特殊炭素株式会社様

以前は、社員が自作したシステムを使い、注文書や請求書などの発行を行っていましたが、事業規模が拡大し、取り引きが増えるにつれ、既存のシステムでは対処しきれなくなっていました。

また、顧客要望に応じて備考を増やしたり、納品書や請求書のレイアウトを変更するといった細かい対応が難しいこと、それらの処理がベテランのマンパワー頼りであること、などの課題が生じていました。

2014年に『SMILE BS 2nd Edition 販売』を導入し、『SMILE V 販売』を経て、2024年に『SMILE V 2nd Edition 販売』へとバージョンアップしました。パッケージソフトでありながら、柔軟な対応が可能な点が、当社にマッチしていると思います。

以前は、注文書や請求書は東京本社に集めて、マンパワーで作業やチェックを行っていました。それが、大阪営業所でも同じ処理ができるようになり、請求書の送付タイミングや出力項目などの取引先ごとに異なる情報もシステムで自動的に判断されるようになりました。

このように従来の属人的な経理から脱却できるとは、ひと昔前には想像もしていませんでした。

回収消込処理を行うことで、100件以上ある取引先ごとの入金状況が残額も含め把握できるので、便利です。

同様に、得意先台帳を見れば、取引先と営業担当者のやり取りや入金状況まで確認できるので、こちらも重宝しています。

また、FAQ機能はわからないことがあった時にサポートセンターに問い合わせる前に確認したり、これまで知らなかった便利な機能に気づいたりと、非常に助かっています。多機能ですが、直感的に操作ができて、初心者にもわかりやすいですね。

FAQには新機能の活用方法を動画で学べるコンテンツも提供されているので、こちらでスキルアップを図り、便利な機能の使い方を見つけ次第、営業担当者などに伝えて共有しています。社内全体でより便利に使いこなして、活用範囲を拡大することが今後の目標です。

将来的には、電子署名を利用した請求書送付等デジタル化への対応も行いたいですし、時流の変化に対応しながら、継続的に業務改善を推進したいと思っています。