MacOS、Safariは、グループウェアのみ利用できます。（管理者機能を除く）
6. ドキュメント管理セキュリティ付PDFを参照する端末にインストールする必要があります。
7. 開発ツール（Custom AP Builder）で設計した画面をブラウザで利用することも可能です。設計はSMILEクライアントから行います。
8. Internet Explorerモードは無効にしてください。

オンプレミス版（スタンドアロン）

スタンドアロン版は、SMILEのみ利用可能です。eValueおよびセールスマネジメントは利用できません。詳しくは、製品構成・ライセンスの「オンプレミス版ユーザーライセンス」をご参照ください。

1. Windows11のHome Edition、ARM版のWindows11には対応していません。
   Windows11でのMicrosoftアカウント運用は動作保証外です。
   コンピューター名に、日本語と「_(アンダースコア)」は使用できません。また、ユーザー名に日本語を使用することもできません。
2. すでにデータベースがインストールされている場合、設定により当システムでの利用ができない場合があります。
3. 当システムを構成する各種テーブルは、複数のサーバーにまたがって配置することはできません。
4. 最大データベースサイズの制限（10GBまで）があります。データ量が制限を超えないか、必ず余裕をもって容量をご確認ください。

• 詳しい推奨環境についてはこちらをご参照ください
• オンプレミス版とクラウド版の機能差についてはこちらをご参照ください

文書管理システムとは？

文書管理システムとは、企業内で作成・保管されるさまざまな文書を電子的に一元管理するシステムです。契約書、議事録、マニュアル、図面など多様な文書をデジタル化し、検索・共有・保管を効率化します。

バージョン管理機能により文書の変更履歴を追跡でき、アクセス権限設定でセキュリティも確保できます。

文書のライフサイクル全体を管理し、作成から廃棄までを適切にコントロールすることで、業務効率化とコンプライアンス強化を実現します。

ペーパーレス化の推進により、保管スペースの削減やテレワーク対応も可能になる重要なシステムです。

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文書管理システムとファイルサーバーとの違い

文書管理システムとファイルサーバーは、どちらも文書を保管する仕組みですが、機能面で大きな違いがあります。

ファイルサーバーは単なる保管場所であり、フォルダ階層による管理が基本です。

一方、文書管理システムは文書に属性情報(メタデータ)を付与し、高度な検索機能で必要な文書を瞬時に見つけられます。

バージョン管理機能により、誰がいつ編集したかの履歴を完全に追跡でき、誤って上書きするリスクも防げます。

承認ワークフロー機能で承認プロセスを効率化し、アクセス権限も細かく設定可能です。保管期限の保管期限の管理やセキュリティ機能も充実しており、コンプライアンス対応にも優れています。

単なる保管から、文書の戦略的活用へと進化させるのが文書管理システムです。

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文書管理システムのメリット

文書管理システムの導入により、企業は業務効率とガバナンスの両面で大きなメリットを得られます。

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文書管理システムの選び方

文書管理システムは、業務効率化だけでなく、情報セキュリティやコンプライアンスにも直結する重要な基盤です。

自社に合ったシステムを選ぶことで、長期的な運用効果を最大化できます。

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文書管理システムに関するよくある質問