ちょこ解　AI×文書管理システムで、「探して理解する」プロセスを、もっとスマートに

最近では、AIを使って仕事の効率を上げたり、日常生活のちょっとした疑問をすぐに解決したりすることが当たり前になりつつあります。中でも注目されているのがAI機能を利用した文書管理です。ペーパーレス化によって蓄積されたデジタル文書の中から、必要な情報を効率的に取り出す手段として注目されています。

今回は、AI機能を利用した文書管理システムで、社内情報の利用や業務効率化にどのように活用できるのかをちょこっと解説します。

文書管理システムにおける検索機能の課題

従来の文書管理システムにおける検索は、ネット検索のように、検索窓にキーワードを入れたり、目的の資料が見つかるように慎重にキーワードを選定する必要があり、以下のような課題がありました。

AI検索とは

AI検索とは、AIが人の質問の意図や文脈を理解し、最適な情報を導き出す検索技術です。従来のキーワード検索とは異なり、自然な文章での問いかけに対応し、必要な情報を整理・要約し、わかりやすく回答を生成します。

日常生活では、調べ物や旅行の計画など、ちょっとした疑問をすぐに解決する手段として利用されています。

ビジネスの現場では、RAG(※)などの仕組みを利用し、社内文書・FAQ・それらの過去の履歴などさまざまな情報源から、関連性の高い情報を抽出し回答を生成します。これにより、膨大な社内データの中から必要な情報を瞬時に見つけ出したり、会議資料の要約を自動で生成するなど、業務効率への貢献が期待できます。

RAG：Retrieval-Augmented Generation(検索拡張生成)の略

AI×文書管理システムで必要な情報をわかりやすく整理

生成AIと連携した文書管理システムの利用で、もっとスマートに、必要な検索結果＝情報を得ることが可能になります。

例えば、チャットのように話し言葉や書き言葉で質問を投げかけると、質問の意図をくみ取り、関連する文書を検索し、さらに該当する文書の要約も表示してくれます。このように、関連する情報を含めて、必要な情報をわかりやすく整理する作業まで自動化されます。

また、文書管理システムにはもともと以下のような機能が備わっているため、最新の文書をもとに、質問者の役職等や情報の機密レベルも考慮した適切な情報を、分かりやすく提供することができます。

• 最新文書のみを対象とした検索
• アクセス制御による権限管理

これまで時間や手間がかかっていた文書の検索も、生成AIを活用することで大きく変わります。また、知りたいことへの回答が瞬時に得られるだけでなく、情報の見え方や使い方そのものが、より効率的になります。

「最新の情報のみを、しっかり権限管理して提示する」生成AIを活用した文書管理システムを検討し、情報活用の質を高め、「探して理解する」プロセスを、今よりもっとスマートにしていきましょう。

「AI×文書管理システム」の実際の活用例などをご覧になりたい方は、以下セミナーをお申し込みください。新しい文書管理のかたちがわかります！