株式会社タカヤ様

以前は、Excelで稟議書や人事系の申請書類を作成していました。それらの書類は、上長の承認後に各拠点から盛岡本社に郵送して最終的な決裁を行っていたため、多くの時間と手間がかかっていました。

また、当社の組織は単純なピラミッド型ではなく、縦と横の組み合わせによるマトリックス型の組織構造のため、システム導入は難しいと考えていました。

社内の就業規定などの書類管理においても、どの文書が最新かわからなくなることもあり困っていました。

2017年に『eValue NS2 総合』を導入しました。申請・承認業務がデジタル化され、社内の意思決定もスピーディになって、作業効率が格段にアップしました。特にワークフローは、承認ルートを細かく設定できる柔軟さが魅力です。お客様のご要望にも迅速に対応できるようになり、信頼度も上がりました。

また、ドキュメント管理の版管理機能を非常に重宝しています。最新の情報を的確に入手できるので、以前のように古い文書と間違えることもなくなりました。

2023年に、クラウド型システム『SMILE V Air』にバージョンアップしました。インターネットに接続できれば、安全かつ迅速に業務が行えるので、利便性が非常に高いと感じています。

ワークフローは、当社の難しい組織構造でも承認ルートを柔軟に設定できるし、同報機能で申請内容を共有できるので使いやすいです。また、ドキュメント管理に、社内の規定類やワークフローで承認された申請書類などの保存に利用しています。今回タイムスタンプオプションを追加導入して、電子帳簿保存法にも対応しました。

掲示板には、社員向けのメッセージやリーダーメッセージを掲載して、社内のコミュニケーション活性化に役立てています。

2022年に『SMILE BS2 人事給与』から『SMILE V Air 人事給与』にバージョンアップしました。

従業員がWeb上で入力した出退勤のデータが自動的に反映される勤怠管理システム『Universal 勤次郎』と連携して、転記ミスや入力の手間を削減しています。

また、『Web給金帳』連携によって、給与明細書をメール送信やWeb配信しているので、給与業務の負荷は大幅に軽減されました。

現在は、個人情報保護の観点からスマートフォンの利用を原則禁止としています。ですが、今後は社内のセキュリティポリシーを明確にして、スマートフォンで利用することも検討していきたいです。

そして、人事情報の管理がまだExcelなので、『SMILE V Air 人事給与』で一元管理していきたいと思っています。例えば、公共工事の入札などで提出が求められる作業員の資格情報を抽出して提供するなど、入力されている人事情報の有効活用につなげたいです。