販売管理システムの基本機能一覧｜業界別に必要な機能や便利なオプション機能についても解説！

販売管理業務は、受注・仕入・売上・請求業務など対応範囲が広く、手作業によるミスや属人化に悩む企業も少なくありません。こうした課題解決に役立つのが、販売管理システムの導入です。

この記事では、販売管理システムの役割や基本機能を解説します。あわせて、あると便利なオプション機能や業界別おすすめ機能、選定時のポイントも紹介しますので、導入時の参考にしてください。

販売管理システムとは？

販売管理システムの役割や重要性、管理できる業務範囲を解説します。

販売管理システムの役割と重要性

販売管理システムは、販売に関わるさまざまな情報を一元管理し、業務全体を支える基盤の役割があります。販売管理業務には複数の部門が関わるため、情報を正確かつ迅速に管理できる仕組みが欠かせません。

従来のようなExcelや手作業による管理では対応しきれず、特定の担当者に依存する属人化が課題となるケースもあります。販売管理システムはこれらの課題を解決し、内部統制の強化が期待できます。

さらに、システム上に蓄積された取引データを活用すれば、業務改善や経営判断につなげることも可能です。販売管理システムは、業務効率化を支える重要な仕組みといえるでしょう。

販売管理システムで管理できる業務範囲

販売管理システムは見積・受注・売上・入金までの一連の販売業務を中心に、情報の流れを正確に管理する仕組みです。さらに、在庫管理や購買、仕入などの周辺業務まで幅広く管理できる点も特徴です。

販売管理業務をシステム化することで、過剰在庫や欠品のリスクを防ぎ、管理コストの削減につながります。

販売管理システムの基本機能一覧

販売管理システムの機能は主に「受注売上機能」「発注仕入機能」「在庫管理機能」の3つに分類されます。各機能で対応できる業務範囲を解説します。

販売管理機能の一覧

販売管理機能で対応できる主な業務は、以下の4つです。

• 見積管理
• 受注管理
• 売上管理
• 請求・入金管理

4つの機能を解説します。

見積管理

見積管理は、見積書の作成・入力・履歴を管理する機能です。あらかじめ登録されているマスターデータを参照することで効率的に作成できます。

また、複雑な見積金額も正確に算出でき、過去の見積書を参照しながら効率的に作成できます。作成した見積書はPDF形式で出力でき、顧客のメールアドレス宛てにメールで送付することも可能です。

受注管理

受注管理は、見積情報をもとに受注内容を登録・管理する機能です。見積データを自動反映できるため、入力の手間がかからず、登録ミスや入力漏れを防ぎやすくなります。

また、注文内容を正確に管理することで、出荷作業への連携がスムーズになります。

売上管理

売上管理は、受注情報や出荷、納品情報をもとに売上を計上する機能です。自動で売上データを反映できるため、二重入力や集計の手間を削減できます。

蓄積された売上データは、商品別・取引先別などの条件で検索・確認が可能です。売れ筋商品や販売動向を把握でき、マーケティング施策にも活用できるでしょう。

請求・入金管理

請求・入金管理では、主に以下の機能があります。

• 請求書の作成・発行
• 入金状況の管理
• 入金消込
• 未収金の管理

取引先ごとに請求状況を把握できるため、請求漏れや未回収のリスクを抑えやすくなります。入金データと請求データを照合して消込処理をおこなうことで、未収金管理や回収業務の効率化が図れます。

また、債権情報を検索・確認できる機能を備えた製品もあり、回収状況を把握しながら適切なタイミングで支払いを促すことも可能です。

発注仕入機能の一覧

購買管理機能には、主に以下の3つの機能が組み込まれています。

• 発注管理
• 仕入管理
• 支払管理

各機能の特徴を解説します。

発注管理

発注管理は、発注に関する情報を記録・管理する機能です。仕入先への発注書の作成や発注状況の確認、納期管理の対応が可能です。

また、過去の仕入単価の履歴や在庫数をリアルタイムで確認できるため、欠品のリスクを防ぎ、過剰在庫の抑制につながります。

仕入管理

仕入管理は、確定した発注情報をもとに仕入処理をおこなう機能です。仕入データは在庫情報に反映され、次回の仕入登録・管理もおこなえます。

仕入状況と在庫の動きを一元的に把握できるため、適切な在庫管理や仕入計画の立案につながります。

支払管理

支払管理は、仕入や購買にともなう支払情報を管理する機能です。買掛情報と支払いデータを照合して消込処理をおこなうため、取引内容ごとの支払金額や支払い状況を把握できます。

また、支払先の設定や支払証明書の作成にも対応しており、資金の流れや支払い計画を適切に管理できます。

在庫管理機能の一覧

在庫管理では、主に以下の3つの機能を活用できます。

• 入荷管理
• 出荷管理
• 棚卸管理

それぞれの機能を見ていきましょう。

入荷管理

入荷管理は、仕入データや入荷予定情報をもとに、商品の入荷状況を管理する機能です。商品台帳を出力できるため、各商品の発注時期や仕入先・保管場所などの入荷履歴の確認が可能です。

さらに、倉庫間移動やセット商品への振替処理にも対応しており、在庫管理の精度向上にもつながります。

出荷管理

出荷管理は、受注情報に基づいて出荷指示を登録・管理する機能です。商品の種類・個数・価格・納期・倉庫番号などの情報を出荷指示に反映できます。

ピッキングリストや出荷伝票を速やかに作成できるため、現場での出荷作業を計画的に進められます。

棚卸管理

棚卸管理は、棚卸作業の内容を登録・管理し、実在庫とシステム上の在庫データを照合して在庫差異を確認する機能です。

定期的な実地棚卸を効率化できるほか、循環棚卸に対応した製品では、棚や商品群ごとに分けて棚卸を進められます。循環棚卸を実施することで、在庫差異の早期発見につながります。

販売管理システムにあると便利なオプション機能

オプション機能を活用することで、業務効率をさらに高められます。販売管理システムの便利なオプション機能を4つご紹介します。

会計ソフト連携機能

販売管理システムと会計ソフトを連携すると、売上・仕入・入金・支払データをワンクリックで会計ソフトの仕訳伝票に自動反映できます。さらに、在庫データを活用した棚卸仕訳の一括作成にも対応可能です。

二重入力の手間がなくなり、作業時間の短縮や転記ミスの防止につながります。

文書管理システム連携機能

文書管理システムと連携することで、見積書や請求書などの証憑を一元管理できます。紙書類の保管や検索にかかる手間を削減できる点がメリットです。

保存時には、取引年月日・取引先名・取引金額などの属性情報が自動付与され、電子帳簿保存法の検索要件にも対応しやすくなります。

ワークフロー連携機能

ワークフロー連携機能とは、見積や受注伝票の作成時に、上長承認のプロセスを電子的に組み込める機能です。承認済みデータのみが本実績として反映されるため、入力ミスや不正取引の防止につながります。

申請画面上で最新の商品単価を確認できるため、価格の確認作業を別途行う必要がなく、入力ミスや申請内容の不整合を防止できます。

また、申請書作成機能により、プログラミングの知識がなくても精度の高い申請書を作成できます。

営業支援システム（SFA）連携機能

営業支援システム（SFA）との連携により、顧客情報の画面から、月次売上実績や与信、債権情報を直接参照できます。システムを切り替えることなく、取引状況を把握できる点が特徴です。

データに基づいた営業戦略の立案や、商談準備を効率的に進められるようになります。

業界別に必要な機能の違い

販売管理システムを導入する際は、業界ごとに必要な機能が異なるため、自社の業務に応じた機能が備わっているかを確認することが重要です。

業界別に必要な機能の違いを解説します。

製造業

製造業では、受注から生産、出荷までの工程が複雑に連動しているため、以下のような機能が求められます。

製造業に必要な機能	特徴
生産管理・原価管理連携	部品や原材料の在庫管理から、組立・加工工程の進捗管理までを一元管理する
プロジェクト別原価集計	プロジェクトや案件単位で労務費・外注費・経費などの原価を集計する
ロット管理・トレース	同一条件で製造された製品をまとめて管理し、万が一クレームが発生した場合でも対象商品を迅速にトレース（追跡）できる
図面・仕様書参照	図面や仕様書を電子データとして管理し、受注情報や商品に紐づける

製造業では業務の効率化を図るとともに、原価やコスト管理の精度向上が期待できます。

卸売業

卸売業に必要な機能は、以下のとおりです。

卸売業に必要な機能例	特徴
ピッキングリスト出力	倉庫内の棚番（ロケーション）や配送ルート順にピッキングリストを作成できる
指定請求書対応	取引先ごとに指定された様式の請求書や送り状を発行できる
汎用在庫管理	自社在庫に加えて、預け在庫や受託在庫など複雑な在庫形態を区別して管理できる
賞味期限・有効期限管理	食品や化学品卸では、ロット単位で賞味期限や有効期限を管理できる

卸売業では、食品や機械、化学製品など取り扱う商品が多岐にわたり、業界ごとに商習慣も異なります。そのため、自社の業種や取引形態に適した販売管理システムを選びましょう。

小売業

顧客との接点が多い小売業では、以下のような機能が必要です。

小売業に必要な機能例	特徴
顧客情報・地図連携	得意先情報に店舗の地図画像やURLを紐づけて、訪問や配送の効率を高める
チラシ・マニュアル管理	店舗用チラシ・接客マニュアル・クレーム報告書など、店舗運営に関わる各種書類を一元管理できる
予約・応対履歴管理	過去の購入履歴や特売情報を管理し、顧客の嗜好をもとに予約受付ができる

小売業では、顧客情報や購入履歴の活用に加え、予約管理や対応履歴の管理など、顧客満足度の向上につながる機能が重視されます。

通信販売業

通信販売業では、以下のような機能が役立ちます。

通信販売業に必要な機能例	特徴
CTIシステム連携	電話着信と同時に顧客情報を表示し、注文入力や過去の購入履歴を即座に参照できる
在庫・納期の検索機能	応対中に商品在庫や納期をリアルタイムで検索し、その場で顧客へ回答できる
配送状況管理	配送業者への出荷依頼状況や、配送進捗を顧客情報と紐づけて管理できる

スピーディーな対応が求められる通信販売業では、顧客情報や在庫、納期、配送状況をリアルタイムで把握できる仕組みが必要です。

アパレル業

アパレル業は取り扱う商品数が多いため、以下のような商品管理や在庫管理に関わる機能が欠かせません。

アパレル業に必要な機能例	特徴
商品内訳管理（マトリックス管理）	1つの商品コードに対し「サイズ」「色」「素材」など複数の属性を管理できる
在庫マトリックス表	サイズ×色といったマトリックス形式で在庫状況を一覧表示・出力できる

適切な販売管理をおこなうことで、服飾品の過剰在庫を防ぎつつ、欠品リスクも抑えられます。

運送業

運送業では効率的な配送が求められるため、以下のような機能が必要です。

運送業に必要な機能例	特徴
運行記録・日報管理	運転日報・点呼簿・運転者台帳・車両管理など専門書面の管理ができる
外部運行管理システム連携	運転者の稼働状況をもとに、売上データや給与変動データを自動作成する
配送依頼・地図参照	配送依頼時に地図情報を即座に参照し、ドライバーや車両を迅速に手配する

上記の機能を活用することで、運行管理や配送手配に関わる業務効率化が期待できます。

販売管理システムの選び方

販売管理システムを選ぶ際は、以下の点を押さえておくとスムーズな運用につながります。

• 自由に機能拡張や帳票出力ができるか
• 自社の業種に適したシステムか
• サポート体制がしっかりしているか

自由に機能拡張や帳票出力ができるか

販売管理システムを選ぶ際は、将来的な業務変化に対応できる拡張性が重要です。必要に応じて機能を追加できるシステムであれば、あとから「この機能があればよかった」と悩むリスクを減らせます。

また、自社の業務に合わせて帳票を柔軟にカスタマイズできるかも確認しておきましょう。例えば、倉庫業務に必要なピッキングリストや入荷予定リスト、部門別・取引先別の売上集計帳票など、業務に応じた帳票出力に対応できると、スムーズな運用につながります。

自社の業種に適したシステムか

販売管理システムは、自社の業種や業務フローに適しているかを重視して選びましょう。業種特有の商習慣がある場合は、業界特化型のシステムや導入実績が豊富なシステムを選ぶことで、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

サポート体制がしっかりしているか

システムトラブルや操作上の不明点が発生すると、業務に大きな影響を及ぼす可能性があります。そのため、サポート窓口の有無や対応時間など、サポート体制を事前に確認しておきましょう。

また、社内にシステムに詳しい担当者がいない場合は、導入支援サービスがあるとスムーズです。

販売管理システムの詳しい選び方については以下の記事もご覧ください。

関連記事：販売管理システムの選び方｜よくある失敗例と押さえるべきポイントを解説！

販売管理システムを導入する際の注意点

販売管理システムを導入する際は、事前に押さえておくべき注意点があります。

• 費用相場を知っておく
• 担当者の意見を聞いておく
• 複数のシステムを比較する

3つの注意点を見ていきましょう。

価格相場を知っておく

販売管理システムは導入時の初期費用だけでなく、運用にかかるランニングコストも含めて検討しましょう。高額で多機能なシステムであっても、不要な機能が多いと操作が複雑になりやすく、かえって業務の妨げになる場合があります。

また、利用する機能や人数によって費用が変動する場合もあるため、自社の業務内容や利用規模に合った費用相場を事前に把握しておくことが大切です。

販売管理システムの価格相場については以下の記事で詳しく紹介しています。

関連記事：販売管理システムの価格相場は？自社に合った選び方や費用を抑えるポイントも解説

担当者の意見を聞いておく

販売管理システムを導入する際は、現場担当者の意見を聞いておくことが重要です。業務フローや操作性が現場の実態と合っていない場合、導入後に定着しづらく、十分に活用できない可能性があります。

また、販売管理業務は複数の部門が関わることも多く、立場によって必要な機能が異なります。できるだけ幅広く意見を集めておくと、スムーズなシステム移行につながるでしょう。

複数のシステムを比較する

導入後のミスマッチを防ぐには、複数のシステムを比較検討することが大切です。費用面に加えて、機能やオプションの有無、サポート体制、操作性を比較すると、自社に合うシステムを見極めやすくなります。

OSKの販売管理システムが選ばれる理由

OSKの販売管理システムが、多くの企業に選ばれている理由を解説します。

安心の導入・運用

OSKの販売管理システムは、導入から日々の運用までをスムーズに進められる体制が整っています。これまでの導入実績も豊富で、単独での利用はもちろん、他システムと連携した活用まで、幅広い運用が可能な点が特長です。

運用時には、システム専任のエンジニアが問い合わせ対応を行い、専門的な知見をもとに的確なサポートを提供します。オンプレミス版でも常に最新バージョンを利用でき、インターネット環境が整っていない場合でも、媒体送付による更新データの提供が行われるため、安心して利用できます。

無料体験版による操作性の確認

OSKの販売管理システムでは、導入前に実際の操作感を確認できる「無料体験版」を用意しています。30日間利用できるため、日常業務に即した形で機能や画面の使いやすさをじっくり試すことが可能です。

体験期間中に疑問点が生じた場合は、メールで操作方法などを確認できます。資料や動画だけでは把握しづらい入力手順や操作の流れを、事前に体感できる点も大きなメリットです。

無料体験版は以下よりお申し込みいただけます。導入検討の際にぜひご活用ください。

多種多様な業種・業界に対応

OSKの販売管理システムは、製造業・運送業をはじめ、アパレル、小売、卸売など、さまざまな業種・業界に対応できる柔軟性を備えています。商品別や倉庫別での在庫管理が可能で、複数拠点をまたぐ出荷調整や在庫最適化に加え、業界特有の運用に合わせた調整も行えます。

また、日常的な伝票処理や請求書発行だけでなく、150種類以上の帳票を出力できるため、幅広いビジネスシーンで活用できます。得意先別・担当者別・商品別・期間別など多角的な実績集計が可能で、分析表の作成を通じて経営状況の可視化や迅速な意思決定を支援します。

柔軟なカスタマイズ性能

豊富な標準機能に加え、企業ごとの業務フローや請求形態に応じて柔軟にカスタマイズできる拡張性の高さも魅力です。

たとえば、定期的に発生する売上処理では、売上パターンやスケジュールをユーザーが自由に設定できるため、繰り返し作業の自動化によって業務負荷を軽減できます。

売上データをもとに請求書を作成できるため、作業もスムーズで、請求漏れや金額ミスといったリスクの抑制にもつながります。さらに、自由帳票実行オプションや指定請求書オプションを活用することで、各社の要件に合わせた柔軟な運用が可能です。

導入・運用サポートが充実

システムを円滑に導入し、安定して運用していくためには、万全なサポート体制が欠かせません。OSKは販売パートナーと連携し、DX統合パッケージを通じてお客様の課題解決につながる提案を行います。導入時には、専門スタッフが業務内容を丁寧にヒアリングし、初期設定から運用開始までをしっかり支援します。

運用開始後も、SMILE各業務に精通したサポートセンター専属のエンジニアが、操作相談やトラブル対応を迅速に行うため安心です。システムを単に導入するだけでなく、業務にしっかり活かせる状態へと導き、継続的な業務改善と安定運用をサポートします。

他システムとのシームレスな連携

販売管理システムの効果を最大限に高めるには、他部門のシステムと円滑に連携できることが重要です。OSKの「DX統合パッケージ SMILE V Air／V2 販売」は、同一基盤上で構築されたSMILEシリーズの各モジュールとスムーズに連携できる設計となっています。

たとえば、販売管理と会計システムを連携させることで、売上伝票の内容が自動的に仕訳へ反映され、経理業務の効率化にも貢献します。業務の複雑化に対応しつつ、全体最適を目指す企業にとって、OSKのシステムは有力な選択肢といえるでしょう。

そのため、独自システムの構築に手間をかけることなく、将来的な業務拡大やシステム環境の変化にも柔軟に対応できます。

おすすめの販売管理システム

販売管理システム「DX統合パッケージ SMILE V Air / V2 販売

販売管理業務を改善するには、単なる業務のデジタル化にとどまらず、経営視点を踏まえたシステム活用が求められます。OSKの販売管理システムは、現場で直面する具体的な課題に寄り添いながら、企業の継続的な成長を後押しする機能を備えています。

複雑な価格体系にも柔軟に対応

得意先別・期間別・数量別といった多様な価格設定にも対応できる高度な単価管理機能を搭載。必要な情報を素早く参照できる設計により、見積作成や受注入力時の手間を抑え、業務負荷を軽減します。

業種特有の業務にも柔軟に対応

業界ごとに異なる商習慣や管理項目に合わせて設定できる項目拡張機能を用意。自社の業務要件に応じたカスタマイズが可能なため、現場にフィットした運用を実現できます。

法改正にも安心して対応

電子帳簿保存法やインボイス制度など、頻繁に行われる制度改正にも迅速に対応。定期的なアップデートと専門スタッフによるサポート体制により、法令遵守を確実に支援します。

ミスを防ぐ自動化とデータ連携

受注から請求、在庫管理までをデータ連携で一元化し、処理を自動化。手入力や転記作業を減らすことで、入力漏れや記載ミスを防止し、正確で効率的な業務運用を実現します。

DX統合パッケージ SMILE&eValue

OSKの「DX統合パッケージ SMILE&eValue」は、販売・会計・人事給与・申請・承認ワークフローを一つの基盤上で統合管理できるDXプラットフォームです。

販売・会計・人事給与を一元管理するERPプラットフォーム

「SMILE V Air/V2」を導入すれば、販売管理を起点にERP全体を効率化できます。売上・仕入データをもとに仕訳を自動作成し、API開発や手動でのデータ取込の手間も不要。部門をまたぐ業務をシームレスにつなぎ、全社的な最適運用を実現します。

ワークフロー連携で承認から登録まで自動化

「eValue」との連携により、新規取引先の承認がワークフロー上で完了すると、取引先マスターへの登録も自動で行われます。従来手作業で必要だった入力や転記作業を大幅に削減でき、業務負荷を軽減します。

ドキュメント管理との連携で電子帳簿保存法対応も自動化

請求書や注文書など販売管理で作成した伝票は、電子帳簿保存法に準拠した形で自動的にドキュメント管理に保存されます。証憑管理だけでなく、社内文書の検索・整理も効率化され、業務全体の生産性向上に貢献します。

柔軟な外部連携で独自の業務エコシステムを構築

外部システムとの連携も自在です。EDI受注、モバイル受発注システム（MOS）、POSレジ（BCPOS／スマレジ）、運送会社の送り状発行システムなど、多様なシステムとつなげられます。これにより現場業務のデジタル化を進めつつ、全体の業務効率を大幅に向上させることが可能です。

「自社の業務にシステムを合わせられる」SMILE販売

OSKの販売管理システムは、拡張項目や自由帳票を効果的に活用し、各企業の業務実態に合わせて柔軟にカスタマイズできる点が、利用企業から特に高い支持を得ています。業界ごとの特殊な管理要件や独自の帳票デザインにも対応可能なため、既存の業務フローを無理に変える必要はありません。業務をシステムに無理やり合わせるのではなく、システムを業務に合わせて成長させられることが、SMILE販売が選ばれる決定的な理由です。

販売管理システムの導入事例

【事例①】各営業所データを一元管理、リアルタイムの情報把握を実現

株式会社大洋工芸 北日本事業部では、5つの営業所がそれぞれ異なる管理方法で売上データを運用しており、本社での状況把握に時間がかかっていました。『SMILE V 販売』を導入し、全営業所のデータを一元管理できるようにしたことで、リアルタイムで販売状況を把握可能に。集計作業や入力の属人化を解消し、業務効率と情報共有を大幅に改善しました。

【事例②】一晩かかる資料作成を、ボタンひとつで完了

九州キロニー株式会社では、従来のシステムで帳票出力や資料作成に多くの手作業と時間が必要で、一晩かかるケースもありました。『SMILE V2 販売』を導入し、全データを一貫して処理できるようにしたことで、帳票作成がボタン一つで完了。二重入力や手作業を削減し、事務負荷の軽減と作業時間の大幅な短縮を実現しました。

【事例③】産廃計量システムと「SMILE V 販売管理」連携で業務を改善

株式会社庄司興業所では、スクラッチ開発の産廃計量システムと基幹販売システムが分断され、データ取り込みに手間とミスが発生していました。『SMILE V 販売』と計量システムを連携させたことで、計量データの自動取込が可能になり、売上・請求処理を迅速化。手作業によるエラーを大幅に低減し、請求書発行処理の効率と正確性を向上させました。

まとめ

販売管理システムを選ぶ際は、自社の業態や業務フローに合った機能を備えていることが大切です。業界ごとに必要な管理項目や帳票、運用方法は異なるため、柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、導入後のミスマッチを防げるでしょう。

OSKでは、豊富な機能と柔軟な拡張性を兼ね備えた販売管理システム「DX統合パッケージ SMILE V Air/V2 販売」を提供しており、業種・業態を問わず多くの企業で導入実績があります。また、販売管理システムのみならず、会計システムや人事給与システムなど、全社的な業務の効率化を実現するDX統合パッケージ「SMILE V Air / SMILE V 2nd Edition」も提供しています。

• 導入事例
  業種別・従業員規模別・利用目的別に事例を絞り込んで検索でき、自社の状況に近い企業の導入実績を簡単に確認できます。実際に得られた業務改善効果や、現場での具体的な活用方法、導入までのプロセスなど、検討に役立つリアルな情報を把握でき、システム導入のイメージをより明確に描くことができます。

• まずは体験版で使い心地を確認
  システム導入前に実際の操作感を確かめたい方には、無料体験版 をご用意しています。実際の業務画面を操作しながら、自社の業務フローに適しているか、使いやすさはどうかを事前に確認することができます。

• 詳しい情報はカタログで
  製品の機能詳細や仕様、検討に必要な情報をまとめて確認できるため、社内での比較検討やご提案資料としても最適です。ぜひ導入検討の第一歩としてご活用ください。

• 専門スタッフへのお問い合わせ
  「自社の業務に合うか相談したい」「具体的な見積もりが欲しい」など、ご不明な点やご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせ ください。専門スタッフが、お客様の業務課題に応じた最適なソリューションをご提案いたします。