日本機動警備システム株式会社様

社員の9 割を占める警備員は、勤務先や勤務時間が頻繁に変わりますし、その勤怠報告は電話で受けて、勤怠一覧表に手書きで記入しています。さらに給与計算も手作業で行っていたため、事務スタッフの負担は大きく、計算ミスなどのリスクも高い状態でした。

また、有給休暇日数の算出や、年度途中で退社した場合に必要な提出物の作成など、すべての作業を手作業で行っていたので、本当に手間がかかっていました。

2014年の『SMILE BS 2nd Edition 人事給与』導入から、『SMILE V』を経て、2023年に『SMILE V 2nd Edition 人事給与（以下、SMILE V2 人事給与）』へバージョンアップし、手作業だった給与計算や関係作業を効率化してきました。

年度途中で従業員が退社した場合には、自治体に提出が必要な給与所得者異動届出書を作成します。これは退社月によって作業が異なるため大変だったのですが、すぐに作成できるようになってとても便利です。

OSKサポートセンターからの提案で、『SMILE V2 人事給与』にバージョンアップした際に『有給付与オプション』を追加導入しました。

警備員は勤務時間や日数が皆バラバラなので、これまではExcelシートを駆使して有給休暇の日数を算出していましたが、本当に大変でした。それが自動的に算出できるようになったので、今まで半月近くかけていた作業が、わずか1日で完了しています。労働基準監督署から有給休暇を付与した書類の提出を求められた時も、すぐに出力できるので助かっています。

当社の警備員は高齢者が多いので、現在は出退勤の報告は電話連絡で行っています。ですが、最近ではスマートフォンでSNSを利用する高齢者も増えているので、当社も手作業から脱却して、スマートフォンを活用した出退勤管理のデジタル化を視野に入れていきたいです。