ＪＢＣＣ株式会社様

以前は申請フォームの作成に２か月程度かかっていたため、人事関連の処理は紙で行っていました。申請書は各事業所から本社へ郵送で提出しており、時間のロスと書類紛失のリスクがありました。

そこで、2011年にシステムの見直しを行い、『eValue NS ワークフロー/ドキュメント管理』を導入しました。申請フォームの作成が数日で行えることからペーパーレス化が加速し、年間12,000枚の用紙と保管スペースの削減が実現しました。

導入前に行っていた各事業所から本社への申請書の郵送も、不要となりました。

2020年に『eValue V ワークフロー/ドキュメント管理』にバージョンアップしました。

PCだけでなくスマートデバイスからの申請・承認もできるようになり、外出時の空き時間や海外からも作業が行えます。場所を問わず申請内容の確認や承認作業ができるので、処理の停滞が減少しました。特に、高額な発注申請などの処理に重宝しています。

電子帳簿保存法に対応するため、2022年に『ドキュメント管理 タイムスタンプオプション』を追加導入しました。

電子取引データやスキャナで取り込んだ証憑にタイムスタンプを付与して保存しています。タイムスタンプの一括検証もできるため、業務負荷が軽減されました。また、スキャナ保存を行うことで、書類保存のコスト削減にもなりました。

『ワークフロー』は申請書の作成が簡単なので、今回入替にあたって申請書の見直しを 行いましたが、入力項目をシンプルにして作業負担を軽減しました。今後、運用担当者が 交代したり、追加の申請書作成が必要となっても安心しています。

また、内部統制の仕組みが強化されたことにもメリットを感じています。『ワークフロー』によって信頼性が担保されているので、会社の信頼性向上にも大きく貢献しています。