運送業の業務フローとは？受注から請求までの流れと、各工程の課題・改善策を徹底解説

運送業の業務フローには、受注から配車、請求、収支管理まで、運送業界特有の工程が数多く存在します。長年同じ運用を続けている企業もあり、担当者ごとの属人化やデータの二重入力など、さまざまな課題を抱えていることが少なくありません。

本記事では、運送業の業務フローの概要や、各工程で発生しやすい課題と改善策を紹介します。業務効率化に役立つ運送業向けシステムの選び方も解説しているので、ぜひ参考にしてください。

運送業の業務フローの全体像

まず、運送業における業務フローの全体像を見ていきましょう。

運送業の基本フロー

運送業の業務は、主に以下の7つの工程で構成されています。

まず荷主から運送依頼をもとに車両やドライバーを割り当て、担当ドライバーが実際の運送業務を行います。

運行後の日報データと荷主ごとの契約内容をもとに運賃を算出し、請求書を発行します。外部の運送会社へ業務を委託している場合は、傭車先への支払い処理も必要です。

最終的には、売上や経費を集計して収支を管理し、事業全体の損益状況を把握します。

運送業特有のフロー構造

運送業では、荷主や傭車先ごとに異なる契約条件を管理する必要があります。

運賃は一律ではなく、運送会社は輸送にかかる原価や運行状況を考慮し、荷主と個別に契約を締結します。業務を委託する傭車先についても、それぞれ異なる運賃を設定することが一般的です。

また、運送契約にはスポット契約やチャーター契約など複数の契約形態があります。

スポット契約は、単発の配送依頼に対応する契約で、基本的に1回の輸送を行います。一方、チャーター契約は日時を指定してトラックとドライバーを貸し切る契約形態であり、契約内容によっては複数回の配送を行うことも可能です。

契約内容や運賃体系が取引先ごとに異なる点が、運送業の業務フローが複雑化する要因となっています。

業務フローに関わる主な登場人物と役割

運送業の業務フローには多くの関係者が関わっており、それぞれ以下のような役割があります。

担当者・関係者	主な役割
荷主	運送を依頼し、運賃を支払う
配車担当	依頼内容に応じて配車計画を作成する
ドライバー	荷物の運送や積卸し、日報作成を行う
運行管理者	ドライバーの安全運行をサポートする
経理	請求書の発行や支払い処理を担当する
傭車先	委託された輸送業務を実施する

配車担当者は荷主から運送依頼を受け、配送先や荷物の内容、車両の稼働状況などを考慮し、車両とドライバーを割り当てます。

ドライバーは輸送業務を担当し、運行管理者は運転時間の管理や健康状態の確認などを通じて安全運行を支援するのが主な役割です。

運行完了後は、ドライバーが作成した日報をもとに経理担当者が運賃計算や請求処理を行います。また、傭車先を利用した場合は、契約内容に基づいて支払い処理を実施します。

【工程別】運送業の業務フローを詳しく解説

ここでは、運送業の業務フローを7つの工程に分けて詳しく解説します。

①受注──荷主からの依頼受付・契約条件の確認

運送業務は、荷主からの運送依頼を受けることから始まります。依頼は電話・FAX・メールなどで受け付けるのが一般的で、配車担当者が以下のような内容を確認します。

• 積荷内容
• 発着地
• 納期
• 運賃条件

これらの情報はその後の配車計画や運賃計算で必要となるため、正確な確認が欠かせません。

2025年4月からは運送契約締結時の書面交付が義務化されており、荷主から契約書を受け取る必要があります。契約書は紙だけでなく、メールでの電子的な方法による交付も認められています。

②配車──車両・ドライバーの割り当てと傭車手配

受注後は、配車担当者が依頼内容に応じて車両とドライバーを割り当てます。

積荷の種類や数量などを考慮して適切な車両を選定し、ドライバーの経験や土地勘、スケジュールなどを踏まえて配車計画を作成するのが一般的です。

自社だけで対応できない場合は、外部の運送会社へ輸送業務を委託する傭車手配を行うこともあります。

③運行・輸送──点呼・積込み・走行・荷卸し

配車計画に基づき、ドライバーが輸送業務を行います。一般的な運行の流れは以下の通りです。

1. 出庫前の点呼・車両点検
2. 積込み
3. 走行
4. 荷卸し
5. 帰庫後の点呼

出庫前には、健康状態やアルコールチェック、車両の異常の有無を確認します。事前の確認を徹底することで、安全な輸送の実現につながります。

④日報作成──運転日報・運行実績の記録

運行終了後、ドライバーは運転日報を作成します。日報には主に以下のような内容を記載します。

• 走行距離
• 発着時刻
• 荷待ち時間
• 休憩時間
• 経費

運転日報の作成は法令で義務付けられており、運行状況や労務状況を把握するための重要な記録です。

⑤売上計上・請求──運賃計算と請求書の発行

経理担当者は、日報に記録された運行実績をもとに運賃を計算します。運送業では、荷主ごとに運賃体系や締め日が異なるケースが多く、それぞれの契約状況に沿って運賃を算出しなければなりません。

運賃計算が完了したら請求書を作成し、荷主へ送付します。

⑥支払管理──傭車先への支払い・経費精算

輸送業務を外部へ委託した場合は、契約内容や運行実績に基づいて傭車先に委託運賃を支払います。傭車先ごとに締め日や運賃条件が異なるため、漏れなく管理することが重要です。

また、正確な収支管理につなげるには、高速道路料金や燃料費、人件費などの経費精算も欠かせません。

⑦収支管理──車両別・案件別の損益把握

運送会社が安定した経営を行うためには、収支管理が重要です。売上から傭車費や燃料費、人件費などの原価を差し引き、利益を確認します。

車両別・案件別・得意先別などの項目ごとに損益を分析することで、改善が必要な領域を特定しやすくなります。分析結果をもとに業務改善を進めることで、収益性の向上につなげることが可能です。

運送業の業務フローでよくある7つの課題

工程が複雑な運送業では、さまざまな業務課題が発生しやすい傾向があります。ここでは、運送業の業務フローでよくある7つの課題を紹介します。

課題1｜配車業務がベテラン担当者に属人化している

配車業務では、道路情報や積載能力、ドライバーごとの経験や適性など、複数の要素を考慮しながら最適な配車計画を立てる必要があります。

こうした判断には経験やノウハウが求められるため、特定のベテラン担当者に業務が集中しやすく、属人化している企業も少なくありません。担当者が異動・退職した場合に業務が滞ったり、後任者への引き継ぎに時間を要したりするリスクがあります。

課題2｜受注がFAX・電話中心でデータ化されていない

荷主からの依頼をFAXや電話で受け付けている場合、受付情報をデータとして管理しにくいという課題があります。

紙の伝票やメモで管理していると、過去の依頼内容を検索することが難しく、情報共有にも手間がかかります。また、受注内容をシステムへ転記する作業が発生し、入力ミスの原因にもなるでしょう。

課題3｜日報がExcel・紙管理のため転記・二重入力が発生する

運転日報を手書きやExcelで管理しているケースでは、情報をシステムへ転記する作業が必要になります。

例えば、手書きの日報をExcelに入力し、その内容をさらに請求システムへ転記するといった二重・三重入力が発生すると、負担は大きいでしょう。手書き文字の読み間違いや入力ミスが起こりやすく、集計ミスにつながる可能性があります。

課題4｜請求業務に時間がかかり月末に事務作業が集中する

運送業では、荷主ごとに運賃体系や締め日などが異なることが一般的です。

そのため、経理担当者は契約内容を確認しながら運賃計算や請求書発行を行う必要があり、月末に業務が集中しやすくなります。

特にExcelで運賃計算を行っている場合は、運賃計算や確認作業に時間がかかります。運賃変更が行われた際の計算条件の更新も必要となり、担当者が業務に追われることになるかもしれません。

課題5｜車両ごと・案件ごとの収支が見えない

売上と経費を別々で管理している場合、車両ごとや案件ごとの正確な収支の把握が難しくなります。

収支が見えていないと、どの車両や案件が利益に貢献しているかが確認できません。また、赤字運行にも気付けず、運賃交渉や業務改善が行われないまま経営を圧迫する可能性があります。

課題6｜傭車管理が煩雑で支払い漏れ・確認ミスが起きる

複数の傭車先を利用している場合、傭車管理が煩雑になりがちです。

傭車先ごとに運賃条件や締め日が異なるケースもあり、手作業による照合作業が増えることで、支払い漏れや金額の誤りが発生しやすくなります。

課題7｜法改正対応の負担が増大している

近年の運送業界では、トラック新法のような法改正が行われており、帳票の更新・運用変更などの負担が大きくなっています。

主な法改正には、以下のようなものがあります。

法改正	内容
改善基準告示	ドライバーの時間外労働の上限を年960時間とするなど、労働時間に関する規制を強化
実運送体制管理簿の義務化	元請事業者に対し、傭車先や請負階層を記載した管理簿の作成を義務化
委託次数の制限	多重下請け構造の是正を目的に、再委託を2回以内に制限する努力義務を設定

今後も制度改正が行われる可能性があり、法改正のたびに業務フローや帳票の見直しが求められます。

なぜ運送業の業務フローは非効率になりやすいのか

運送業では、業務フローの効率化が十分に進んでいない企業が少なくありません。ここでは、運送業の業務フローが非効率になりやすい要因を解説します。

中小事業者が99%を占める業界構造と投資余力の限界

トラック運送事業者の99%以上が中小企業です。多くの企業が厳しい経営環境のなかで事業を運営しており、業務効率化につながるシステムの導入に投資できない状況があります。

また、社内でIT人材を確保できておらず、「導入しても運用できる人がいない」「定着しないのではないか」という不安から、IT化に踏み切れないケースも見られます。

電話・FAX・ホワイトボード文化が根強い商慣習

運送業では、荷主からの受注や傭車先との連絡に電話やFAXを用いるケースが多く、配車管理をホワイトボードで行っている企業もあります。

こうしたアナログな運用では、受注情報をデータ化するための転記作業が必要になり、配車変更が発生した際も情報更新に手間がかかります。

工程ごとに複数ツールが乱立している

運送会社では、工程ごとに異なるツールを使い分けているケースがあります。例えば、FAXで受けた受注情報をもとにExcelで配車管理を行い、紙の日報のデータを会計システムに入力して請求処理を進めるといった状態です。

複数のツールが乱立していると、同じデータを何度も入力する必要があり、転記ミスや確認作業の増加につながります。

業務フロー自体が文書化・可視化されていない

配車管理や運賃計算などの日常業務が、口頭での伝達や担当者の経験に依存している企業もあります。

業務フローが文書化・可視化されていないと、全体像を把握しにくくなります。その結果、問題点や改善点を発見しづらく、効率化が進みにくい状況が生まれやすいでしょう。

運送業の業務フロー改善の進め方

ここでは、運送業の業務フロー改善の具体的な進め方を解説します。

まず現状の業務フローを「可視化」する

業務フローを改善するには、まず受注から収支確定までの全工程を洗い出し、現状を可視化する必要があります。

具体的には以下のような項目を整理します。

• 担当者
• 業務内容
• 使用ツール
• 処理時間

これらをフローチャートなどで整理することで、「どこで転記作業が発生しているのか」「どの工程に時間がかかっているのか」といった課題を把握しやすくなります。

受注や配車、日報管理など多くの工程を整理する必要がありますが、改善対象を明確にするためには欠かせない作業です。

日報を起点にデータの一元管理を始める

運転日報には、走行距離や運行時間などの運行実績が集約されています。そのため、日報を起点としてデータを一元管理する仕組みを構築すると、業務効率化を進めやすくなります

運転日報の電子化により運行データを自動的にシステムへ取り込めれば、運行実績の記録から運賃計算、経費管理、請求書発行までの流れをスムーズに連携できるでしょう。

受注・配車業務をシステム化し属人化を解消する

受注や配車業務の属人化を解消するためには、配車システムの活用が有効です。

システムを導入することで、受注情報をもとに車両やドライバーの状況を一元管理できるようになり、担当者の経験に頼りすぎない運用を行えます。また、ドライバーごとの労働時間を考慮した配車が可能なシステムを導入すれば、法令遵守にもつながります。

デジタコ連携で運行実績の手入力をなくす

運送業向けシステムのなかには、デジタコとの連携に対応した製品があります。デジタコから走行データを自動取得することで、ドライバーが手書きで日報を作成する負担を削減できます。

また、経理担当者による再入力も不要になるため、運賃計算や請求書作成までの作業の効率化につながるでしょう。

会計・給与システムとのデータ連携でバックオフィスを効率化する

バックオフィス全般を効率化するには、新しいシステムと既存システムの連携性にも注目する必要があります。

例えば、販売管理システムを会計システムと連携することで、売上・仕入・経費などの情報から仕訳データを自動作成できます。給与計算システムと連携すれば、ドライバーの稼働実績・勤怠情報・各種手当などを読み取り、給与データを自動作成することが可能です。

担当者の負担軽減だけでなく、入力ミスの削減や業務品質の向上も期待できます。

業務フロー改善に役立つ運送業向けシステムの選び方

業務フローの改善を成功させるためには、自社の課題に合った運送業向けシステムを選ぶことが重要です。ここでは、 運送業向けシステムの選び方を解説します。

運送業の業務フローを一気通貫でカバーしているか

運送業向けシステムで業務フロー全体を効率化するには、受注から収支管理までを一元管理できるかを確認しましょう。

受注・配車・日報作成・請求・支払・収支管理といった工程を一気通貫で管理できれば、Excelや他のシステムへの転記作業を減らせます。

また、過去の運行実績や請求履歴などの情報も容易に確認できるようになり、問い合わせ対応や業務分析の効率化にもつながります。

日報入力ひとつで請求・支払・実績まで連動するか

運送業向けシステムを選ぶ際は、日報データを活用して業務を自動化できるかを確認しましょう。

日報を入力するだけで売上計上や請求書発行、傭車費の計算、車両実績の集計まで連動できるシステムでは、同じ情報を何度も入力する必要がありません。工程ごとに複数回同じデータを入力している場合と比べて、担当者の負担を大幅に軽減できます。

デジタコ等の既存デバイスとデータ連携できるか

既にトラックにデジタコ等のデバイスを導入している場合は、それらの機器とシステムが連携できるかも重要なポイントです。

デジタコから取得した運行データを取り込めれば、日報作成の手間を削減できるだけでなく、入力ミスの防止につながります。

ただし、デジタコとの連携機能を搭載したシステムでも、すべてのデジタコに対応しているとは限らないため、導入前に対応機器を確認しましょう。

スポット・チャーターなど多様な契約形態に対応しているか

荷主との契約では、スポット契約やチャーター契約など、さまざまな契約形態が存在します。また、距離制・時間制・貸切など、運賃体系も取引先ごとに異なるのが一般的です。

こうした契約条件に対応できるシステムであれば、運賃計算を自動化できます。手作業による計算ミスを防ぎながら、請求業務の負担を軽減することが可能です。

法改正へのアップデート体制があるか

運送業界では、改善基準告示やトラック新法など、制度改正への対応が求められています。そのため、ベンダーが法改正に合わせて機能や帳票を更新してくれるかどうかも、システム選びにおいて重要な判断基準です。

アップデート体制が整っているシステムであれば、自社で大幅な運用変更を行う必要がなく、法律を遵守した運用を継続しやすくなります。

会計・給与など基幹システムとシームレスに連携できるか

運送業向けシステムが自社の基幹システムとシームレスに連携できるかどうかは、バックオフィスの効率化を実現するうえで大切です。

運行データから作成した売上データを会計システムや給与計算システムに連携できれば、二重入力の手間がなくなります。毎月の月次決算処理や給与計算業務にかかる時間が減り、継続的な負担の軽減が期待できるでしょう。

運送業の業務フロー改善事例

手書きとExcelから日報をデジタル化し、ドライバーや経理担当の作業負荷を軽減

富士陸送株式会社様は、ドライバーの手書き日報をExcelに転記する属人的な運用に課題を抱えていました。『SMILE V2 トラックスター』とデジタコを連携させたことで、運転日報の作成が自動化され、入力時間は半減、ミスもほぼ解消。請求書や給与明細の作成までを一気通貫で処理できる体制を整え、業務の標準化を実現しています。

詳しい内容はこちらのページをご覧ください。

業務フロー改善に活用できる補助金・支援制度

運送業向けシステムの導入によって業務効率化を進めたいものの、費用負担が大きいと感じる企業も多いことでしょう。そのような場合は、国が提供する補助金・支援制度を活用することで、導入コストを抑えられる可能性があります。

ここでは、業務フロー改善に活用できる補助金・支援制度を紹介します。

デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）

デジタル化・AI導入補助金（旧：IT導入補助金）は、中小企業・小規模事業者による業務効率化やDX推進に向けたITツールの導入を支援する補助金制度です。

運送業だけでなく、製造業や小売業、サービス業など幅広い業界が対象です。運送業では、運送業向け販売管理システムや勤怠管理システムなどの導入費用が、補助対象になる場合があります。

ただし、補助対象となるITツールは、事前に事務局の審査を受けて登録された製品に限られます。そのため、補助金の活用を検討している場合は、導入予定のシステムが対象製品として登録されているかを確認することが重要です。

中小企業省力化投資補助金

中小企業省力化投資補助金は、人手不足に悩む中小企業に対して、省力化につながるシステムの投資を支援する制度です。

補助金は、導入するシステムに応じて以下の2種類のカテゴリに分かれています。

	カタログ注文型	一般型
補助対象	カタログ掲載の省力化効果のある汎用製品	現場の設備や事業内容に合わせた設備・システム
補助金の上限	最大1,500万円	最大1億円
申請方法	販売事業者と共同申請	補助事業者が申請

カタログ注文型では、清掃ロボットや検品・仕分システムなどの省力化設備が中心であり、販売管理システムのようなバックオフィス向けシステムは基本的に含まれていません。

一方、一般型では自社の業務課題に応じたオーダーメイド性の高いシステムが対象となります。ただし、パッケージソフトの単体導入は補助対象外です。カスタマイズを行った場合に対象となる可能性がありますので、その際は利用を検討するとよいでしょう。

OSKの運送業向け販売管理システム「トラックスター」

請求・支払・車両収支・運転者実績まで一気通貫で管理

トラックスターは、運転日報の入力データを起点に、売上計上や請求書発行、傭車先への支払い、車両別の収支、運転者の乗務実績までを一つのシステムで管理できます。工程ごとにデータを入力し直す必要がなくなるため、転記ミスや入力漏れの防止にもつながります。

受注配車オプションで計画配車を実現し、属人化を解消

受注配車オプションを利用すると、受注データの入力から車両やドライバーの空き状況の確認、配車計画の作成までをシステム上で一元管理できます。ベテラン担当者の経験や感覚に依存しない運用が可能になるため、業務の属人化を解消しやすくなります。

デジタコ連携による日報自動作成でドライバー・経理の負担を軽減

トラックスターはデジタコと連携し、走行データを日報に反映できます。ドライバーが手書きで日報を作成する必要がなくなるほか、経理担当者による再入力の手間も省けるため、請求書作成までの業務を効率化できます。

会計や給与システムとの連携でバックオフィス業務をシームレスに

トラックスターは会計システムや給与システムと連携し、日報から集計した売上データを会計ソフトへ連携できます。また、ドライバーの稼働実績や勤怠情報を給与システムへ連携すれば、給与データの作成にかかる手間を軽減できます。バックオフィス全体の入力作業を減らし、業務品質の向上にもつながります。

トラックスターの詳細についてはこちらをご覧ください。

まとめ

運送業の業務フローは、受注から配車、運行、日報作成、請求、支払、収支管理まで多くの工程で構成されているうえ、取引先ごとに異なる契約条件への対応が求められる点が特徴です。FAXや電話、紙の日報といったアナログな運用を続けていると、転記作業や確認業務の負担が大きくなり、担当者への属人化も進みやすくなります。こうした課題を解決するには、業務フロー全体を可視化したうえで、システム化によってデータの一元管理を進めることが有効です。OSKの「トラックスター」であれば、日報入力を起点に請求・支払・車両収支・運転者の稼働状況までを一気通貫で管理でき、受注配車オプションやデジタコ連携、会計・給与システムとの連携によって、業務全体の効率化を図れます。業務フローの見直しを考えている方は、ぜひトラックスターの導入をご検討ください。

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