生産管理システムを用いた業務フローを構築するには？生産方式ごとの違いや効率化しやすい業務を解説

「受注情報がすぐに確認できない」「進捗状況を担当者しか把握していない」など、現場の情報共有に課題を抱える企業は多いです。

生産管理システムの導入による業務フローの変化を把握することで、自社での活用イメージを具体的に描きやすくなります。

本記事では、生産管理の基本的な業務フローから受注生産・見込生産による違い、未導入の現場で起こりやすい課題などを解説します。導入前に整理しておきたいポイントも紹介しますので、自社の業務フローを見直す際の参考にしてください。

生産管理の主な業務フロー

生産管理の業務フローは、需要予測から出荷まで複数の工程で構成されています。それぞれの工程について順番に見ていきましょう。

需要・受注情報の整理

生産管理では、需要予測や受注情報をもとに生産計画を立てます。受注内容や数量、納期、在庫状況を確認し、生産計画を立てるための前工程として位置づけられます。

整理の方法としては、注文書に記載された数量や希望納期を一覧化し、現在の在庫と突き合わせる形が一般的です。情報のずれや入力ミスは、後工程の生産計画や調達計画に大きな混乱を招くため、高い正確性が求められます。

生産計画の作成

生産計画では、需要や受注の情報をもとに、いつ・どの順番で製品を作るかを決めます。計画を立てる際は、以下のような項目を考慮した調整が必要です。

• 納期
• 設備の稼働状況
• 人員体制
• 材料の入荷時期

繁忙期には人員が不足するため、生産順序を見直す場合があります。こうした調整を重ねながら、無理のないスケジュールを組み立てる流れです。

材料・部品の手配

材料・部品の手配では、生産計画に基づいて必要な数量を確認し、不足分を調達します。在庫状況や納入までの時期を照らし合わせ、発注のタイミングを見極める作業です。

手配から納入までに要する期間が長い部品は、欠品を防ぐために早めの発注が必要です。一方、今後の生産に必要な在庫を確保できている材料は、過剰在庫を防ぐため追加手配を控えます。

緻密な在庫と納期のコントロールにより、過剰在庫を防ぎつつ、生産ラインの滞りを未然に防ぐ重要な工程です。

作業指示と進捗管理

作業指示は、生産計画に基づき、何をどれだけ、いつまでに作るのかを現場に伝える工程です。指示を出したあとは、作業が予定どおり進んでいるかを確認する進捗管理も行います。

工程の遅れが見つかった場合は、人員の配置や作業順序を見直して対応します。現場とのやり取りを重ねながら、計画とのずれを調整していく流れです。

品質確認と在庫管理

品質確認は、材料の受け入れ時や仕掛品、完成品の検査など、工程に応じて行います。不良や不具合を早い段階で見つけ、後工程への影響を防ぐことが目的です。

在庫管理では、材料から完成品まで幅広い品目を対象とし、数量を正確に把握します。過剰在庫や欠品を防ぐための適切な管理が重要です。

出荷・納品管理

出荷・納品管理は、完成した製品を顧客のもとへ届けるまでの工程です。出庫指示書を作成し、出荷を担当する部門へ引き継ぎます。

出荷後は、数量や製品の状態、配送ルートなどの情報を記録します。問題が発生した際に原因を確認できるよう、記録を適切に管理することが重要です。

受注生産と見込生産で業務フローはどう変わるか

受注生産と見込生産では、製造を始めるタイミングが異なります。それぞれの業務フローの違いを見ていきましょう。

受注生産は受注後に計画を立てる

受注生産は、顧客から注文を受けたあとに製造を始める方式です。あらかじめ製品を作り置きしないため、完成品在庫を抑えやすい点が特徴になります。

一方で、発注確定後に設計や材料手配、生産計画を組み立てるため、着手から納品までの期間が長くなりやすいです。途中で仕様変更の要望が入れば、計画の練り直しも発生します。受注内容ごとに納期が異なるため、各案件の進捗を並行して管理する必要があります。

見込生産は需要予測をもとに計画する

見込生産は、注文を受ける前に需要を見込んで製造を進める方式です。あらかじめ在庫を持っておくため、注文が入ればすぐに出荷でき、短納期での対応がしやすくなります。

過去の販売実績や季節変動をもとに生産計画を立て、受注の有無にかかわらず製造を進める方式です。ただし予測が実際の需要とずれると、作りすぎによる過剰在庫や、逆に品切れによる欠品が起こります。

生産管理システム未導入の現場で起こりやすい課題

生産管理システムを未導入の現場では、情報管理や共有の面でさまざまな課題が発生しやすくなります。ここでは、現場で起こりやすい代表的な課題をご紹介します。

情報が担当者や個別ファイルに分散している

受注情報や在庫情報などを一元管理できていないと、情報の確認や共有に手間がかかります。システムが導入されていない場合、担当者ごとのファイルや紙の帳票で管理されているケースが少なくありません。

特定の担当者しか全体像を把握していない場合、その人が不在のときに業務が止まる要因にもなります。管理するファイルや帳票が増えるほど、引き継ぎが複雑になりやすい点も課題です。

計画変更や進捗状況をすぐに共有できない

生産管理システムが未導入の場合、生産計画の変更や進捗状況を関係者へ迅速に共有できないことがあります。紙やExcelで管理している場合は、更新内容の反映や関係者への共有に複数の作業が発生するためです。

計画変更があっても現場への連絡が翌日になると、古い情報のまま作業が進んでしまいます。その結果、確認や調整の手間が増え、手戻りや納期遅延につながる場合があります。

記録と実態がずれている

記録上の在庫数と実際の在庫数の不一致は、生産管理システムを導入していない現場でとくに起こりやすい課題です。手作業や個別管理に頼る環境では、更新の遅れや記入漏れが積み重なりやすいためです。主な原因は、以下のとおりです。

• 入出庫の記録がリアルタイムに反映されていない
• 作業時や入力時のミス
• 不良・廃棄・ロスが記録に反映されていない

その結果、棚卸や差異の確認、修正作業に時間を要する場合があります。

納期回答や顧客対応に時間がかかる

納期を回答するには、生産計画や在庫数、進捗状況をあわせて確認する必要があります。これらの情報が分散していると、顧客からの問い合わせにすぐ対応できず、回答までに時間がかかるでしょう。

進捗状況を把握している担当者が限られていると、不在時に顧客からの問い合わせへすぐに対応できません。必要な情報をすぐに確認できないことは、顧客対応の遅れを招く要因のひとつです。

生産管理システムで効率化できる業務

生産管理システムを導入すると、情報管理や情報共有が効率化され、日々の業務負担の軽減が期待できます。ここでは、効率化が期待できる代表的な業務をご紹介します。

受注・生産情報の一元管理

受注情報や生産情報を一つの画面で管理することで、部門ごとの二重入力や転記作業の削減が可能です。

部門ごとに情報が分散していると、必要な情報を確認するたびに担当者へ問い合わせる手間が発生します。一方で、情報を一元管理できれば、必要な情報を一箇所で確認できるため、部門をまたいだ連携や判断もスムーズになるでしょう。

情報を一元管理できる環境を整えることは、業務効率の向上につながる重要なポイントです。

材料・部品の在庫管理

材料や部品の在庫状況をリアルタイムで確認できるようになると、以下のようなリスクを防ぎやすくなります。

• 欠品の防止
• 過剰在庫の抑制
• 発注判断の遅れの防止

現在の在庫数に加えて、入庫予定や出庫予定も確認できるため、実際に使用できる在庫数（有効在庫）を把握しやすくなります。

適切な発注判断につながることで、欠品や過剰在庫を防ぎやすくなるでしょう。

作業指示書や工程表の作成

作業指示書や工程表をシステム上で作成・共有すると、確認したい情報を画面上ですぐに探せます。紙やExcelで管理している場合は、内容を修正・共有するたびに手作業が発生し、担当者の負担が大きくなります。

システム上であれば、変更内容を反映できるほか、関係者への情報共有や過去の指示書の参照も可能です。作成や更新にかかる負担を軽減できる点が、システム化のメリットです。

製造実績の記録

製造実績では、以下のような情報を記録できます。

• 製造数量
• 作業時間
• 完了状況

製造実績は、現場で入力・記録した情報をもとに進捗状況を確認する仕組みです。例えば、作業完了時に実績を入力すると、その内容が進捗画面へ反映されます。

また、過去の作業記録も確認しやすくなるため、現場へ都度問い合わせる手間の軽減につながります。

出荷・納期情報の管理

出荷予定や納期、出荷台数などの情報を一元化すれば、出荷準備の状況を把握することが可能です。

顧客から納期を尋ねられた際も、出荷予定を画面で確認してすぐに回答できます。出荷ミスや情報の見落としも減らしやすくなるでしょう。

受注から出荷までの進捗状況を確認できれば、管理効率の向上につながります。

生産方式によって必要な機能は異なる

受注生産と見込生産では、管理すべきポイントが異なります。自社の生産方式に合わせて必要な機能を確認しましょう。

受注生産では案件ごとの管理が重要になる

受注生産では、案件ごとに条件が異なるため、それぞれの進捗や状況を管理しやすい仕組みが必要です。管理には「製番管理」という方法がよく使われます。

製番管理とは、受注ごとに番号を割り当て、番号単位で工程の進捗や在庫を紐づける管理方法です。途中で仕様変更や納期変更があっても、該当する案件の番号をたどれば、影響範囲をすぐに確認できます。

案件数が増えるほど、案件ごとの進捗管理が重要です。受注生産では、各案件の状況を確認しやすい環境が求められます。

見込生産では需要予測と在庫管理が重要になる

見込生産は、過去の販売データなどをもとに需要を予測し、結果に沿って生産計画を立てる方式です。受注前から製造を進め、あらかじめ在庫を確保しておく点が特徴です。

ただし、需要予測が実際の販売数とずれると、作りすぎによる過剰在庫や、逆に品切れによる欠品が発生します。

例えば、季節商品で予測を上回る注文が入れば、欠品によって販売機会を逃す場合があります。見込生産では、生産数量と在庫状況をあわせて把握できる仕組みが欠かせません。

自社の生産方式に合った生産管理システムを選ぶことが効率化の近道

受注生産と見込生産では、管理すべき対象や求められる機能が異なります。受注生産には案件単位で状況を追える仕組みが向いており、見込生産には需要予測や在庫状況を把握しやすい仕組みが向いています。

汎用的な機能を備えたシステムでも、自社の生産方式に合わなければ、現場での使いやすさに影響が出るでしょう。導入を検討する際は、自社が採用している生産方式を踏まえ、必要な機能を整理することが大切です。

生産管理システム導入の前に整理しておくこと

生産管理システムを効果的に活用するためには、導入前の準備が欠かせません。ここでは、整理しておきたいポイントを確認します。

課題が集中している業務を特定する

システムを導入する前には、自社の業務フローを整理し、どの業務に課題があるのかを把握することが重要です。

受注管理では問題がなくても、在庫管理や進捗管理でミスや手戻りが多い場合があります。業務全体をひとくくりに捉えると、課題の所在があいまいになりやすいです。

工程ごとの現状を整理することで、改善すべき業務を明確にできます。

システムに任せる業務を決める

すべての業務を一度にシステム化しようとすると、設定や運用のルール作りに手間がかかり、現場が対応しきれない場合があります。

そのため、自社の課題を踏まえ、どの業務からシステム化するかをあらかじめ決めておくことが大切です。例えば、在庫管理と進捗管理からシステム化し、他の業務は運用を見ながら段階的に広げる方法があります。優先度の高い業務から導入を進めると、システムが現場に定着しやすくなるでしょう。

必要な機能と運用条件を整理する

導入前に、自社の業務フローに適した機能や運用条件を明確にしておく必要があります。確認しておきたい点は、以下のとおりです。

• 自社の生産方式や業務フローに合う機能が備わっているか
• 見積書や指示書など、必要な帳票や集計資料を出力できるか
• 会計システムや販売管理システムなど、既存システムと連携できるか
• 現場での入力方法が、日々の作業に無理なく組み込めるか

事前に整理した内容をもとに比較・検討すれば、自社に適したシステムを選びやすくなるでしょう。

生産方式に合わせて選べる生産管理システム「生産革新シリーズ」

自社の生産方式に合ったシステムを探している方には、OSKの生産管理システム「生産革新シリーズ」がおすすめです。生産方式への対応や他システムとの連携、サポート体制を備えているため、現場でも運用しやすいシステムです。

自社の生産方式にフィットする5つの専用パッケージ

組立製造業向けには、繰返生産に特化した「生産革新Fu-jin」、繰返生産と個別受注生産の両方に対応する「生産革新Raijin」を用意しています。さらに、量産型繰返生産の加工業向け「生産革新Ryu-jin」、多品種小ロット生産の加工業向け「生産革新Wun-jin」、配合型製造業向け「生産革新Blendjin」も展開しています。生産スタイルにあわせて製品を選べるため、製造業種・業態ごとの管理要件にもフィットしやすい点が特徴です。

販売・会計とつながるシームレスなデータ連携

OSKのDX統合パッケージと同一基盤で動作する生産管理システムなので、 受注データから生産計画への自動反映や、製造実績の原価・会計データへの連動が可能です。部門間の転記作業を削減し、生産管理にとどまらない全社的な業務効率化を実現します。

導入から運用定着まで寄り添う伴走型サポート

製造業の業務を熟知した専門スタッフが、導入前のヒアリングから本稼働後の定着支援まで一貫して対応します。現場で発生しやすいトラブルにも迅速に対処できる体制が整っているため、初めてのシステム導入でも安心です。

まとめ

生産管理システムを導入すると、需要・受注情報の整理から出荷・納品管理まで、一連の業務フローを効率化できます。情報が分散しがちな未導入の現場に対し、システム導入によって受注・生産情報の一元管理や在庫の把握、作業指示の共有がしやすくなります。

ただし、必要な機能は受注生産と見込生産で異なるため、自社の生産方式に合った選定が欠かせません。

OSKでは、業態ごとの生産方式に対応した「生産革新シリーズ」を提供しており、繰返生産から個別受注生産、配合製造まで幅広い業態での導入実績があります。

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  業種別・従業員規模別・利用目的別に事例を絞り込んで検索でき、自社と近い規模や生産方式の企業がどのようにシステムを活用しているかを簡単に確認できます。生産現場で実際に得られた業務改善効果や、導入までのプロセスなど、検討に役立つリアルな情報を把握でき、システム導入後のイメージをより明確に描くことができます。
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