販売管理システムの選び方｜よくある失敗例と押さえるべきポイントを解説！

販売管理システムは、受注・発注・仕入・在庫などの業務を一元化し、業務効率を向上させるツールとして多くの企業で導入されています。

しかし、目的や現場にマッチしていないシステムを導入してしまい、「難しくて使いこなせない」「システムと連携できず業務が煩雑になった」といった失敗も少なくありません。

この記事では、販売管理システムを選ぶ際によくある失敗例と、自社に合った選び方のポイントを機能面・ベンダー面から分かりやすく解説します。おすすめの販売管理システムも紹介しているので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

当記事で紹介する、販売管理と経営の効率化を実現するOSKのシステム詳細は、以下のサービスページをご覧ください。

販売管理システム選定で失敗する典型パターン

販売管理システムの導入に失敗するケースの多くは、初期段階の検討や情報整理が不十分なままシステムを選んでしまうことが要因です。

以下で、販売管理システムの選定でありがちな失敗例をチェックし、導入前に確認しておきたいポイントを整理しましょう。

導入の目的が不明瞭である

販売管理システムの導入には本来、業務効率化や課題解決などの目的があるはずです。しかし、目の前の作業に追われて本来の目的を見失うと、システムの導入自体がゴールとなってしまう場合があります。

その結果、販売管理システムの基本機能と自社の業務フローが合わず、機能追加や複雑なカスタマイズが発生したり、運用が煩雑になったりするケースも少なくありません。

「何を改善したいのか」「どの業務を効率化したいのか」など、課題を明確にして導入目的を曖昧にしない対策が有効です。

既存システムとの連携を軽視してしまう

既存システムとの連携や、現行業務との整合性を考慮しないことも失敗につながります。業務を行ううえで販売管理システム以外にも、複数のシステムやサービスが稼働しているのが一般的です。既存システムとの連携が上手くいかないと、手作業での修正や情報の二重管理が発生し、かえって非効率を招いてしまいます。

また、新システムが現体制と異なる操作性や運用ルールの場合、社員が慣れるまでに時間がかかる点もデメリットです。事前にどのような形式でデータを連携できるか確認し、スムーズに移行できる体制を整えておきましょう。

購入後に必要な機能がなく困ってしまう

システム導入時には要件を満たしていると思っても、運用を重ねるうちに「この機能も必要だった」と気づくことは珍しくありません。特に、業務の拡大や組織変更、取引先の要望などで業務フローが変化した場合、機能の拡張性がないと対応が難しくなります。

そうなると、手作業や新たなシステムの導入をせざるを得ず、業務の属人化やデータの分散管理といったリスクにつながりかねません。初期導入費用だけでなく、柔軟なカスタマイズが可能かどうか、将来的な保守性・拡張性を見据えた製品選定が重要です。

販売管理システムの選定前に明確にするべきこと

販売管理システムを選ぶ際には、選定条件を明確にすることで導入がスムーズになります。

ここでは、販売管理システムを選ぶ前に押さえておきたい4つのポイントを見ていきましょう。

1.現状の業務フローと課題

販売管理システムを導入する前に、自社の業務フローを正確に把握し、現状の課題を明確にしましょう。以下のポイントを事前に棚卸ししておくと、必要な機能や条件が整理しやすくなります。

• どのような手順で受発注・請求・在庫管理が行われているのか
• どの実績を集計し、どんなデータ分析をしたいのか
• 各業務を誰が担当しているか
• 属人的な作業や非効率な手間が発生していないか

特に、実績集計やデータ分析のニーズを明確にしておくことは、システム選定において非常に重要です。必要な分析の切り口(期間別・商品別・担当者別・地域別など)を事前に整理しておくことで、後述する帳票出力機能でいろんな角度からの分析表を出力できるシステムを選ぶことができ、経営判断に必要な情報を迅速に得られるようになります。

さらに、日々の運用で欠かせない前提や例外処理なども見落とさずに洗い出すことが重要です。事前にすり合わせをしておくと、システム導入後のギャップを最小限に抑えられるため、システム導入の成功率も高まります。

2.システム利用者の範囲とスキルレベル

販売管理システムを導入しても、利用者のスキルレベルに対応していなければ、システムの真価を発揮できません。システム運用のためには、販売や在庫管理などの知識だけでなく、基本的なITリテラシーやデータ活用に関するスキルも求められます。

そのため、導入時には運用・定着フェーズまでを見越して、システムを扱う担当者のスキルレベルを見極めることが大切です。適切な運用に備え、教育体制の整備や必要に応じて外部の専門家の支援も検討しましょう。

3.既存システムとの連携要件

自社がすでに利用している他システムとの連携が可能かどうか、事前に確認しておくことも忘れてはいけません。業務全体は販売管理だけで完結せず、会計や顧客管理など、複数の業務システムが相互に関係しています。既存のフォーマットに合わせて調整できればスムーズに移行できるため、ファイルの入出力形式や形式を任意に設定・編集できるかどうかをチェックしておきましょう。

また、ファイル形式以外にAPIによる連携の有無も確認しておくと安心です。API連携が可能であれば、シームレスにデータを連携できるため、二重入力や手作業の手間も省けます。

4.予算と導入スケジュール

販売管理システムの導入には、初期費用が発生します。加えて、導入後も保守サポートなどの運用費が継続的に必要です。運用コストはシステムの違いや業務内容により異なります。

例えば、クラウド型の場合は初期コストを抑えられますが、月額利用料がかかるため長期的な視点での費用対効果を考慮しなければなりません。

また、業務の繁忙期を避けて導入時期を設定する、段階的に機能を切り替えるなど、スムーズな稼働に向けたスケジュール調整もマストです。導入にかかるトータルコストと現場の負担を踏まえ、自社にとって最適なプランを検討しましょう。

販売管理システムの選び方（機能面）

販売管理システムは、企業の業務に深く関わるツールであるため、単に機能が多ければよいわけではありません。以下で、機能面における販売管理システムの選び方について、5つの視点から解説します。

1.業種・業態への適合性

自社の業種や業態に対応しているかどうかは、販売管理システム選びの重要なポイントです。業界ごとに業務の流れや管理項目、帳票の形式などに特徴があるため、汎用的なシステムではうまくフィットしない場合があります。

選定の際は、自社と同じ業界での導入実績があるか、販売元が業界ならではの商習慣に詳しいかどうかを確認しておきましょう。あわせて、ベンダーの公式サイトなどで導入事例をチェックすれば、システムの適合性や実績を客観的に判断する材料となります。

2.操作性とユーザビリティ

販売管理システムは、販売・在庫・購買など幅広く一括管理するため、操作性の良し悪しが業務効率に直結します。例えば、情報入力のしやすさや帳票の出力操作、入金データの取り込み方法など、各機能の使い勝手が業務スピードに影響を与える場面も少なくありません。

他にも、画面の構成や表示項目といった管理画面の見やすさも欠かせない要素です。可能であれば、導入前に無料トライアルで実際に操作し、自社業務にフィットするか確かめることをおすすめします。

3.他システムとの連携機能

販売管理は単独で完結するものではなく、顧客管理や会計処理、在庫・生産管理など、他の業務とも密接に関係しています。例えば、同一ベンダーから関連ソリューションが提供されていれば連携性も高く、運用面での負担を抑えることができるでしょう。

導入実績や技術的なサポート体制が整っているかも、事前に確認しておくと移行がスムーズです。今後、段階的なIT化を想定した場合でも、柔軟に対応できるシステムを選べば長期的に活用できます。

4.導入支援とサポート体制

販売管理システムは導入して終わりではなく、継続的に運用・改善を重ねながら活用していきます。そのため、導入前後のサポート体制がどのくらい整っているかも欠かせないポイントです。導入前に課題のヒアリングや運用方法の提案、本格運用に向けた操作研修などの支援があるかを確認しましょう。

さらに導入後も、定期的なアップデートやトラブル対応といったサポート体制が充実していれば、安心して長期運用できます。システムを選ぶ際は、機能面だけでなくサポートの質もあわせて評価することが大切です。

5.クラウド型・オンプレミス型の選択

販売管理システムを導入する際には、「クラウド型」と「オンプレミス型」から、自社に適したタイプを選ぶ必要があります。クラウド型は初期費用を抑えられ、インターネット環境があれば場所を問わず利用できるため、リモート環境でも利用しやすいのがメリットです。一方で、カスタマイズ性や通信環境への依存などの課題もあります。

オンプレミス型の場合、自社サーバーで運用するためセキュリティやカスタマイズ性に強みがありますが、導入・保守コストや管理負担は大きくなります。それぞれの特徴を理解し、将来的な拡張性も含めて運用形態を選びましょう。

販売管理システムの選び方（ベンダー）

販売管理システムの機能やスペックが十分でも、提供するベンダーの信頼性がともなっていなければ安心して導入・運用できません。ここでは、ベンダーを選ぶ3つのポイントを解説します。

1.導入実績が豊富か

販売事業者を選ぶうえで、自社と同業種・同業態への導入経験があるかどうかは重要な判断材料のひとつです。業界固有の業務フローや管理体制に精通しているベンダーであれば、自社の課題に対して的を射た提案が期待でき、初期設定や運用開始時の立ち上がりもスムーズになります。

運用を具体的にイメージするためにも、自社と近い業界への導入事例や実績の有無を各ベンダーの公式サイトでチェックしてみましょう。

2.無料トライアルやデモ製品があるか

カタログや説明動画だけでは得られる情報には限界があり、操作感や使い勝手は把握しきれません。

導入後に「思っていた操作性と違う」「現場が使いこなせない」などのミスマッチを防ぐためにも、無料トライアルやデモ製品を提供しているベンダーを選ぶと安心です。複数の製品を試して比較すれば、自社に合ったインターフェースや機能を判断しやすくなります。

3.ベンダーの経営的な安定性はあるか

販売管理システムは、企業の情報を一元管理するための「業務の心臓部」といえる存在です。一度導入すれば、数年から10年以上使い続けるケースが多く、その間のバージョンアップや保守、トラブル対応などはベンダーの支援が欠かせません。

提供元のベンダーが事業を継続できなくなれば、自社の業務にも大きな影響を及ぼします。導入を検討する際は、長期的な視点で信頼できるパートナーであるかを見極めることが大切です。

OSKの販売管理システムが選ばれる理由

販売管理システムの選定においては、機能面や価格はもちろん、提供するベンダーの実績や信頼性も重要な判断材料です。以下で、販売管理分野において高い評価を得ている「OSKの販売管理システム」が、多くの企業に選ばれる理由を解説します。

安心の導入・運用

OSKの販売管理システムは、導入から運用までスムーズに進められる環境が整っています。企業への導入事例も豊富で、単体利用から他システムとの連携まで、多彩な活用方法を実現できるのが強みです。

運用面では、システムに関する問い合わせに専属エンジニアが対応し、専門知識を活かした適切なサポートをおこないます。オンプレミス版をご利用の場合でも、最新版を随時ダウンロードして使用できます。ネット環境がない場合でも媒体送付により更新データの提供を行っているので安心です。

無料体験版による操作性の確認

OSKの販売管理システムでは、本格的な導入前に操作感を確かめられる「無料体験版」を提供しています。30日間使えるため、日常業務の流れに沿って実際の機能や画面の使いやすさを試せます。

また、体験期間中に不明点があれば、メールを通じて操作方法などの確認が可能です。資料や動画だけでは分かりづらい入力フローや操作感を事前に把握できる点も、安心材料となるでしょう。

無料体験版は、以下から申し込めます。ぜひ導入前にご活用ください。

多種多様な業種・業界に対応

OSKの販売管理システムは、製造業や運送業をはじめ、アパレル業界・小売・卸売など、業種・業界を問わず幅広く対応できる柔軟性の高いシステムです。商品や倉庫単位での在庫管理に対応しており、複数拠点にまたがる出荷調整や在庫の最適化のほか、業界ごとの運用に合わせた変更もできます。

さらに、日々の伝票処理や請求書作成だけでなく、150種類以上の帳票が出力できるため、業種に左右されず幅広いビジネスにフィットするのも利点です。得意先別の実績や担当者別の実績、商品別・期間別など、さまざまな角度で実績の集計を行えるため、多様な切り口からの分析表を作成でき、経営状況の可視化や迅速な意思決定に役立ちます。

柔軟なカスタマイズ性能

標準機能の充実だけでなく、企業の業務スタイルや請求形態に応じて柔軟にカスタマイズできる拡張性の高さも特長です。

例えば、定期的に発生する売上業務においては、売上パターンやスケジュールなどをユーザー自身が自由に設定できるため、ルーチン業務を自動化して作業の手間を軽減できます。

請求書は売上データを元に作られるためスムーズに作成でき、請求漏れや金額の誤りなどのリスクも最小限に抑えられます。また、自由帳票実行オプションや指定請求書オプションの利用で、各社の業務要件にフィットする形での運用が可能です。

導入・運用サポートが充実

システム導入を円滑に進め、安定した運用を続けるには手厚いサポート体制が不可欠です。OSKは販売パートナーと連携し、DX統合パッケージでお客様の課題を解決するための提案を行います。また、導入時のサポートとして、専門スタッフが顧客の業務課題を丁寧にヒアリングし、初期設定から運用開始まで伴走するのが特長です。

運用開始後は、SMILE各業務に精通した専門スキルを持つサポートセンター専属のエンジニアが、操作に関する相談やトラブルにもスムーズに対応するため安心です。充実のサポートにより、システムを「使える」だけでなく「活用できる」状態へ導き、継続的な業務改善と安定した運用を支えます。

他システムとのシームレスな連携

販売管理システムは、他部門のシステムとスムーズに連携できることが、業務効率化のカギとなります。OSKが提供する「DX統合パッケージ SMILE V Air／V2 販売」は、同一基盤上に構築された他のSMILEシリーズのモジュールとシームレスに連携できる設計が強みです。

例えば、販売管理と会計システムを連携すれば、売上伝票の内容が自動で仕訳に反映されるため、経理業務の負荷軽減にもつながります。複雑化する業務に対応しながら全体の最適化を目指すなら、OSKのシステムがぴったりです。

OSKの販売管理システム

ERP 販売管理システム「DX統合パッケージ SMILE V Air/V2 販売」

販売管理業務の課題解決には、単なるデジタル化ではなく、戦略的なシステム活用が不可欠です。OSKの販売管理システムは、現場の実務課題に真摯に向き合い、企業の成長を支える機能を提供します。

複雑な価格体系にも柔軟に対応

顧客別・期間別・数量別など、多様化する価格設定要件に対し、精緻な単価管理機能で正確かつスピーディに対応。検索負荷を軽減する設計により、見積作成や受注入力時のストレスを大幅に削減します。

業種特有の業務にも柔軟に対応

各業界固有の商習慣や管理項目にも対応できる自由な項目拡張機能を搭載。業種特有の管理要件に合わせてシステムをカスタマイズすることで、現場に最適化された運用を実現します。

法改正にも安心して対応

電子帳簿保存法やインボイス制度など、頻繁に変化する法制度への対応は企業にとって大きな負担です。OSKでは迅速なシステムアップデートと充実した専門サポートにより、確実な法改正対応を支援します。

ミスを防ぐ自動化とデータ連携

転記ミスや入力漏れは、販売管理業務における重大なリスク要因です。受注から請求、在庫連動まで、シームレスなデータ連携と自動実行機能により、人的ミスを排除し、業務の一元化を実現します。

DX統合パッケージ SMILE&eValue

OSKの「DX統合パッケージ SMILE&eValue」は、販売・会計・人事給与等の基幹業務システムと申請・承認ワークフロー・文書管理システム等のグループウェアを同一基盤で一元管理できるDXプラットフォームです。

販売・会計・人事給与を一元管理するERPプラットフォーム

OSKの「DX統合パッケージ SMILE V Air/V2」は、販売・会計・人事給与を同一基盤で一元管理できるDXプラットフォームです。販売管理を起点にERPへステップアップすることで、売上・仕入データから仕訳を自動作成し、システム間連携に伴うAPI開発や手動データ取り込みは不要。部門をまたぐ業務をシームレスにつなぎ、全社最適を実現します。

ワークフローとの連携で承認から登録まで完全自動化

「eValue V」ともシームレスに連携し、ワークフローで新規取引先の承認が完了すると、取引先マスターへの登録までを自動化。これまで手作業で行っていた入力・転記業務を大幅に削減できます。

ドキュメント管理連携により電子帳簿保存法に準拠した文書管理を自動化

販売管理で作成した請求書や注文書などの各種伝票は、電子帳簿保存法の要件を満たした状態でドキュメント管理に自動保存されます。証憑以外にも社内文書の検索や管理を効率化し、業務全体の生産性向上に貢献します。

柔軟な外部連携で独自の業務エコシステムを構築

外部連携基盤は高い柔軟性を備えており、貴社独自の業務エコシステムの構築を強力にサポートします。EDI受注やモバイル受発注システム（MOS）、POSレジ（BCPOS／スマレジ）、運送会社の送り状発行システムなど、さまざまな外部システムとの連携が可能です。これにより、現場業務のデジタル化を推進し、業務全体の効率化を総合的に実現します。

販売管理システムの導入事例

【事例①】各営業所データを一元管理、リアルタイムの情報把握を実現

企業名

株式会社大洋工芸 北日本事業部様

課題

北日本事業部では5つの営業所がそれぞれ異なる販売管理システムやツールを利用していたため、商品名や顧客名の表記も統一されておらず、締め処理が完了するまで各営業所の状況が把握できない状態でした。本社への売上報告のたびに膨大な手間をかけて集計作業を行う必要があり、業務効率が著しく低下していました。

改善効果

『SMILE 販売』の導入により、マスターを共通化して商品情報を統一。管理者は全営業所の販売状況をリアルタイムで確認できるようになり、売上集計の負荷が格段に軽減しました。また、マスターからの選択入力により売上処理の作業が効率化され、開発ツール『SMILE Custom AP Builder』で作成した「入金回収予定表」により、売掛金残高を確認しながらの消込処理が可能となり、入力ミスや消し忘れといったヒューマンエラーを撲滅しました。

【事例②】請求書の電子化で業務の無駄を削減し、負荷を軽減

企業名

キタヤマコンピュータシステム株式会社様

課題

社内業務を内製の基幹システムで処理していましたが、業容拡大に伴い細かな不具合が顕在化。特に請求書や給与明細は紙での運用だったため、印刷・封入・郵送といった煩雑な作業に多くの時間と手間を要していました。また、法改正への対応を迅速に行える環境が整っていませんでした。

改善効果

『SMILE』シリーズの導入により、請求書をPDF化してメール送信する運用に変更し、印刷・封入・郵送の手間とコストを削減。給与明細も従業員が各自でダウンロードする仕組みに変更し、手渡し作業が不要になりました。さらに販売管理と会計システムの連携により仕訳処理の二重入力が解消され、入力ミスも削減。法改正に合わせたアップデート提供により、スムーズな法対応ができる環境を構築しました。加えて、開発ツール『SMILE V CAB』を活用することで、顧客企業への提案サービスの品質向上にもつながっています。

【事例③】産廃計量システムと「SMILE V 販売管理」連携で業務を改善

企業名

株式会社庄司興業所様

課題

長年利用していたスクラッチ開発の産廃計量システムと2本の販売管理システムは経年劣化が進み、担当SEの退社によりメンテナンスが困難に。解体工事の報告書作成には年間380件分の分別集計にほぼ1日を要していました。また、請求書が産業廃棄物用・解体工事用・法人用・個人用と用紙が異なり、現場で独自に発行されることもあったため、事務スタッフが発行状況を把握できず、請求漏れのリスクがありました。

改善効果

新たに開発した産廃計量システムと『SMILE V 販売』を『SMILE V CAB』経由で連携させることで、トラックスケールの計量結果を売上データとして自動取り込みできるようになり、手作業の手間とヒューマンエラーを削減。解体工事の報告書作成に要していた作業時間が1日から30分に激減しました。請求書発行を『SMILE V 販売』に統一したことで発行状況の一元管理が可能となり、請求漏れのリスクを排除。セキュリティ対策も大幅に強化され、将来の事業拡張や環境変化に柔軟に対応できる基盤を構築しました。

まとめ

販売管理システムは、業務効率の向上や情報の一元管理を担ううえで欠かせない基幹システムです。
しかし、導入目的の曖昧さや機能選定のミス、既存システムとの連携不足などで、期待した効果が得られないケースも少なくありません。

OSKでは、豊富な機能と柔軟な拡張性を兼ね備えた販売管理システム「DX統合パッケージ SMILE V Air/V2 販売」を提供しており、業種・業態を問わず多くの企業で導入実績があります。また、販売管理システムのみならず、会計システムや人事給与システムなど、全社的な業務の効率化を実現するDX統合パッケージ「SMILE V Air / SMILE V 2nd Edition」も提供しています。

• 導入事例
  業種別・従業員規模別・利用目的別に事例を絞り込んで検索でき、自社の状況に近い企業の導入実績を簡単に確認できます。実際に得られた業務改善効果や、現場での具体的な活用方法、導入までのプロセスなど、検討に役立つリアルな情報を把握でき、システム導入のイメージをより明確に描くことができます。

• まずは体験版で使い心地を確認
  システム導入前に実際の操作感を確かめたい方には、無料体験版 をご用意しています。実際の業務画面を操作しながら、自社の業務フローに適しているか、使いやすさはどうかを事前に確認することができます。

• 詳しい情報はカタログで
  製品の機能詳細や仕様、検討に必要な情報をまとめて確認できるため、社内での比較検討やご提案資料としても最適です。ぜひ導入検討の第一歩としてご活用ください。

• 専門スタッフへのお問い合わせ
  「自社の業務に合うか相談したい」「具体的な見積もりが欲しい」など、ご不明な点やご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせ ください。専門スタッフが、お客様の業務課題に応じた最適なソリューションをご提案いたします。

販売管理業務の効率化は、企業成長の基盤づくりです。OSKの販売管理システムで、業務のデジタル化と生産性向上を実現しませんか。