トナミシステムソリューションズ株式会社様

グループウェアは業種を問わず必要とされる製品です。ワークフローやドキュメント管理といった機能を統合して高機能なのに比較的リーズナブルな『eValue』は、新規のお客様に対するドアノックツールとして最適だと見込み、2013年にOSKの販売・サポートパートナーとなりました。

当時利用していたグループウェアは、複雑な承認ルートに対応した設定が難しく、また文書管理は紙で行っていました。自社でも『eValue』を導入することで、社内での課題解決と顧客への説明や設定を行う上での実践力が養えると考えました。

お客様の契約書を『eValue ドキュメント管理』で管理しています。複数拠点で保守・サポートを行うお客様の場合は、保守契約内容を各拠点がしっかりと把握していることが重要となります。そのため、紙の契約書を複合機でデータ化し、ドキュメント管理に登録・共有することで、情報の食い違いを避けています。また、有効期限の設定を行うことで、保守契約の更新漏れを防げるようになりました。

協力会社への業務依頼の申請や見積書の確認にワークフローを利用しています。申請内容によって金額などのルート分岐があり、承認者は多いと8～9名にもなります。部署内に役職者が複数いる場合は承認順序を正しく設定する必要があるので、条件に応じてルートをきめ細かく設定できるので助かっています。

紙で申請をしていたときは、承認者が出張で不在の場合には決裁が滞ることもありました。現在は出張先であっても承認処理が可能となり、決裁スピードが向上しました。承認が滞留している場合は、システムで催促できるのも便利です。

すでに『eValue』を利用しているお客様から、もっと活用したいというご要望をうけて、『SMILE 人事給与』と『eValue』が連携するご提案をしたところ気に入っていただき、現在移行作業を行っています。他にも、スキャンした文書を自動登録する機能や文書属性を一括登録できる機能がお客様に好評です。

これまでに多種多様な業種の知見を蓄積してきた経験を活かし、今まで以上に幅広いユーザーに対して、自社開発製品はもちろん、『eValue』もおすすめしていきたいと考えています。