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株式会社富澤鉄工所様

書類の電子化で業務を大幅短縮。電子帳簿保存法改正にも素早く対応

株式会社富澤鉄工所様

電子データにタイムスタンプを付与できる環境の整備と、スキャンするだけで簡単に文書を登録できる仕組みを構築した、製造業の株式会社富澤鉄工所様の導入事例をご紹介いたします。

業種:製造業
従業員数:16名(2022年7月現在)
事業内容:鉄道車両部品の製造

利用目的:

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法に対応するために『eValue V Air』を導入。電子データにタイムスタンプを付与できる環境を整備し、さらに紙ベースで管理していた文書をスキャンするだけで簡単に登録できる仕組みを構築した。

導入の狙い
  • 電子帳簿保存法に速やかに対応する
  • 紙保管の書類を電子化して効率よく管理する
導入効果
  • 文書整理業務が1週間から1日に短縮
  • 必要な文書を瞬時に検索
  • 電子データにタイムスタンプを自動付与
  • 2時間かかっていた書類の電子化が30分で完了

導入前のことをお聞かせください

弊社では、経理書類や多種の技術資料を紙で管理していました。10年以上保管している技術資料もあり、紙の書類は増える一方でした。

紙の書類のファイリングは、担当者が一つ一つに穴をあけて対応していました。もちろん手作業です。書類は整理していましたが、量が膨大なため必要な文書を探し出すのは大変でした。

『eValue V Air』を導入されていかがでしょうか

導入当初は、わからないことも多々ありましたので、サポートセンターによく連絡しました。担当の方が画面を共有しながら丁寧に教えてくれたので、1カ月ほどでドキュメント管理の機能を使いこなせるようになりました。

今では、複合機のスキャナーで電子化した帳票類や、メールなどでやりとりした電子データにタイムスタンプを付与して、膨大な量の書類を効率よく管理できています。今まで1週間かかっていた文書管理に要する作業がわずか1日で完了するようになりました。

また、『eValue V Air』はクラウドサービスなので、ハードウェアのメンテナンス、ソフトウェアのアップデートといった運用管理を任せられることは大きなメリットだと感じています。

その後『RICOH マーキングスキャン for 文書保管』も導入いただきました

あらかじめ読み取りたい箇所をマーキングしておけば、その項目名をそのままファイル名として『eValue V Air ドキュメント管理』に登録できます。その際に、「取引日」「取引先」「金額」といった情報を検索項目として自動で保存することができるので、該当するファイルは瞬時に見つけられます。

以前は2時間ほどかかっていた複合機でのスキャニング作業が、現在は30分足らずで完了します。その間に別の作業ができるので、効率が上がってありがたいです。

今後の展望をお聞かせください

社内でドキュメント管理の機能を使いこなせる人数を増やして、順次eValue V Airのワークフローなどの機能も活用できればと考えています。

そして、自社の納品書や請求書についてもデジタル化していきたいですね。

会社名、製品名などは、各社または各団体の商標もしくは登録商標です。

事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は取材当時のものであり、配付される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。

この記載内容は2022年9月現在のものです。

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