株式会社足立熱処理研究所様

以前は自社専用の販売管理システムを利用していました。しかし、コロナ禍の最中にサポートが終了する連絡があり、急遽システムを入れ替えることになったのです。

専用システムを開発する時間的余裕がなかったため、パッケージソフトを探していたところ『SMILE V2 販売』の提案を受け、熱処理という特殊な業務にも対応可能だと判断しました。

旧システムでは売上管理のみを行っていましたが、『SMILE V2 販売』では売上・請求・入金・回収消込もシステム化の対象となりました。自由帳票設計業務オプションを利用して、お客様ごとに指定された請求書や納品書で出力できますし、「真空焼入れ」などの処理名も記載可能にしています。

事務スタッフが自らアイデアを出して、無駄な作業の削減だけでなくコスト削減にもつなげる業務改善を行うようになりました。たとえば、請求書発行では、急ぎの請求書とそれ以外を分けて印刷できるように運用を変えています。

標準機能でできることを理解したうえで、事務スタッフの負担を軽減するためのカスタマイズを行いました。

以前は、事務スタッフが付箋に書かれた個別対応を見ながら「このお客様にはこの処理をする」と判断をしていましたが、入力処理のパターンを複数準備して切り替えられるようにしています。

他にも、数量合計の表示項目を追加したり、帳票の抽出条件の変更や表示項目の並び替えを行うなどの対応を行っています。

現在お客様から預かった製品は、作業スタッフがサイズを測定して伝票に手書きし、事務スタッフが売上処理でサイズを入力しています。今後は現場に設置したカメラで伝票を撮影してOCRでデータにして取り込めるような仕組みにできないか、検討しています。