eValue NS2で情報資産の有効活用と効率化を推進!ドキュメント管理 導入事例

導入システム:eValue NS 2nd Edition ドキュメント管理

業種:ガラス加工業
従業員数:30名(2018年8月現在)
事業内容:ありとあらゆるガラス加工

高度な精研削法によるガラス加工技術を持つ有限会社ブル精密は、『eValue NS2』の導入により、既存の文書の棚卸しを行い、関連する文書を即座に参照できる業務基盤を整備する。

総務部 経理部長 川井 佐知子氏

eValue NS2 導入前のことをお聞かせください

弊社は事業拡大への転換期を迎えていると考えていて、各種書類の基盤整備は最重要事項の一つです。

書類データは全てファイルサーバーに保管されてはいますが、管理は担当者任せになっており、管理方法もバラバラでした。お客様からのお問い合わせで過去の資料を探す際も、担当者に確認しないと見つけられないということが多々ありました。

eValue NS2を選定いただいたポイントは?

1つ目のポイントは「データの一元管理」
PDF化したCAD図面、作業工程表、見積書や注文書も一つのフォルダに管理できると考えました。

2つ目のポイントは「優れた検索性」
テキスト情報から文字や金額の検索ができるのは、詳細な情報を確認したいときに役立つと思いました。

3つ目のポイントは「版管理機能」
旧版のCAD図面データで作業を進めてしまう、といったリスクを未然に防ぐことができます。

4つ目のポイントは「アクセス権限」
経営者と一部の人間にしか見せたくない機微な情報も、適切に管理することができる必要があるので。

この4つのポイントがeValue NS2を選定したポイントです。

製品イメージ
製品イメージ

システム稼働前に準備したことがあると聞きましたが?

既存の書類データの棚卸作業が必要だと思いました。

例えば、「過去5年間で一度も参照したことがないデータは削除する」「重要なデータは案件に紐づけて保管する」など、特に個人任せとしていた部分にドキュメント管理の業務ルールを明確に定めるようにしました。

eValue NS2導入後、最初に行ったことは何でしょうか?

ファイルサーバーに保存されている総務経理関連の書類データを全てチェックして、不要なデータは削除し、管理が必要なデータは『eValue NS2 ドキュメント管理』に登録して、検索機能を使った整理を行いました。

入力風景
HPイメージ

今後の展望と、OSKへ期待することをお聞かせください

まだ総務部門のみの稼働ですが、社内のドキュメント管理が本格的に軌道に乗ってくれば、大幅な業務改善に繋がると確信しています。また、過去の類似案件を検索して再利用することで、見積書の作成時間短縮も期待しています。

OSKの担当者はドキュメント管理の知識がとても豊富なので、何か解らないことがあっても質問すれば解決するという安心感は期待が持てます。

今回のお客様 有限会社ブル精密

有限会社ブル精密は、1984年に栃木市に創立された高度な精研削法によるガラス加工技術を持つパイオニアで、『笑顔とねばり』『どんなモノにもトライする勇猛で忠実な会社にしよう』をモットーに、少数精鋭で常に技術革新を追求している企業です。

深海8,000メートルの水圧に耐える撮影用のガラス球の製作など、革新的な取り組みは顧客から高い評価を得ています。

有限会社ブル精密 http://www.cc9.ne.jp/~bull/

会社名、製品名などは、各社または各団体の商標もしくは登録商標です。

事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は取材当時のものであり、配付される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。

この記載内容は2018年10月現在のものです。

本サイトに記載されている会社名、製品名、サービス名は各社の商標または登録商標です。

Copyright © 2018 OSK Co., LTD. All Rights Reserved.

資料請求 お問い合わせ TOPへ