日本ユニシス株式会社様（ワークフロー）

1万人が利用するワークフロー。優れた機能性が業務効率を改善

日本ユニシス株式会社様（ワークフロー）

10,000人以上が利用するワークフローを最新バージョンのeValue NS2に刷新し、優れた機能性で業務効率を大きく改善した日本ユニシス株式会社様の事例を紹介します。

業種：システムインテグレーター
従業員数：4,241名（2016年3月現在）
事業内容：クラウドやアウトソーシングなどのサービスビジネス、コンピューターシステムやネットワークシステムの販売・賃貸、ソフトウェアの開発・販売および各種システム関連サービスの提供

https://www.biprogy.com/

課題業務：

申請・承認

10,000人以上が利用するワークフローを最新バージョンに刷新優れた機能性が業務効率を大きく改善

1950年代に設立し、先駆的な技術力で日本のITを支え続けてきたシステムインテグレーターの日本ユニシス株式会社。長年にわたりOSKのワークフローとドキュメント管理システムを利用してきた同社は、2015年に最新バージョンに刷新した。ワークフローのバージョンアップにあたっては、既存の申請書フォームの移行や、「人事マスター」のデータベース改修を経て、2016年1月に本稼働。10,000人以上が利用する大規模なワークフローの操作性や機能性が高まったことで、業務効率が大きく向上している。

こちらはワークフローの事例です。ドキュメント管理の事例はこちらからご覧ください。

導入の狙い

申請・承認の業務プロセスのさらなる標準化
ドキュメント管理との連携による、業務負担の軽減

導入効果

操作性や機能性の向上で、申請・承認の業務効率が向上
承認プロセスがより明確になると共に、証跡の管理体制も強化

システム化で業務効率を大幅アップ

コンピューター黎明期の1958年に創設された日本ユニシス株式会社（以下、日本ユニシス）は、半世紀以上にわたって日本のITを支えてきた大手システムインテグレーターである。近年は法人向けクラウドサービスも展開している同社は、2020年に向けた変革を実現するために策定し、2015年から2017年で実施する中期経営計画で、あらゆる経済活動や社会活動のデジタル化に対応し、業界や業態の垣根を越えて活用される革新的なサービスを生み出す方針を打ち出している。

幅広い分野の顧客の経営課題に対し、ITによるソリューションを提供している同社は、自社の業務効率化やコスト削減にも積極的だ。社内申請・承認のワークフローの整備に向けてOSKの『Advance-Flow』を導入したのは2007年。翌2008年にはOSKの文書管理システム『Visual Finder』を導入し、営業部門の契約書を電子化することで省スペース・省資源を実現すると共に、膨大な文書を一元管理できる体制が構築された。

2015年には、複合機で電子化した文書を自動的にサーバー上のフォルダに保管するこのシステムを、『Visual Finder』の後継製品である統合型グループウェア『eValue NS2 ドキュメント管理』に移行。『Advance-Flow』についても、サーバーOSをバージョンアップするタイミングと重なったことから更新が検討された。

「システム更新の検討時には、他社も含め、3社の製品を比較しました。多くの申請書フォームを新しいシステムに適合させるのは非常に大変な作業であること、既存のドキュメントとワークフローを引き続き一元管理できればより便利だということから、『Advance-Flow』の後継製品である『eValue NS2 ワークフロー』の導入を決定しました」と説明するのは、情報システムサービス部情報システム推進室 AP保守二課の額賀幸子氏。

ワークフローを利用する部課はグループ会社まで含めると1,200超、ユーザー数は10,000人を超える。これだけ大規模で、10年近く運用された『Advance-Flow』は大きなトラブルを起こしたことがなく、その実績も選定の決め手になったのだという。

申請・承認の業務プロセスがより標準化され操作性も向上

『eValue NS2 ワークフロー』の移行に先立って行われたのは、申請書フォームの見直しだ。約140件あったフォームを利用頻度の高い約90件に絞り、その移行作業はOSKに依頼された。

それと並行して、組織情報と従業員情報の連携プラットフォームの改修作業が社内で進められた。同社では大規模な組織変更が毎年4月と10月に行われるほか、「人事マスター」のデータも月に2回更新される。

「以前は社内の所属コードを『Advance-Flow』用に読み替えたコードで採番し直していました。そのため大きな組織改編期には、変更された情報の取り込み処理が大変な負担でした。しかし『eValue NS2 ワークフロー』では、「人事マスター」からの連携データをそのまま取り込めるようにしました」（額賀氏）

こうして、半年余りの準備期間を経て、2016年1月に本稼働を迎えた。

「インターフェイスは多少変わりましたが、操作感はほとんど変わらないため、ユーザーからは違和感なく受け入れられました」と語るのは、情報システムサービス部情報システム推進室 AP保守二課の村田直子氏。

承認プロセスの証跡をよりしっかり保存できるようになったことや、承認が現在どこまで進んでいるかを逐次把握できるようになったことを評価する声が多いという。

日本ユニシスグループでは、金融・製造・流通・公共系など700社を超える企業が利用するマネージドクラウドサービス「U-Cloud」を運営している。『eValue NS2 ワークフロー』と『eValue NS2 ドキュメント管理』がそのクラウド環境に置かれ、万全なセキュリティ体制のもとで安定的に運用されている点も、同社の利用の特長の一つだ。

文書管理とワークフローの連携性が業務負担を軽減

額賀氏と村田氏は、各部署から依頼を受けて申請書フォームを作成する業務も担っている。『eValue NS2 ワークフロー』には、簡単なGUIで独自の申請フォームを作成できる「申請フォームエディタ」が用意されているが、自らHTMLベースでプログラミングして作成するケースのほうが多いという。

「『eValue NS2』はオリジナルで作成した申請フォームとの連携性にも優れ、幅広い部署の社員からの依頼に柔軟に応えられるのが魅力です」と額賀氏。

村田氏は、「別々だったドキュメント管理とワークフローのプラットフォームが「U-Cloud」環境に設置した『eValue NS2』に統合されたことで、双方のシームレスな利用が可能になりました。アプリケーション保守担当の負荷が大幅に軽減したこともありがたいですね」と、今回の導入がもたらした成果を口にする。今後は、保管文書へのアクセス権限なども、適宜、各部課に委譲することで、より快適な利用環境を整備していく意向だという。

株式会社OSK SL本部
第一ソリューション部
カスタムソリューション一課
アプリケーションエンジニア
主任村林弘規氏

10,000人以上ものユーザーが利用する『eValue NS2 ドキュメント管理／ワークフロー』の保守・運用に携わるのは、額賀氏と村田氏を含めて4人。

「たったこれだけの陣容でスムーズに運用できるのも、OSK製品の特長ではないでしょうか。また、ユーザーからの問い合わせが少ないことは、操作性の良さを物語っています」と語る両氏。「今後もバージョンアップ時のサポートやパフォーマンスチューニングなどに際して、これまでと同様に力を貸してください」とOSKへの期待を口にした。

事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は取材当時のものであり、配付される時点では、変更されている可能性があることをご了承ください。

この記事内容は2016年7月現在のものです。