成田工機株式会社様
見積や受注情報を一元管理し、社内共有することで顧客対応のスピードが向上
成田工機株式会社様
インボイス制度対応、電子帳簿保存法の対応を見据えてクラウドサービスを導入、Excelの煩雑な処理から脱却した成田工機株式会社様の導入事例をご紹介いたします。
業種：環境関連機器製造業
従業員数：16名（2023年8月現在）
事業内容：固液分離機、水処理機器、 生ゴミ処理機器、廃棄食品の包装材 分離機器の設計・製造・販売
インボイス制度や電子帳簿保存法への対応を機に、Excelの煩雑な処理から脱却
- 導入の狙い
-
- Excelベースの煩雑な業務を効率化
- 見積書や受注情報の社内共有体制を整備
- クラウド利用できるシステムの導入
- 導入効果
-
- 見積書や受注情報を一元管理することで、問い合わせに迅速に対応
- 請求業務の効率化
- テレワークに柔軟に対応できる業務環境が整った
導入前のことをお聞かせください
以前は各営業担当者がExcelで個別に見積書の作成や受注情報の管理を行っていました。そのため、担当者の不在時はお客様からの問い合わせに、すぐに回答ができない状態でした。
また、月末に請求書を作成するまで、受注漏れや請求漏れのチェックが行えないことも課題となっていました。
V Airを選定いただいたポイントは？
「SMILE V Air 販売」「eValue V Air ドキュメント管理」のデモンストレーションを見て、ともに使いやすいと直感しました。
当初から検討していたクラウドサービスだったこと、オリジナルの帳票をかんたんに作成できることが決め手となりました。
導入・運用サポートを活用されたそうですね
700点以上ある製品情報のマスター登録をする必要がありましたが、不明点はサポートセンターに質問すると丁寧に教えてくれました。口頭で難しい場合は、リモートで一緒に画面を見ながら丁寧に教えてくれたので、安心して作業ができました。
また、見積書のフォーマットは今までと同様の書式となるよう変更しました。自社の業務内容にあわせたことで、円滑な運用が実現できました。
V Airをご利用いただいていかがですか？
お客様のお問い合わせについては、社名や日付で情報を検索することで、誰でもすぐに回答できるようになりました。
見積書に記載された付属品の部品名や金額も、請求書に自動で反映されるので、転記の手間やミスがなくなり、請求漏れも防げるようになりました。
また、作成した見積書や納品書、請求書が自動でドキュメント管理に保管されるようになり、検索機能が充実しているおかげで、月別の請求書確認に重宝しています。
今後の展望をお聞かせください
「SMILE V Air 販売」の販売管理部分だけでなく、仕入や在庫の管理にも活用していきます。
まだ機能を十分に使いこなせていないので、社内のITスキルを高めながら活用範囲を徐々に広げていきたいと思います。
会社名、製品名などは、各社または各団体の商標もしくは登録商標です。
事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は取材当時のものであり、配付される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。
この記載内容は2023年11月現在のものです。
