知識のツボ　電子帳簿保存法電子取引編

知識のツボシリーズ

最終更新日：2024/1/12

義務化？緩和？電子取引データの保存制度とは

電子帳簿保存法では、電磁的方式によりやり取りする取引（電子取引）を行った場合には、その取引情報を一定期間、電子データ（電磁的記録）で保存することが義務付けられています。

取引情報とは、取引に関してやり取りする注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項のことをいいます。

2023年12月までは宥恕措置で書面保存が認められていましたが、2024年1月からは宥恕期間が終了し、電子保存が必須となりました。

完全義務化となるため、すべての事業者は電子保存をする必要があります。

令和5年度税制改正により、以下のように変更されました。

下記の場合において、税務調査等の際にデータのダウンロードに応じることが出来る場合には、検索要件が不要となります。
- 判定期間における売上高が5,000万円以下
- 電子データの出力書面の提示または提出の求めに応じる
電磁的記録の保存を行う者等に関する情報の確認要件が廃止されます。
電子保存対応が出来ないことに相当の理由があり、下記をすべて満たした場合は、保存要件を満たさなくとも電子データでの保存が可能となります。
- 税務署長がやむを得ない事情があると認める
- 税務調査等の際に整然かつ明瞭な状態で出力された書面の提示が可能
- データのダウンロードの求めにも応じることが出来る

要件自体は緩和されていますが、電子保存は必須であるため、注意が必要です。

取引先と電子データでやりとりする注文書や請求書は、電子取引データに該当します。電子取引データは、要件を満たした状態で保存しなければなりません。

電子保存の完全義務化に向けて、電子取引の範囲や保存要件を改めて確認しましょう。

EDI取引、インターネット等による取引、ペーパーレスFAXによる取引、電子メールで受領する取引など、紙の介在しない電子的な取引であれば、通信手段を問わずすべてが対象となります。

EDIを利用してやり取りする見積書や請求書等は電子取引データとなります。

QRコード決済などを利用した場合の領収書等は電子取引データとなります。

インターネット上のWebサイトやWeb配信システムからダウンロードした見積書や請求書等は電子取引データとなります。

メールに添付された請求書等のPDFまたは本文に取引情報が記載されているメール自体が電子取引データとなります。

電子取引データを電子保存する場合、以下の要件を満たす必要があります。

項目		要件
保存要件	関係書類の備付	システムの仕様書、マニュアルなどが用意されていること
	見読性の確保	電子取引データをディスプレイやプリンタなどを使って整然とした形式で明瞭な状態で速やかに出力できること
	検索機能の確保	取引年月日、取引金額、取引先による検索ができること
保存措置		以下の1～4のいずれかの措置を行うことタイムスタンプが付された後の授受授受後遅滞なくタイムスタンプを付すデータの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け