東京レコードマネジメント株式会社様

もともとは自社の文書管理システムで文書管理業務を行っていました。しかし、紙の書類を前提として保管や廃棄処分などを行う業務を対象とするシステムのため、電子化された文書の扱いが増えたことに伴い、新しい機能が必要となってきました。

そこで目に留まったのが、『eValue』です。アクセス権付与や、キーワードによる検索機能が充実していることが決め手となりました。

今まではファイルサーバーに保存していた社内規定書やISMS規定書などをドキュメント管理で対応しています。 簡単に文書検索ができる点が優れていると思います。

『eValue』を導入して一番変わったのは、申請・承認業務です。紙の書類は全員の印鑑が必要なため、最終承認までかなりの時間がかかっていました。電子化されたことで出張先からも申請・承認できるようになり、スムーズになりました。

ワークフローで承認された稟議書や申請書は、ドキュメント管理に保存して情報を一元管理しています。承認後は、閲覧制限が掛けられた状態で自動保存されるので便利です。

個人やグループのスケジュール調整、会議室予約、機材の貸し出し予約、Zoomのプロライセンス予約などでスケジューラを利用しています。グループメンバーのスケジュールをまとめて登録するなど、使い方が簡単なので社員からも好評です。

業務管理室からの通達事項やお知らせなどは、全社員に瞬時に情報共有ができるようになりました。確実に見てもらいたい情報は回覧板で配信して、誰が見たか把握しています。

また、社内のボーリング大会を開催したときには、アンケート機能を使って事後アンケート調査を行い、今後のレクリエーション活動の参考にしました。

現時点では紙の書類で回している申請書も、随時電子化していく予定です。ドキュメント管理やスケジューラ、コミュニケーション機能も引き続き有効活用していきたいです。

販売パートナーとしては、ドキュメント管理やワークフローの機能を単体で利用することも、フルセットで導入することも可能な『eValue V2』を、お客様の使い方にあわせて提案していきたいです。