なるほど！請求書の電子化で業務改革をスタート

なるほど！シリーズ

最終更新日：2024/7/26

近年、インボイス制度や電子帳簿保存法などをきっかけに、書類を電子化する動きが加速しています。例えば請求書を電子化することで、印刷や郵送にかかる時間やコストを減らすというメリットもあるからです。

2024年10月1日から、郵便料金が30％値上げされます。この影響を考えると、請求書を紙で送付している企業は今が業務の見直しを検討する良いタイミングかもしれません。

ここでは請求関連業務を電子化した場合の業務効率化について説明していきます。

郵便料金が値上げされる背景には、インターネットやSNSの普及による郵便物の減少や、燃料費・人件費の上昇などが関係しています。はがきは7年ぶり、封書については30年ぶりの値上げとなります。

種類	2024/9/30まで(旧料金)	2024/10/1以降(新料金)
定形郵便物(封書)	84円(25gまで) 94円(50gまで)	110円(50gまで)
通常はがき	63円	85円

定形外郵便物については、各種3割程増加します。

値上げに関する詳細はこちらをご確認ください。

請求書を郵送している企業は、今までよりも郵送費の負担が増えるので注意が必要です。

郵送費以外にも目を向けてみると、案外負担となっている業務に気づかされるのではないでしょうか。

請求書を紙で郵送している場合、100通で6時間以上、諸費用も1.3万円。1000通ならば、のべ60時間、諸費用13万円も掛かっている試算です。

また、手作業が増えることでミスを誘発してしまう可能性もあります。

いつもの業務なのであまり気に留めていなかったかもしれませんが、よく考えてみると、手間も時間もコストもかかっているようです。

請求書を紙からPDFなどへ変更してみるとどうでしょう。

紙で発行していた場合と比べると、業務量を減らすことで、作業時間やコストの削減ができています。

あわせて、手作業が減ることでミスも少なくなり、不要な作業を減らせます。

また、請求書をメールで送付することで、取引先に迅速に届けることができ、内容についてのやりとりの記録も残せるメリットがあります。

ただし、紙からPDFに変更しただけでは一部の手作業が残ってしまいます。懸念すべき点は、送信ミスや添付ファイルの改ざんなどのセキュリティ関連です。電子化した請求書を自動で送付できるような仕組みのシステムがあると、業務がより効率化されます。

請求書を電子化し、発行業務が自動化できるシステムを導入することで、業務の効率化が進みそうです。

まずは、業務を見直すために、自社の現状を把握するところからはじめてみませんか。

数字を当てはめるだけで活用できる試算シミュレーションシートをご用意しています。

発行業務を見直すと、受領や保存についても検討の必要がでてくるかもしれません。そんな時にも活用できる資料になっていますので、是非ご活用ください。

この機会に、請求関連業務を見直し、業務の効率アップを目指していきましょう。

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