販売管理の業務フローとは？適切な販売管理システムの選び方まで解説！

受注から出荷、請求、入金処理までを管理する販売管理業務は、企業の売上や利益を正確に把握するために欠かせない業務です。しかし、取引数の増加や取扱商品の多様化にともない、手作業による管理では、入力ミスや業務の属人化といった課題が発生しやすくなります。

このような課題を解決する手段として注目されているのが、「販売管理システム」の導入です。

この記事では、販売管理の基本的な業務フローを整理したうえで、販売管理システムを導入するメリットや、システムを選ぶ際のポイントを詳しく解説します。さらに、おすすめの販売管理システムもご紹介しますので、自社に合ったシステム選びの参考にしてください。

当記事で紹介する、販売管理と経営の効率化を実現するOSKのシステム詳細は、以下のサービスページをご覧ください。

販売管理の業務フロー

販売管理の業務フローは、大きく5つの業務フェーズに分かれており、本項ではその流れを分かりやすく解説します。

受注管理（見積もり〜受注まで）

受注管理は、見積もりの作成から契約の締結、受注処理の3段階で構成されています。業務の流れは以下のとおりです。

受注管理の流れ	内容
見積もりの作成	注文数・納期・金額などの詳細を明記した見積もりを作成し、取引条件を提示する
契約の締結	見積もり内容に基づいて契約書を作成し、双方の同意を得て契約を締結する
受注処理	取引先から注文書を受け取り、受注処理をおこなう

受注業務のフローに時間がかかると、受注機会を逃がすリスクが高まります。そのため、正確かつ迅速な受注管理が求められます。

出荷管理（出荷〜納品まで）

出荷管理とは、受注内容に基づいて商品を出荷し、取引先へ商品を納品するまでの一連の業務です。注文内容に応じて出荷指示書を作成し、倉庫・在庫管理の担当者と連携して商品の手配や梱包、配送準備を進めます。

契約した期日までに納品をおこない、取引内容が正しく完了したことを確認します。

請求管理（請求〜回収まで）

請求管理とは、納品した製品の内容に基づいて請求書を発行し、代金を回収するまでの業務です。正確な請求金額の提示と、期日までの確実な入金確認が求められます。

企業間取引では、支払期日までに指定の金融機関へ代金が振り込まれるのが一般的です。

仕入管理（製造や発注の依頼）

仕入管理とは製造や発注の依頼を受けて、自社商品の在庫を確保するために商品を調達・購入する業務です。仕入管理の流れは、受注管理と同様に「見積もり・契約・発注」の業務が発生します。

さらに、納品された資材を入庫時に検収し、数量、状態に問題がないか確認したうえで支払いをおこない、在庫管理へ引き継ぐことも求められます。

在庫管理（在庫数の確認）

在庫管理の主な業務は以下のとおりです。

• 在庫数の確認
• 原材料数・仕入数の管理

在庫数を確認し、必要に応じて仕入れ先へ発注依頼をおこないます。在庫は出荷量によって変動するため、常に最新の在庫状況を正確に把握する必要があります。

販売管理の方法は主に3つ

販売管理をシステム化する方法は、業務規模や管理体制に応じて主に3つに分類されます。それぞれの特徴を解説します。

Excelでの管理

表計算アプリケーションであるExcelはデータ整理・数値計算に加え、視覚的な図表の作成などを使って販売管理が実現できます。また、Excel内には既製のフォーマットが用意されており、最小限のカスタマイズで利用できる点もメリットです。

一方で、管理用の表を構築する際は、一人の担当者だけで作業を進めないよう注意が必要です。単独で作成すると、その担当者だけが理解できる独自の構造になりやすく、販売管理の業務が属人化するリスクがあります。

作成する際は関連部署のメンバーを交えて構築し、定期的に複数の社員で確認作業をおこなうなど、共通の知識を持って運用することが大切です。

販売管理システムでの管理

販売管理システムは、受注から納品、請求までの販売管理業務を自動化し、一元管理できる専用のシステムです。商品や金額の流れを管理する「販売管理」を中心に、「在庫管理」や「購買管理」など、販売に関わる業務を包括的に管理できる機能が搭載されています。

たとえば、見積のデータから受注データや売上データの登録をし、納品書や請求書を自動で発行できるため、手入力による作業負担や人的ミスの軽減につながります。また、システム上でリアルタイムに情報が更新されることで、営業部門・経理部門・物流部門など、部門間での情報共有がスムーズにおこなえます。
ただし導入にはコストがかかるため、必要な機能を整理したうえで、自社に適したシステムを選ぶことが求められます。

ノーコード・ローコードツールでの管理

ノーコード・ローコードツールでの販売管理は、プログラミングの専門知識がなくても、自社の業務プロセスに合わせてアプリケーションを構築できます。決済機能やメール、SNSなどの外部サービスとのAPI連携も可能です。

ノーコードでは、ソースコードを一切記載しなくてもアプリケーションを構築できます。一方ローコードは、ノーコードより拡張性の高いアプリを開発しやすいですが、ソースコードを少しだけ書かなければいけません。

ノーコード・ローコードツールは短期間でシステムを構築しやすく、スモールスタートに向いています。一方で、業務が拡大して部門横断（営業・物流・経理など）になったり、商品点数・取引件数が増えて大量データ処理が必要になったりすると、処理性能・拡張性・他システム連携（会計・在庫・EC等）・権限/監査対応の面で限界が出ることがあります。
この状態で運用を続けると、追加開発や手作業の補完が増えてしまい、結果的に運用負荷やミス、管理コストが高止まりしやすくなります。
だからこそ、業務標準化・データ一元化・安定運用を実現しやすい販売管理システムを導入することで、運用を“回る仕組み”に切り替えるのが効果的です。

販売管理システムを導入するメリット

販売管理システムを導入することで得られる、主なメリットを4つ解説します。

1.業務の効率化を図れる

販売管理業務は、受注・出荷・請求・在庫管理など多岐にわたり、手作業でのデータ管理では業務が煩雑になりがちです。販売管理システムを導入すれば、商品情報や価格、在庫状況、取引履歴などを一元管理でき、必要になった情報を迅速にチェックできます。

また、見積書や請求書、伝票は共通のフォーマットで自動作成し、伝票処理にかかる時間を大幅に短縮できます。部門間でもオンラインで正確な情報を共有できるため、作業の重複や手戻りの削減にもつながるでしょう。

その結果、少ない人員でも複数の業務を同時並行で進められるようになり、業務時間の短縮と担当者の負担削減が実現します。

2.ヒューマンエラーを最小限に抑えられる

販売管理システムによる自動化で、人的ミスを軽減できます。発注や在庫管理、伝票作成などを人の手でおこなう場合、入力ミスや記入漏れ、確認不足といったミスは避けられません。

こうしたミスは、過剰発注や在庫切れ、請求金額の誤りなどにつながり、売上や取引先との信頼関係に悪影響を及ぼす可能性があります。

販売管理システムを導入すれば、データ入力や計算、照合作業を自動化できるため、手作業の割合を大幅に削減し、ヒューマンエラーを最小限に抑えられます。

3.作業の属人化を防げる

販売管理システムを導入することで業務の属人化を防ぎ、安定した運用体制を構築できる点もメリットです。販売管理業務は対応範囲が広く、一定の専門知識が求められます。

Excelを使用し独自の方法で管理している企業では、特定の担当者しか業務内容を把握できないケースもあるでしょう。販売管理システムを導入すれば、誰でも同じ手順で業務を進めることが可能です。

共通マニュアルや運用ルールを整備することで、専門的な知識に依存せず、誰もが理解しやすく管理しやすい環境を構築できます。また、業務が特定の従業員に依存しなくなるため、担当者の休暇や退職が発生した際も、他の従業員が業務を引き継ぎやすくなります。

4.データの共有や活用がしやすくなる

販売管理システムを導入すると、社内でのデータ共有や活用がしやすくなる点がメリットです。Excelや紙の伝票・台帳、メール／電話での受注管理といった従来のやり方では、担当者が情報を手作業で転記・入力して管理するケースが多く、入力漏れや転記ミスが発生しやすいほか、最新状況の把握やデータ集計に時間がかかりやすい点が課題でした。

販売管理システムを導入することで、最新の売上状況や在庫情報を即座に把握でき、次のような活用が期待できます。

• 需要傾向の把握
• 適正在庫の維持
• 販売戦略の立案

リアルタイムでデータや営業成績を確認できるため、状況に応じた迅速な意思決定がおこなえます。ビジネスチャンスを逃がさずに安定した運営につながるでしょう。

販売管理システムに求められる機能

販売管理システムを導入する際は、自社の業務フローや課題に合わせて、必要な機能が備わったシステムを選ぶことが大切です。ここでは、販売管理システムに求められる代表的な機能を解説します。

戦略的な意思決定を支援する「実績集計・データ分析機能」

販売管理システムによる「実績集計・データ分析機能」は、以下のような重要な役割を果たします。

• 売上の傾向予測
• 顧客行動の分析
• 在庫の最適化

蓄積されたデータを活用して、販売予測やシミュレーションが可能となり、より精度の高い経営判断につながります。データに基づいて戦略的な意思決定をおこなうことで、経験則や直観に頼ることなく、客観的な根拠に基づいた戦略を策定できるでしょう。

複雑な価格設定に対応する「柔軟な単価管理機能」

複雑な価格設定に対応する「柔軟な単価管理機能」があるかどうかも重要なポイントです。商品の単価は、取引数量・荷姿・取引期間・取引先数などさまざまな条件に応じて単価を設定する必要があり、事務処理が煩雑になりがちです。

そこで販売管理システムで単価情報を一元管理すれば、人為的な入力ミスを防止し、価格改定時にも柔軟に対応しやすくなります。

また、物流費や作業費など原価を踏まえて適切な粗利を確保する、いわゆる「単価管理」を求められる場合もあるでしょう。そのため、原価情報を反映した価格設定や、条件ごとの単価を柔軟に管理できる機能が備わっているシステムを選ぶことが大切です。

業種特有のニーズに応える「高い拡張性と証憑管理機能」

業種特有のニーズに応えるには、「高い拡張性と証憑管理機能」が不可欠です。製造業では材料費・労務費・経費など製造にかかるコストを工程別・集計別に分析する製造原価管理機能や、生産ラインの稼働効率向上を支援する生産スケジューリング機能といった拡張機能が役立ちます。

また、汎用的な販売管理システムを基盤にした複数業種対応タイプでは、業種別のテンプレートを追加することで、企業の成長や事業展開に合わせてシステムを柔軟に拡張できます。たとえば、卸売業としてシステムを導入したあと、製造業や小売業へ業務を拡大する場合でも、必要な機能を追加するだけで管理が継続できるため、部門間の連携を保ちながら経営情報を一元管理しやすいです。

転記ミスを排除し効率化を推進する「一気通貫のデータ連携機能」

Excelや紙の伝票・台帳、メール／電話での受注管理といった従来のやり方では、見積書から受注・納品・請求まで、各段階で別々のシステムや帳票にデータを手入力する必要がありました。この作業の繰り返しは、転記ミスを引き起こす大きな原因です。

しかし「一気通貫のデータ連携機能」があれば、見積情報がそのまま受注データになり、さらに納品書や請求書へと自動反映されるため、重複入力が発生しにくいです。これにより、人的ミスを大幅に削減できるだけでなく、業務効率が向上します。

また、会計システムや生産管理システム、ほかのシステムとデータ連携することで、企業全体の業務最適化をおこないやすくなります。

最新の制度に適合し続ける「法改正対応とサポート体制」

販売管理システムを選ぶ際は、「法改正対応とサポート体制」が整っているものを選びましょう。2023年10月から開始されたインボイス制度では、適格請求書の発行や保存方法について新たな要件が求められています。

手作業やExcelで管理している場合、制度変更のたびに書式の修正や運用ルールの見直しが必要です。一方、クラウド型の販売管理システムであれば、制度改正に合わせてベンダー側がシステムをアップデートするため、最新の制度へスムーズに移行できます。

また、充実したサポート体制があれば、操作方法や運用面について専門スタッフに相談できるため、日々の業務を滞りなく進められます。

必要機能が全て揃っているおすすめの販売管理システム

必要な機能をバランスよく揃えたOSKの販売管理システムをご紹介します。

販売管理システム「DX統合パッケージ SMILE V Air / V2 販売

販売管理業務における課題の解決には、単にデジタル化を進めるだけでなく、戦略的な視点でのシステム導入が求められます。OSKの販売管理システムは、現場が抱える実務上の課題に丁寧に応え、企業の持続的な発展を後押しする機能群を備えています。

多様な価格体系への柔軟な対応力

顧客ごと・期間ごと・数量ごとといった、複雑化する価格設定ニーズに対して、精密な単価管理機能が正確かつ迅速に応えます。検索時の負担を抑える設計思想により、見積作成や受注入力における業務ストレスを大幅に軽減します。

業種ごとの独自業務にもしなやかに対応

各業界に特有の商慣習や管理要件にも応えられる柔軟な項目拡張機能を実装。業種固有の管理ニーズに沿ってシステムを調整することで、現場に最適化された業務運用を可能にします。

法制度の変更にも安心の対応体制

電子帳簿保存法やインボイス制度といった、絶えず変化する法令への対応は、企業にとって大きな課題となっています。OSKは、迅速なシステムのバージョンアップと手厚い専門サポート体制により、確実な法令対応を実現します。

自動化とデータ連携によるミス防止

転記ミスや入力漏れは、販売管理業務において重大なリスクとなります。受注から請求処理、在庫との連動まで、途切れることのないデータ連携と自動処理機能によって、人為的なミスを防ぎ、業務の統合管理を実現します。

DX統合パッケージ SMILE&eValue

OSKの「DX統合パッケージ SMILE&eValue」は、販売・会計・人事給与等の基幹業務システムと申請・承認ワークフロー・文書管理システム等のグループウェアを同一基盤で一元管理できるDXプラットフォームです。

販売・会計・人事給与を統合するERP基盤

OSKの「DX統合パッケージ SMILE V Air/V2」は、販売・会計・人事給与を単一のプラットフォームで一元化できるDX基盤です。販売管理を起点としてERPへ段階的に拡張することで、売上・仕入データをもとに仕訳を自動生成でき、システム連携に伴うAPI開発や手作業でのデータ取り込みは不要になります。部門横断の業務をスムーズに連結し、全社最適の実現を支援します。

ワークフロー連携により承認〜登録をフル自動化

「eValue V」ともシームレスに連携し、ワークフローで新規取引先の承認が完了すると、取引先マスターへの登録までを自動化。これまで手作業で行っていた入力・転記業務を大幅に削減できます。

電子帳簿保存法に準拠した文書管理を自動化

販売管理で発行した請求書・注文書などの各種伝票は、電子帳簿保存法の要件を満たす形でドキュメント管理へ自動保存されます。証憑に限らず社内文書の検索・管理も効率化でき、業務全体の生産性向上に寄与します。

柔軟な外部連携で独自の業務エコシステムを構築

外部連携基盤は高い柔軟性を備えており、貴社独自の業務エコシステムの構築を強力にサポートします。EDI受注やモバイル受発注システム（MOS）、POSレジ（BCPOS／スマレジ）、運送会社の送り状発行システムなど、さまざまな外部システムとの連携が可能です。これにより、現場業務のデジタル化を推進し、業務全体の効率化を総合的に実現します。

販売管理システムの導入事例

【事例①】各営業所データを一元管理、リアルタイムの情報把握を実現

企業名

株式会社大洋工芸 北日本事業部様

課題

北日本事業部では、5つの営業所ごとに異なる販売管理システムやツールを使用していたため、商品名や顧客名の表記が統一されていませんでした。その結果、締め処理が完了するまで各営業所の状況を把握できず、本社へ売上を報告する際には、多大な時間と労力をかけて集計作業を行う必要があり、業務効率の大幅な低下を招いていました。

改善効果

『SMILE 販売』を導入したことで、マスターを共通化し、商品情報を一元管理できるようになりました。これにより、管理者は全営業所の販売状況をリアルタイムで把握でき、売上集計にかかる負担が大きく軽減されました。さらに、マスター選択による入力方式で売上処理の効率が向上し、開発ツール『SMILE Custom AP Builder』で作成した「入金回収予定表」を活用することで、売掛金残高を確認しながら消込作業が可能となりました。その結果、入力ミスや消し忘れといったヒューマンエラーの防止を実現しました。

【事例②】請求書の電子化で業務の無駄を削減し、負荷を軽減

企業名

キタヤマコンピュータシステム株式会社様

課題

社内業務は内製の基幹システムで対応していましたが、事業規模の拡大に伴い、細かな不具合が目立つようになっていました。特に、請求書や給与明細を紙で運用していたため、印刷・封入・郵送といった煩雑な作業に多くの時間と工数がかかっていました。また、法改正に対して迅速に対応できる体制が整っていないことも課題となっていました。

改善効果

『SMILE』シリーズの導入により、請求書はPDF化してメールで送付する運用へ移行し、印刷・封入・郵送にかかる手間やコストを削減しました。給与明細についても、従業員が各自でダウンロードできる仕組みとしたことで、手渡し作業が不要となりました。さらに、販売管理と会計システムを連携させることで仕訳処理の二重入力を解消し、入力ミスの削減を実現しました。法改正に応じたアップデートの提供により、円滑に法対応が行える環境を構築できた点も大きな効果です。加えて、開発ツール『SMILE V CAB』の活用により、顧客企業への提案サービスの品質向上にも寄与しています。

【事例③】産廃計量システムと「SMILE V 販売管理」連携で業務を改善

企業名

株式会社庄司興業所様

課題

長年使用してきたスクラッチ開発の産廃計量システムと2つの販売管理システムは老朽化が進み、加えて担当していたSEの退職により、保守・メンテナンスが困難な状況となっていました。解体工事に関する報告書の作成では、年間380件分の分別集計が必要で、作業にほぼ丸1日を要していました。さらに、請求書は産業廃棄物用・解体工事用・法人向け・個人向けと複数の様式が存在し、現場で独自に発行されるケースもあったため、事務スタッフが発行状況を把握できず、請求漏れが発生するリスクを抱えていました。

改善効果

新たに構築した産廃計量システムと『SMILE V 販売』を『SMILE V CAB』を介して連携することで、トラックスケールの計量データを売上情報として自動連携できるようになりました。これにより、手作業による入力負荷やヒューマンエラーを削減し、解体工事の報告書作成にかかる時間は1日から30分へと大幅に短縮されました。請求書発行を『SMILE V 販売』に一本化したことで、発行状況の一元管理が可能となり、請求漏れのリスクを解消しました。あわせてセキュリティ面も大きく向上し、将来的な事業拡大や環境変化にも柔軟に対応できる基盤を整えました。

まとめ

販売管理の業務フローは、見積作成から受注、出荷、請求、在庫管理まで多岐にわたり、業務が複雑化しやすく属人化のリスクも抱えています。こうした課題を解決するには、自社の業務フローに合わせた販売管理システムの導入がおすすめです。

システムを導入することでヒューマンエラーを防ぎ、蓄積されたデータを多角的に分析することで、戦略的な販売計画の立案にも活用できます。結果として、売上向上や経営判断のスピードアップにも貢献するでしょう。

• 導入事例
  業種別・従業員規模別・利用目的別に事例を絞り込んで検索でき、自社の状況に近い企業の導入実績を簡単に確認できます。実際に得られた業務改善効果や、現場での具体的な活用方法、導入までのプロセスなど、検討に役立つリアルな情報を把握でき、システム導入のイメージをより明確に描くことができます。

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  システム導入前に実際の操作感を確かめたい方には、無料体験版 をご用意しています。実際の業務画面を操作しながら、自社の業務フローに適しているか、使いやすさはどうかを事前に確認することができます。

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  製品の機能詳細や仕様、検討に必要な情報をまとめて確認できるため、社内での比較検討やご提案資料としても最適です。ぜひ導入検討の第一歩としてご活用ください。

• 専門スタッフへのお問い合わせ
  「自社の業務に合うか相談したい」「具体的な見積もりが欲しい」など、ご不明な点やご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせ ください。専門スタッフが、お客様の業務課題に応じた最適なソリューションをご提案いたします。

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