運送業のお客様へ　日報管理、いまのままで大丈夫ですか？― あらためて考えたい、日々の記録のこと ―

こんなことに困っていませんか？

• 荷主からの確認や問合せ対応に毎回時間をとられている
• 日報の確認が特定の人に集中している
• 課題はわかっているが、数字や記録で説明できない
• 月末や締日に事務作業が集中している

その悩み、日報を「紙のまま」にしていることが原因かもしれません。日々の運行実績をまとめる日報や、そこから派生する実績管理・請求業務。これらは、多くの運送事業者で、手書きの紙・Excelをもとに行われているのが実情です。
一方で、デジタコ、ドラレコ、AI点呼、AI配車システムなど、現場を支える機器のデジタル化は急速に進んでいます。安全対策や労務管理、配車効率の面では大きな進化がみられます。
ではなぜ、日報や管理業務のデジタル化は進まないのでしょうか。

データで見る運送業DXの現状

国土交通省の「中小物流事業者のための 物流業務のデジタル化の手引き」 （※1） によると、 日報作成や請求業務といった管理系業務のデジタル化率は約20～35％程度 にとどまっています。注目すべき点として、これらの業務について「デジタル化したい」という意向を持つ事業者は約50％に上っており、必要性は認識されているものの、実行にまでは至っておらず、管理業務の属人化が続いているケースも少なくありません。
その一方で、現場を支える機器のデジタル化は着実に進んでいます。国土交通省の調査 （※2） では、 デジタルタコグラフの装着率は最大積載量4t以上の車両で71.7％、長距離運行では80.5％ に達しています。また、一般社団法人電子情報技術産業協会（JEITA）等の統計 （※3） では、2024年4月～6月の 業務用ドライブレコーダーの出荷台数は約6万台 となっており、安全対策機器の導入は確実に広がっています。

日報から考える「記録と情報の整理」

運送業において、日報は「現場の記録」であると同時に、請求・安全・管理のすべてにつながる“仕事の実績そのもの”です。そのため、運転者の動きや作業内容を記録した日報は、単なる記録ではなく、運行実績そのものを示す重要な業務データといえます。勤務状況や運行計画との実績比較、荷待ちや付帯作業の把握、さらには安全管理や請求業務まで、いずれも運転日報に記録された実績が土台となります。
こうした業務の中心にある日報を「単なる紙の記録」から「活用可能なデータ」へと変換することが重要です。また、日報をデータ化し、整理・蓄積しておくことで、事業報告書や事業実績報告書もスムーズになります。運行の事実をもとに、請求や対外的な説明資料まで一貫して対応できます。
さらに、物流効率化法の改正により、荷待ち時間や荷役時間の把握と改善が求められています。制度対応の観点からも日報を起点に、日々の実績を事実として記録し・蓄積していく仕組みが欠かせません。

現場に負担をかけない、日報デジタル化の第一歩

ここで重要なのは「ドライバーに無理をさせること」が目的ではないという点です。現場では手書きの記録が状況に応じて迅速である場合も多く、無理に完全なデジタル化を押し付けることは記録漏れや操作ミスなどにつながる恐れがあります。重要なのは、手書きの日報が紙のまま止まってしまわないことです。記録を速やかにデータ化し、会社全体で活用できる状態にする。それによって、後から比較・検証が可能になり、負担の偏りの把握や荷主との交渉にも役立ちます。

日報データの活用がもたらすメリット

日報をデータとして蓄積していくことで、たとえば次のようなことが見えてきます。

• 特定の荷主で荷待ち時間が多く発生している
• ドライバーごとに業務負担の偏りがある
• 計画と実績のズレが頻発している

これらを感覚ではなく、数字と記録で把握できるようになります。得られた情報は、実績管理や請求業務に直結でき、日々の業務改善や荷主への説明・交渉にも活用できます。紙やExcel管理で起こりがちな、集計の手間や入力ミス、情報の属人化を防げる点も大きなメリットです。

トラックスターで始める記録のデジタル化

運送業向け販売管理システムのトラックスターは、ドライバーの慣れ親しんだ手書きの運用を維持しつつ、日報情報をデータとして蓄積・管理できます。

• 日報に記載された運行実績をデータ化し、検索・集計作業の手間を削減
• デジタコと連携し、転記作業を減らしながら日報データの精度を向上
• 請求や説明資料へデータをそのまま活用し、再集計の手間なく書類を作成
• 得意先・ドライバー別に検索・集計でき、知りたい実績をすぐに確認
• 必要なタイミングで蓄積された実績の確認ができる